Alles aus einer Hand

Mit einem intelligenten Print Management, das vom Sharp-Partner IBS Bürosysteme umgesetzt wurde, hat der Landkreis Grafschaft Bentheim seine Outputlandschaft konsolidiert und somit die Basis für eine umfangreiche Prozessoptimierung gelegt.

In der Kreisverwaltung der Grafschaft Bentheim in Nordhorn gab es, wie in vielen anderen Unternehmen, Institutionen oder Behörden auch, eine historisch gewachsene Struktur an zumeist lokalen Druckern. Hinzu kamen zahlreiche Scan-Stationen, Faxgeräte sowie Kopierer unterschiedlicher Leistungsklassen. Alleine bei den Druckern waren 48 verschiedene Gerätetypen im Haus vertreten. Die Überwachung und Wartung wurde zu einer echten Belastung für die hausinterne IT-Abteilung. Verbrauchsmaterialien wurden dezentral und unkontrolliert eingekauft. Nicht selten wirkten sich gut gemeinte Billigeinkäufe nachteilig auf die Einsatzfähigkeit und Lebensdauer der Geräte aus. „Sie glauben nicht, wie viele Verbrauchsmaterialien wir in einigen Büros gefunden haben, als die alten Geräte deinstalliert wurden“, berichtet Hans-Georg Mers, IT-Leiter beim Landkreis Grafschaft Bentheim.

Unter Beteiligung eines Fachberaters wurde ein ganzheitliches Druckkonzept für die Verwaltung entwickelt, mit dem die Konsolidierung des Geräteparks umgesetzt wurde. Nach erfolgter europaweiter Ausschreibung erhielt der Sharp-Partner IBS Bürosysteme aus Münster den Zuschlag für das Projekt.

Durch die offene Systemarchitektur Sharp „OSA“ und die von IBS durchgeführte Integration von verschiedenen Softwarelösungen unter anderem für Authentifizierung und regelbasierendes Drucken, konnten die Ansprüche der Kreisverwaltung bis hin zum Accounting und Follow-Me-Printing bedient werden. Dieses umfassende Lösungspaket gab letztendlich den Ausschlag für den Gewinn des Projektes. Eine zusätzliche Ausschreibung für die Beschaffung von geeigneter Accounting-Software entfiel für den Landkreis; Hardware, Software und alle Dienstleistungen kommen aus einer Hand. Innerhalb kurzer Zeit installierte IBS die neuen Multifunktionsgeräte (MFP). Arbeitsplatzdrucker wurden durch die A4-S/W-Systeme „MX-B381“ von Sharp ersetzt, die zentral in den Fluren der Verwaltung aufgestellt wurden und bei den Mitarbeitern rasch eine hohe Akzeptanz fanden, da sie schnell und multifunktional sind.

Für Jobs, bei denen Farbe benötigt wird, wurden die Sharp-A3-Farb-Systeme „MX-2301N“ installiert. Alle Geräte sind mit einem Kartenlesegerät ausgestattet, über das sich die Mitarbeiter mit einem Chip authentifizieren. Da dieser Chip bereits vorher für Zutritt- und Zeiterfassung benutzt wurde, ist es für die Mitarbeiter keine große Umstellung. Im Gegenteil, sie profitieren davon, dass die Druckjobs an jedem beliebigen Gerät abgerufen werden können und somit vertrauliche Dokumente vor der Einsicht Dritter geschützt sind.

„Großes Plus bei den Mitarbeitern ist die große Funktionalität der Geräte. Auch die Scan-to-Mail-Funktion und die hohe Farbverfügbarkeit sind bei den Mitarbeitern sehr beliebt“, erläutert Mers. „Durch die hohe Versorgungsdichte an MFPs ist den Kollegen der Verzicht auf den eigenen Arbeitsplatzdrucker nicht schwer gefallen.“ Viele MFPs sind zusätzlich mit einer integrierten Faxfunktion ausgerüstet. Auch das wirkte sich positiv auf den Gerätebestand aus. So wurde eine Gerätekonsolidierung im Verhältnis 1:3 erreicht. Dieses bedeutet nicht nur Einsparungen bei der Anschaffung, sondern auch im laufenden Betrieb bei den Stromkosten und beim administrativen Aufwand seitens des hausinternen IT-Service.

Der Vergangenheit gehört auch die Verbrauchsmaterialproblematik an, da Service und Wartung komplett über das Münsteraner Fachhandelsunternehmen abgewickelt werden. Toner wird bedarfsgerecht von IBS angeliefert und verhindert so das Horten von Tonereinheiten. Der ursprünglich geschätzte Return of Invest von circa 20 Prozent pro Jahr wird aller Voraussicht weit überschritten. Dieses freut besonders den IT-Leiter. Auch der hausinterne IT-Service profitiert von der neuen Lösung. Druckausfälle haben wegen der vorhandenen Geräteredundanzen nicht mehr Priorität Nummer eins, und über die Fleetmanagement-Software „Sharp Remote Device Manager“ (SRDM) können viele Probleme bereits per Fernwartung gelöst werden. Bei Bedarf werden Störungen vor Ort durch IBS-Service-Mitarbeiter behoben. Eine weitere Erleichterung stellt die Accounting- und Controlling-Software dar. Wusste man früher nicht exakt, wie hoch der Dokumentenflow in den einzelnen Fachbereichen war, ist nun die einfache Erstellung von Berichten ad hoc möglich.

„Mit dem neuen System haben wir einen wichtigen Schritt in Richtung intelligentes Paper Output gemacht, das beinhaltet Verschlankung, Technikrückbau und Energieeinsparungen. Neben der höheren Wirtschaftlichkeit ist auch der ökologische Aspekt hervorzuheben. Das ist Green IT im Echteinsatz“, meint IT-Leiter Mers. Weitere Schritte sind bereits geplant: So ist die Kreisverwaltung mit IBS Bürosysteme in Kontakt um eine Dokumenten-Management-Lösung zu implementieren, bei der die Mitarbeiter vom MFP in die digitalen Verwaltungsarchive scannen können. Eine Vielzahl kleiner Arbeitsplatzscanner wird dann ebenfalls der Vergangenheit angehören.

www.sharp.de, www.ibs-buerosysteme.de, www.grafschaft-bentheim.de