"Circular Procurement": Rathaus in Wageningen bekommt neue Möbel

Wageningen ist eine für niederländische Verhältnisse alte Stadt, die bereits 1263 Stadtrechte erhielt. Mit einer Bevölkerung von rund 37.000 Einwohnern beherbergt die im zentralen Gelderland gelegene Gemeinde heute eine der größten Universitäten des Landes. Das Städtchen arbeitet unter der Prämisse, einen nachhaltigen Lebensweg zu verfolgen und beim Ressourcenverbrauch darauf zu achten, auch die Bedürfnisse künftiger Generationen in Sachen Rohstoffe und Energie im Blick zu behalten.

Im Jahr 2015 hat Wageningen sich der "Dutch Green Deal Initiative" angeschlossen, die das Ziel hat (https://www.government.nl/topics/energy-policy/contents/green-deal) lokalen Nachhaltigkeitsprojekten auf die Sprünge zu helfen. In diesem Zusammenhang hat sich die Gemeinde dazu entschlossen, bei den kommunalen Beschaffungen das Thema Ressourceneffizienz in die Ausschreibungen zu integrieren. Des Weiteren wurde die neue "Public Procurement Guideline" eingeführt. Die Policy soll dazu ermutigen, die nachhaltige Beschaffung unter ressourceneffizienten Aspekten anzugehen und gezielt auch kleine und mittlere Unternehmen anzusprechen und bei den Ausschreibungen zu berücksichtigen.

Bei der Sanierung des Wageninger Rathauses und der Beschaffung der benötigten Büroeinrichtung inklusive Installation wurde daher der Ansatz des "Circular Procuremnts" gewählt. Demnach sollten nur Produkte zum Einsatz kommen, die eine gesunde Arbeitsumgebung unterstützen und dabei zu 100 Prozent recyclingfähig sind. Ausschreibungsgegenstand waren unter anderem Konferenztische- und Stühle, Bürostühle, Kantineneinrichtung und Schränke. Für die Ausschreibung hat die Gemeinde mit dem Forschungsteam der Universität Wageningen zusammengearbeitet, um ein Konzept zu etablieren, das dem Thema Kreislaufwirtschaft im Markt mehr Auftrieb verleihen soll. Nun wird auch die Uni das erarbeitete Konzept für den eigenen Bedarf an Büromöbeln umsetzen.

Im Januar 2016 erfolgte eine Marktuntersuchung mittels Lieferantenbefragung, zudem wurden mehrere Expertisen von Beratungsunternehmen eingeholt. Zum Einsatz kam dabei ein niederländisches PRP-System (Pre-Returnable Procurement)/E-Procurement-Plattform (z.B. www.rendemint.nl), das Aspekte der Kreislaufwirtschaft berücksichtigt und Kriterien entlang der gesamten Lieferkette betrachtet – angefangen beim Produktdesign bis zur Auslieferung/Aufbau.

Die Plattform ermöglicht die permanente Interaktion von Lieferanten und Beschaffungsteam. 17 Lieferanten erhielten die interaktive Anfrage (RFI-Request of Information) mit der Liste von Einrichtungsgegenständen, die die Gemeinde beabsichtigte zu beschaffen. Anforderungen waren etwa, dass die Möbel keine gesundheitsschädlichen Substanzen enthalten durften, leicht rückbaubar sein mussten, eine Ersatzteilverfügbarkeit von mindestens 10 Jahren besteht – hinzu kommen Gewährleistung und Rücknahmegarantien. Alle Schritte der Lieferkette sollten berücksichtigt werden und dem PRP-System folgen.

Technische Spezifikationen

Toxizität: die Produkte duften keine Chrom- und PVC-Teile enthalten, ebenso keine Komponenten wie BPA (Bisphenol A) oder Formaldehyd sowie andere verbotene Substanzen. Pulverbeschichtungen, etwa bei Metallfüßen, mussten allen Anforderungen an das Cradle-to-Cradle-Prinzip entsprechen.
Verpackung und Auslieferung: Die Auslieferung sollte soweit möglich ohne Einwegverpackungen und Klebeband erfolgen. Im Falle, das Kunststoffe, Kartons oder andere Verpackungsmaterialien notwendig waren, sollten diese den Anforderungen des PRP-Systems genügen.
Kennzeichnung: Jedes Produkt und Produktteil benötigt einen eigenen Kennzeichnungs-Code, der die Nachbestellung oder Reparaturen durch den Lieferanten erleichtert.
PRP-"ReNtry": Lieferanten sollten die Anforderungen des niederländischen "ReNtry"-Progammes erfüllen, das sie verpflichtet, die gesamte Lieferkette und den Ursprung der verwendeten Rohstoffe darzustellen sowie offenzulegen, wie die Rückführbarkeit der Elemente nach Beendigung des Produktlebenszeit.

Nach erfolgter Marktanalyse wurden die Produkte in Kategorien gesplittet und sieben Lose ausgeschrieben. Jedes Los erhielt zwischen drei und fünf Geboten, der Zuschlag ging im Juni 2016 an drei Lieferanten. Der Wert der Ausschreibung belief sich auf insgesamt 800.000 Euro. Die Lose unterschieden sich nach Preis- und Qualitätskriterien. Bei Produkten mit hohen Instandhaltungskosten wurden diese mit in die Ausschreibung aufgenommen. Erfolgreiche Bieter müssen garantieren, dass sie die Instandhaltung und die "end of life disoposal mechanisms" für die Dauer des Rahmenvertrages erfüllen können. Das Gesamtbudget, das vom Gemeinderat auf der Grundlage konventioneller Ausstattung verabschiedet worden war, wurde im Ergebnis nicht überschritten. Mehrkosten waren also nicht entstanden.

Umweltrelevante Aspekte

Die größten Auswirkungen auf die Umwelt entstehen bei der Produktion, das betrifft den Ressourcenverbrauch inklusive der Gefahr von unkontrolliertem Holzeinschlag. Auch der Einsatz chemischer Produkte hat negativen Einfluss auf die Umwelt und möglicherweise auf das Innenklima der Büros und damit Auswirkungen auf die Gesundheit der Mitarbeiter. Rückbaufreundliches Design macht nicht nur das Recyceln leichter sondern auch den Wechsel von Verschleißteilen. Die Instandhaltungskosten sind mit ausgeschrieben worden, um die Lebensdauer zu verlängern und hohe Qualität zu erhalten. Das Rücknahmesystem garantiert, dass ausgemusterte Möbel wiederverwendet oder recycelt werden.

Folgend dieser Herangehensweise hat die Gemeinde nachhaltig produzierte Möbel gekauft. Zum Einsatz kam etwa Hartholz des tropischen Kautschukbaumes für pflegeleichte Tischplatten und Schließfächer, die ohne Klebstoffe oder Klammern zur Befestigung von Einzelteilen auskommen. Nach Angaben der Gemeinde konnten so Einsparungen von 10.000 Kilogramm CO2 erreicht werden. Besonders hervorgehoben wird das geforderte Rücknahme-System und die Refund-Lösung, die Lieferanten anbieten mussten. Die Bereitschaft diesen Weg mitzugehen und die hohen Refund-Angebote der Lieferanten belegen, dass auch Gebraucht-Möbel noch durchaus wertvoll sind, wenn sie wiederaufbereitet oder recycelt werden.

Was ist "Circular Procurement"?

Unter "Circular Procurement" versteht man eine Beschaffung, die Aspekte der Kreislaufwirtschaft berücksichtigt. Welchen Spielraum die öffentliche Auftragsvergabe hat, wenn es darum geht, stoffliche Ressourcen zu schonen bzw. sie so lange wie möglich im Wirtschaftskreislauf zu halten, diskutieren derzeit einige EU-Mitgliedstaaten unter dem Begriff "Circular Procurement". In Österreich etwa läuft derzeit eine große Studie zum Thema. Zur ressourceneffizienten Beschaffung gehört laut österreichischem Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft und Umwelt und Wasserwirtschaft:

• Papier: Verwendung von Recyclingpapier IKT-Geräte: Auswechselbarkeit von Modulen wie Speicher & Verfügbarkeit von Ersatzteilen 
• Lebensmittel: Umverpackungen aus Recyclingmaterial & Verzicht auf Portionsverpackungen 
• Möbel: Kennzeichnung demontierbarer Kunststoffteile ab 50 Gramm & Mehrwegsysteme für die Verpackung 
• Hochbau: Trennung von Materialien, die bei der Bautätigkeit anfallen 
• Haushaltsgeräte: Verfügbarkeit von Ersatzteilen Anderer Umgang mit Abfall, der in der Organisation anfällt (z. B. Recycling von Textilabfällen). 
• Ökologischeres Produktdesign: Ausschreibung von langlebigen Produkten, von leichter nachrüstbaren Produkten, von Produkten aus Recyclingmaterialien oder von besser recycelbaren Produkten. 
• Kauf der Funktion anstatt des Produkts. 
• Wiederverwendung in der Organisation selbst, etwa durch die Verwaltung von aktuell nicht gebrauchten Geräten bzw. Produkten (wie Möbellager).

www.wageningen.nl