C.ebra

Infopool statt Ablage

Die Werkhaus GmbH hat ihre Wettbewerbsfähigkeit dank innovativer Verwaltungsstrukturen deutlich gesteigert. Mit einem maßgeschneiderten DMS-Konzept von Docuware ist die gemeinnützige Organisation dem Papierkollaps entkommen.

Bestens geschulte Mitarbeiter mit besonderer Arbeitsauffassung, kombiniert mit innovativen Ideen und moderner Technik – so lautet das Rezept der Werkhaus GmbH, wenn es um die erfolgreiche Integration behinderter Menschen in den Arbeitsalltag geht. Die Organisation wurde vor 50 Jahren ins Leben gerufen und hat sich zu einer heute aus zehn Unternehmen bestehenden Gruppe entwickelt, die als anerkannte und professionell arbeitende Werkstatt für behinderte Menschen und als zuverlässiger Wirtschaftspartner für Metall- und Holzverarbeitung, Konfektionierung und Recycling im handwerklichen und industriellen Sektor gilt. Als wirtschaftlich orientierter Zweckbetrieb hat sich Werkhaus gegenüber den Mitgliedsunternehmen der Stiftung Lebenshilfe Bielefeld zu IT-Services verpflichtet. Ein integriertes Dokumentenmanagement-Konzept ermöglicht es dem internen Dienstleister, die Verwaltung aller zehn zur Gruppe gehörenden Unternehmen transparent und effizient zu gestalten.

Werkhaus-Geschäftsführer Burkhard Herden
Werkhaus-Geschäftsführer Burkhard Herden

Papierbasierte Geschäftsprozesse mit jährlich rund 150 neuen Aktenordnern hatten das Unternehmen fast an den Rand des Papierkollapses gebracht. „Fehlende Lagerkapazitäten und auf dem Weg durch die Instanzen verloren gegangene Belege setzten uns unter akuten Handlungsdruck. Skontofristen beispielsweise konnten nicht eingehalten werden“, begründet Werkhaus-Geschäftsführer Burkhard Herden die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems Docuware.

Nach Analyse der Geschäftsprozesse wurde ein maßgeschneidertes DMS-Konzept entwickelt und durch den Docuware-Partner TopFact implementiert. „Das Ziel war, die Dokumente aus den an verschiedenen Standorten ansässigen Tochterunternehmen der Stiftung Lebenshilfe Bielefeld zusammenzuführen und zentral auszuwerten“, so Herden. Ein zentraler Posteingang wurde eingerichtet und die Holding-Unternehmen wurden über Terminal-Server direkt mit der Verwaltungszentrale verbunden.

Digitaler Rechnungs-Workflow mit Docuware
Digitaler Rechnungs-Workflow mit Docuware

Im Gegensatz zur klassischen Dokumentendigitalisierung, bei der Papierunterlagen im Posteingang eingescannt und anschließend indexiert werden, geht der TopFact-Workflow den umgekehrten Weg. „Mehr als 90 Prozent aller Belege kommen von Debitoren, Kreditoren oder sonstigen Absendern, deren Daten bereits im Unternehmen vorhanden sind. TopFact bietet dem Bearbeiter über eine Erfassungsmaske unterschiedliche Belegarten wie Korrespondenz oder Rechnung und damit verbunden vorbereitete Verarbeitungsabläufe an. So erfolgt die Verknüpfung vorhandener Stammdaten mit dem Beleg“, erläutert Burkhard Herden.

Mit einem Barcode-Aufkleber versehen, der parallel zur Erfassung erzeugt und gedruckt wird, werden die Eingangsdokumente gescannt. Mit der Erkennung des Barcodes erfolgt gleichzeitig die Trennung der Dokumente und die Verknüpfung der Index-Daten mit dem digitalen Beleg. Das Ergebnis wird anschließend archiviert. Über den Workflow-Client werden die Dokumente mit Aufgaben dargestellt und den Verantwortlichen in den verteilten Holding-Unternehmen zur Bearbeitung angeboten.

Die gemeinnützige Organisation Werkhaus gilt als anerkannte und professionell arbeitende Werkstatt für behinderte Menschen und als zuverlässiger Wirtschaftspartner.
Die gemeinnützige Organisation Werkhaus gilt als anerkannte und professionell arbeitende Werkstatt für behinderte Menschen und als zuverlässiger Wirtschaftspartner.

Das ERP-System der Firma PDS und die PPS-Lösung (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) von Parity Software sind ebenfalls in die elektronischen Prozesse integriert; die damit erzeugten elektronischen Belege werden ebenfalls dem Workflow übergeben und anschließend archiviert. Relevante kaufmännische Dokumente vergangener Jahre wurden ebenso wie Zeitungsartikel von fünf Jahrzehnten in Scan-Dienstleistung digitalisiert und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Der Platzbedarf des vorhandenen Papierarchivs konnte durch den DMS-Einsatz deutlich reduziert werden. Recherchen in papierbasierten Altakten finden heute kaum noch statt. Positiv stellt Burkhard Herden heraus, dass sich die gewählte Lösung bei bis zu 200 Eingangsbelegen pro Tag als sehr kosteneffizient erwiesen hat. Als Nächstes sind der Aufbau einer elektronischen Personalakte auf Docuware-Basis sowie die Sicherung von Qualitätsnachweisen durch Archivierung bestimmter Fertigungsunterlagen geplant. Gut gerüstet sieht sich der Werkhaus-Geschäftsführer deshalb auch für zukünftige Herausforderungen. „Genau wie der freie Arbeitsmarkt unterliegt auch der soziale Arbeitsmarkt den Regeln des Wettbewerbs. Der zentrale Dokumenten-Pool ist für uns keine Ablage, sondern eine Informationsplattform. Der modulare Aufbau des DMS bietet neben der langfristigen Investitionssicherheit auch viel Freiraum, sich den sich ändernden Marktbedingungen anzupassen und die Effizienz unserer Geschäftsprozesse kontinuierlich zu steigern, ohne deshalb unsere behinderten Mitarbeiter zu überfordern.“

www.docuware.de, www.topfact.de, www.werkhaus-gmbh.de

Verwandte Themen
55 Milliarden Euro Schaden durch Sicherheitsmängel weiter
Die Ausschreibung enthält Qualitätskriterien, die zusätzlich die ökologische und soziale Entwicklung in der Projektregion sicherstellen sollen. (Bild: Thinkstock/iStock/HowardPerry)
UBA sucht hochwertige Klimaprojekte weiter
Die "Lavigo" wurde laut Hersteller Waldmann als weltweit erste Büroleuchte mit dem "Cradle to Cradle"-Zertifikat ausgezeichnet.
Erstes "Cradle to Cradle"-Zertifikat für Büroleuchte vergeben weiter
Der Gebäudekomplex SWAN liegt wie eine Yacht am Ufer des Dortmunder Phönix-Sees.
Beleuchtungskonzept von Waldmann im Dortmunder SWAN weiter
Die BSI Broschüre: "Sicher unterwegs mit Smartphone, Tablet & Co" – Bild: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Was man bei öffentlichen WLAN-Netzen beachten muss? weiter
"Sowohl in der Angebotsphase als auch in der Zusammenarbeit hat sich Iron Mountain als sehr engagiert, pragmatisch und kostenbewusst gezeigt," sagt Dr. Adrian Schuster, Direktor IT der Paracelsus-Kliniken, über das gemeinsame Projekt.
Iron Mountain-Projekt nominiert weiter