DocuWare: Tausche Altbau gegen Neubau
- 29.06.2015
- Unternehmen
Während Nostalgie im Haus- und Wohnungsumfeld durchaus eine Berechtigung haben kann, sollte man sich im modernen Arbeitsleben von alten Gewohnheiten verabschieden. Das gilt auch bei traditionellen papierbasierten Bearbeitungsprozessen in der Immobilienverwaltung.
Seit mehr als 50 Jahren bietet die GWSG, eine hundertprozentige Tochter der Stadt Mönchengladbach, preiswerten Wohnraum. Die Gesellschaft verfügt über rund 2800 Wohneinheiten; zum Leistungsangebot gehören die individuelle Mieterberatung, Hausmeister- und Hausverwaltungsservices, die Modernisierung bestehender Wohneinheiten und der Bau neuer Immobilien. Angesichts der positiven Unternehmensentwicklung drohte das stetig wachsende Papieraufkommen in der Verwaltung die Servicequalität des Unternehmens zu beeinträchtigen. Eine Entwicklung, die zur Implementierung eines zentralen Dokumenten-Pools führte. Die Entscheidung für DocuWare fiel vor allem aufgrund der vollen Integrationsfähigkeit des DMS in die branchenspezifische ERP-Lösung "iX-Haus" des DocuWare-Partners Nemetschek Crem Solutions und seines modularen Aufbaus.
Aufgrund der hohen Priorität entschieden die Verantwortlichen, mit der Digitalisierung im Rechnungseingang zu beginnen. "Im Jahr 2013 erreichte die Zahl der Eingangsrechnungen in Papierform fast 8000. Zu Spitzenzeiten, wie dem Jahresende, resultierten daraus lange Bearbeitungszeiten, sodass wir Skontofristen häufig nicht wahrnehmen konnten. Außerdem gingen Rechnungen aufgrund von Falschablagen häufig verloren", erinnert sich GWSG-Geschäftsführer Armin Maaßen.
Rascher Zuwachs im digitalen Archiv
Bereits in der ersten Projektphase konnten zahlreiche konkrete Verbesserungen realisiert werden. Eingangsrechnungen werden im Posteingang mit Hilfe eines Hochleistungsscanner "HP Digital Sender Flow 8500 fn1" zentral erfasst, verschlagwortet und archiviert. Die Vorklassifizierung erfolgt über den von DocuWare entwickelten "Intelligent Indexing Service", die Ablage anschließend automatisiert anhand der identifizierten Begriffe und ein Dokumenten-Workflow beschleunigt den Prüfprozess. "Rechnungen gehen nicht mehr verloren, der Freigabeprozess ist deutlich schneller geworden, wodurch Skontofristen eingehalten und Rechnungen insgesamt zügiger beglichen werden", konstatiert Armin Maaßen. Auch die gesamte Eingangspost wird inzwischen schon beim Eintreffen digitalisiert. Was die Anwender besonders schätzen: Sie können archivierte Dokumente jederzeit aus "iX-Haus" aufrufen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung dazu verlassen zu müssen.
Nach 18-monatigem Produktivbetrieb war das digitale Archiv auf rund 50 000, zum Teil mehrseitige Dokumente angewachsen. "Die getätigten Investitionen haben sich bereits in diesem Zeitraum amortisiert", so Armin Maaßen. Für die nahe Zukunft plant die GWSG, sowohl Mieter-, Objekt- und Personalakten komplett in digitaler Form aufzubauen. Ein weiteres Projekt, das sich bereits in einer Pilotphase befindet, nutzt die Möglichkeit des mobilen Zugriffs auf den digitalen Dokumenten-Pool. Ausgestattet mit Tablet-Computern sollen beispielsweise Mitarbeiter zukünftig Wohnungsabnahmen und -übergaben über entsprechende digitale Formulare mieterfreundlich und wirtschaftlich vor Ort abwickeln.
