Die lange „letzte Meile“

Klassische Output-Management- und Managed-Print-Services-Maßnahmen erfüllen dauerhaft oft nicht die Erwartungen, da sie zu kurz greifen, so das Ergebnis der Printerumfrage12 des Marktforschungsunternehmens Dokulife.

Kostensenkung ist eine wesentliche Herausforderung im Output-Management, vor die viele IT-Abteilungen gestellt werden. Viele Maßnahmen bringen jedoch nicht oder nur kurzfristig die erhofften Effekte und auch umfangreiche MPS-Dienstleistungsangebote können an ihre Grenzen stoßen. Zu diesem Schluss kommt die Printerumfrage12, die das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Dokulife von November 2011 bis Januar 2012 mit Unterstützung des Herstellers Brother durchgeführt hat. Die Onlinebefragung basiert auf den Angaben von fast 8700 Nutzern, IT-Managern und Einkäufern von Druckgeräten.

Manche Entwicklungen der vergangenen Jahre wirken nach Angaben der Marktforscher geradezu paradox. So gehört zum Beispiel das Einschränken von Farbdruck jeher zu den beliebtesten Sparmaßnahmen; 34 Prozent der Befragten berichten, dass ihr Unternehmen diese Drucksparmaßnahme etabliert hat. Gleichzeitig steigt aber über alle Unternehmensgrößen hinweg der Anteil von Anwendern, die auf Tintenstrahl- und Farblasergeräten drucken, während die Anzahl an genutzten Schwarzweiß-Geräten sinkt.

Bei der aktuellen Studie gaben nur noch knapp 50 Prozent der Befragten in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern an, dass sie beruflich hauptsächlich Schwarzweiß-Lasergeräte nutzen, vor zwei Jahren waren es noch 57 Prozent. Im Gegenzug stieg die Zahl der Farblaser-Nutzer von 26 auf 35 Prozent.

Ähnlich paradox verhält es sich beim Druckvolumen. Viele Output-Management-Maßnahmen zielen darauf ab, durch intelligente Verteilung von digitalen Dokumenten den Paper-Output zu senken. Eine Rechnung, die aus Anwendersicht nicht aufgeht: 78 Prozent der Befragten gab an, dass sie gleich viel oder sogar mehr als noch vor zwei Jahren drucken.

Nicht an der falschen Stelle sparen

Das wachsende Druckvolumen ist, nach Ansicht der Analysten, auch Indiz dafür, dass klassische Output-Management-Maßnahmen zu kurz greifen. Meist werde auf der Infrastrukturseite gespart, während Anwenderverhalten und Arbeitsprozesse unberücksichtigt bleiben. Dies verdeutlicht auch die Hitliste der beliebtesten Sparmaßnahmen der Printerumfrage12. Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben steht, gehört die Mitarbeiterschulung zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Sparmaßnahmen im Druckbereich. Natürlich steht außer Frage, dass Gerätekonsolidierung und ähnliche Output-Management-Maßnahmen die Kosten senken können. Doch im Gegensatz zum dauerhaften Ertrag durch effizientere Mitarbeiter, bringen infrastrukturelle Maßnahmen meist nur Einmaleffekte, die zudem schnell verpuffen können, weil sie nicht flexibel auf sich verändernde Anforderungen angepasst werden können.

Sinnvolle Strategien entwickeln

Anders sieht es bei Managed-Print-Services aus. Durch das Outsourcing der Druckeradministration an einen Dienstleister können sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, was sich positiv auf die Effizienz und Produktivität auswirken kann. Jedoch auch MPS stoßen laut der Printerumfrage12 zuweilen an ihre Grenzen. Ohne Mithilfe der Büromitarbeiter würde die Druckinfrastruktur in vielen Unternehmen stillstehen, denn die „letzte Meile des Paper-Outputs“, das Bestellen, Beschaffen und Auswechseln von Verbrauchsmaterialien, wird unverändert per Hand betrieben. Auch bei großen Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitern ist es häufig selbstverständlich, dass die Mitarbeiter die Verbrauchsmaterialien beschaffen. Erst bei Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern überwiegt die Maßnahme, eine zuständige Person für die Büromaterialien zu benachrichtigen (28 Prozent).

Doch auch dort holen 27 Prozent der Befragten die benötigen Verbrauchsmaterialien selbst aus dem Lager. Ins Gerät eingesetzt werden Toner und Tinte in Unternehmen mit mehr als 1000 Angestellten überwiegend von den eigenen Mitarbeitern (56 Prozent). Dienstleister für die Verbrauchsmaterialversorgung sind auch bei Großunternehmen (12 Prozent) rar gesät, bei Unternehmen mit 201 bis 1000 Angestellten mit sechs Prozent geradezu exotisch. Bei der Papierversorgung sieht es noch drastischer aus. Papier wird über alle Unternehmensgrößen hinweg von Mitarbeitern überwiegend selbst nachgelegt (93 Prozent).

Für Dokulife-Analyst Oliver Jendro bestätigen die Ergebnisse der Studie die Erfahrungen aus Projekten. Managed- Services entlasten vor allem die IT-Abteilung und das Controlling und bis zu einem gewissen Grad, etwa im Falle einer automatischen Tonerbestellung, auch die Anwender. Die Einführung von MPS sei zwar eine durchaus sinnvolle Maßnahme um Outputkosten im Allgemeinen zu senken. Als Einzelmaßnahme greife diese aber zu kurz, findet Jendro. Eine sinnvolle Output-Strategie für den Experten ist, zuerst die Druckinfrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schließlich die Output-Infrastruktur in flexible MPS einzubinden.

Mobiles drucken – ein Trendthema?

Neben den existierenden Herausforderungen könnte durch den Smartphone-Boom in den nächsten Jahren noch eine neue auf die Administratoren zukommen – das mobile Drucken. Zwar geben nur vier Prozent der Studienteilnehmer an, einen mobilen Drucker zu nutzen. Neun Prozent würden ihre beruflichen Dokumente auch gerne unterwegs drucken. Für das Drucken vom Smartphone jedoch interessieren sich elf Prozent der Befragten, drei Prozent drucken bereits mehrmals im Monat vom Handy. Durch die stetige Verbesserung der Business-Funktionen und die steigende Verbreitung werden sich IT-Manager auf kurz oder lang intensiver mit dem Thema auseinandersetzen müssen.

www.dokulife-magazin.de; www.brother.de