Achtfaches Volumen: Wirtschaftsprüfer der BDO setzen auf Mercateo

Für ein optimales Einkaufsmanagement sind zwei Faktoren von zentraler Bedeutung: Kostenreduzierung und Zeiteffizienz. Die Suche nach dem günstigsten Preis ist allerdings mit erhöhtem Rechercheaufwand verbunden. Viele Lieferanten locken mit temporären Rabattaktionen und bieten dementsprechend Einsparpotenziale. Das Sortiment dieser Anbieter ist in der Breite, insbesondere bei den Randbedarfen, aber nicht immer günstig. Liegt der Fokus des Einkäufers indes auf Zeiteffizienz, bedient er sich eines fest stehenden Lieferantenpools. Im Ergebnis erhält er selten das Produkt zum günstigsten Preis. Kosteneinsparungen sind auf diesem Weg kaum möglich. Es scheint, als ob die beiden Faktoren einander ausschließen. Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer gestaltet sich mitunter der administrative Teil der Beschaffung. Hinzu kommt, dass der interne Bestellprozess aufwendig ist, da ein Mitarbeiter den von ihm benötigten Artikel nicht selbst bestellen kann, sondern die Bestellung immer in Abstimmung mit dem zentralen Einkauf erfolgt. Das kostet Zeit.

Suche nach einem effizienten Bestellprozess

BDO ist mit rund 1900 Mitarbeitern an 24 Standorten eine der führenden mittelständisch geprägte Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften in Deutschland. Der Bedarf an Büromaterial ist dementsprechend hoch und Kostenreduzierung ein wichtiges Thema. Doch BDO suchte darüber hinaus nach einem Weg, den internen Aufwand für die Bestellungen so gering wie möglich zu halten. Für Marie-Louise Zimmer, Leiterin des Zentraleinkaufs von BDO, gab es daher zwei zentrale Ziele: „Natürlich ist es für BDO wichtig, die Beschaffungskosten so gering wie möglich zu halten und dennoch eine sehr gute Qualität zu erhalten. Besonders wichtig war uns aber, die Effizienz des gesamten Bestellprozesses zu optimieren.” Seit zwei Jahren ist BDO Kunde von Mercateo. “Die einzigartige Sortimentsvielfalt gerade in der Breite sowie die sehr günstigen Preise haben uns von Anfang an überzeugt. Wir wollten jedoch auch den internen Bestellprozess optimieren”, stellt Zimmer heraus. Die Leiterin des Zentraleinkaufs suchte nach einem neuen Weg, um den Zeitaufwand bei den Bestellungen zu reduzieren und erkannte schnell, dass Mercateo noch mehr zu bieten hat: “Mit Mercateo haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Zum einen erhalten wir mit ‚OfficePremium‘ Büromaterial zu Sonderkonditionen. Zum anderen konnten wir den gesamten Beschaffungsprozess entscheidend vereinfachen. Die Möglichkeit des dezentralen Einkaufs ist ein weiterer großer Vorteil. Jeder Mitarbeiter kann selbstständig bestellen, denn schließlich weiß er am besten, was er benötigt.”

Über das Open-Catalog-Interface (OCI) ist BDO mit Mercateo verbunden, so können die Premiumkataloge in den firmeninternen E-Shop integriert werden, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. “Im Vorfeld konnten wir genau die Sortimente in den jeweiligen Warengruppen bestimmen, aus denen jeder Mitarbeiter ohne interne Freigabeprozesse seinen Bedarf selbst decken kann. Damit behalten wir im Einkauf die Kontrolle und verkürzen zugleich den Zeitaufwand. Es muss nicht mehr umständlich nach dem besten und zugleich kostengünstigsten Artikel gesucht werden.” Einen weiteren entscheidenden Vorteil sieht die Einkaufsleiterin zudem in der Suche, durch die sich der gewünschte Artikel noch schneller finden lässt. Das spart zusätzlich Zeit.

Einkaufsvolumen verachtfacht

Mit Hilfe von Mercateo hat BDO das Einkaufsmanagement optimiert und damit seine Ziele erreicht. Durch ‚OfficePremium‘ konnten Kosten bei der Beschaffung von Büromaterial reduziert werden. Zudem wurde der gesamte Bestellprozess vereinfacht. Seit der Anbindung an die Beschaffungsplattform im Jahr 2012 hat sich das Bestellvolumen verachtfacht. Dabei sind die Potenziale längst noch nicht ausgeschöpft . Das sieht Marie-Louise Zimmer genauso: “Mercateo erweitert stetig sein Sortiment und entwickelt sich weiter. Wenn auf der Plattform zum Beispiel bald individuell konfigurierbare Produkte wie Stempel oder Visitenkarten bestellbar sind, erhöht das die Attraktivität natürlich zusätzlich. Daher ist Mercateo für BDO in Sachen Einkauf inzwischen zu einem strategisch wichtigen Partner geworden.”

www.bdo.de

www.mercateo.com/officepremium