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Steigenberger Parkhotel in Düsseldorf: Nach der Gebäude-Renovierung erfolgte die Modernisierung der Geschäftsprozesse. (Bild: Steigenberger Parkhotel Düsseldorf)
Steigenberger Parkhotel in Düsseldorf: Nach der Gebäude-Renovierung erfolgte die Modernisierung der Geschäftsprozesse. (Bild: Steigenberger Parkhotel Düsseldorf)

Steigenberger Hotel Group setzt auf Onventis

Beschaffungsprozesse können viel Zeit kosten, besonders manuelle Prozesse sind anfälliger für Fehler, da sich eine lückenlose Dokumentation nicht immer garantieren lässt. Auch die Steigenberger Hotel Group, eine der führenden Hotelgesellschaften in Europa, sah hier Handlungsbedarf, da viele der Bestellungen und Genehmigungen manuell erfolgten. Die Hotel-Experten entschieden sich deshalb für eine E-Procurement-Lösung aus der Cloud von Onventis, um den gesamten Beschaffungsprozess elektronisch abzubilden.

"Die Bestellabwicklung erfolgte bislang dezentral und baute auf vielen papierbasierten, manuellen Prozessen auf", erklärt Lars Schmid, Director Procurement bei der Steigenberger Hotel Group. "Uneinheitliche Strukturen, Systembrüche und unterschiedlichste Bestellformen führten zu unzureichender Transparenz und hohen Prozesskosten sowie schwer kontrollierbaren Konditionen." Die Anforderungen an Lösung und Implementierungspartner waren hoch: So sollte das neue System das bisherige Lieferanten- sowie Sourcing-Management zentralisieren, alle Beschaffungsprozesse abbilden und die Verfügbarkeit von Artikeln sowie die Bedarfe der unter der Dachmarke geführten Häuser darstellen können. Aufgrund der dezentralen Organisation und der hohen Zahl an Anwendern waren jedoch die Erwartungen an den Aspekt der Usability beziehungsweise an eine intuitive Benutzeroberfläche entscheidend. Gleichzeitig wurde eine Lösung für alle zu beschaffenden Artikel und Dienstleistungen über eine Plattform mit geringstmöglichem Pflegeaufwand gesucht.

Lars Schmid, Director Procurement bei der Steigenberger Hotel Group
Lars Schmid, Director Procurement bei der Steigenberger Hotel Group
Cloud-Lösung führt elektronische und automatisierte Prozesse ein

Nach einem anspruchsvollen Auswahlverfahren entschieden sich die Hotel-Experten für "TradeCore SRM" von Onventis. Zusammen mit den E-Procurement-Experten wurde das elektronische Beschaffungssystem bei den deutschen Steigenberger Pacht- und Managementbetrieben sowie der InterCityHotel GmbH eingeführt. Mit dem neuen System lassen sich der operative Einkauf mit mehr als 40 000 aktiven Artikeln vollständig abbilden und sämtliche Bestellungen über "TradeCore" tätigen. In einem nächsten Schritt wurde ein E-Sourcing-Modul integriert, um Ausschreibungen, Anfragen sowie Auktionen besser koordinieren und elektronisch verarbeiten zu können. Künftig werden auch Rechnungen automatisch den jeweiligen Bestellungen zugeordnet und bei Übereinstimmung elektronisch freigegeben. Der Zahlungsvorgang erfolgt ebenfalls automatisiert. Mit dem neuen System wird ein Einkaufsvolumen von derzeit mehr als zwei Millionen Euro pro Monat abgewickelt – vollständig Web- und Browser-basiert.

"Dadurch, dass es sich bei 'TradeCore SRM' um eine Cloud-basierte Lösung handelt, lässt sich diese ohne eigenen Installationsaufwand und flexibel je nach Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden einsetzen", so Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis. Zudem sind dank des Software-as-a-Service-Prinzips auf der Anwenderseite keine Entwicklerkenntnisse erforderlich. Die standardisierten Prozesse und Schnittstellen erleichtern dabei die Implementierung und gleichzeitig auch den Umgang mit dem neuen System. Schmid verdeutlicht dies an einem Beispiel: Bei der Integration des Hotels in Brüssel konnte innerhalb einer Woche die komplette Einrichtung des Mandanten, die Anbindung der Lieferanten und die Schulung für Bestellwesen und Katalogmanagement durchgeführt werden. Auch der lokale Einkauf in Brüssel erfolgt nun vollständig über "TradeCore".Eine weitere wichtige Anforderung war, das vorhandene Materialwirtschaftssystem in die SRM-Lösung einzubinden und eine mandantenfähige Schnittstelle aufzubauen. Anwender profitieren nun von aktuellen, zentral abgelegten Daten zu Lieferanten, Katalogen und Preisen. Die Informationen aus dem neuen System lassen sich so besser für die Materialwirtschaft nutzen, unter anderem für Inventuren, Warentransfers und Auswertungen.

Anwender profitieren von digitalen Geschäftsprozessen

Eine große Herausforderung war, das Standardsystem an die Hotelbranche und die internen Workflows der Steigenberger Hotel Group anzupassen. Dabei wurde zunächst ein reiner Webshop mit Bestellfunktion inklusive Freitextbestellungen eingeführt. Danach folgte die Integration von weiteren Funktionen in die SRM-Lösung. Dazu zählen der Genehmigungsprozess, die Wareneingangsbuchung sowie die Reportfunktionalitäten in den einzelnen Hotels in Deutschland, Belgien, Österreich und der Schweiz. Zudem hat das Unternehmen bereits damit begonnen, elektronische Ausschreibungen einzuführen. 800 Anwender arbeiten schon mit der neuen Lösung: „Die Resonanz der Anwender und Lieferanten war durchweg positiv. Alle Beteiligten profitieren von transparenten Prozessen und schnellen automatisierten Abläufen“, so Schmid. „Für ,TradeCore SRM‘ spricht unter anderem auch die intuitive Bedienbarkeit, was uns einen raschen Einstieg in das System ermöglichte und gleichzeitig weniger Schulungsaufwand für unsere dezentrale Organisation bedeutete.“ Die Mitarbeiter können Lieferanten einfacher anbinden und Reports dank einheitlicher, zentraler Datenablage schneller zusammenstellen. Mit der neuen Lösung können Bestellungen, Genehmigungen und Ausschreibungen nun kostengünstiger, schneller und transparenter ablaufen. Die Steigenberger Hotel Group will zusammen mit Onventis den Funktionsumfang von „TradeCore SRM“ noch ausbauen. Unter anderem sollen E-Sourcing- und Purchase-to-Pay-Prozesse weiter automatisiert sowie eine Scanner-Lösung für Bestellungen eingeführt werden.

Zudem plant die H.E.A.D. Hotel Equipment and Design GmbH (Einkaufsgesellschaft der Steigenberger Gruppe), „TradeCore“ künftig auch anderen Hotelgruppen als kollaborative Plattform anzubieten, damit diese ihr Beschaffungsmanagement darüber abwickeln können. Hierbei besteht die Möglichkeit, auf die Rahmenverträge der Einkaufsgesellschaft zurückzugreifen und eigene Lieferanten platzieren zu können. Dadurch lassen sich bessere Preise erzielen, attraktivere Konditionen und Dienstleistungen bereitstellen und somit mehr Kunden ansprechen. Die Einkaufsgesellschaft hat sich hierzu das Ziel gesteckt, das Beschaffungsvolumen binnen eines Jahres zu verdoppeln.

www.onventis.de

www.steigenberger.de


 Business Breakfast: "TradeCore" live erleben

Am 14., 15. und 16. April 2015 können Interessierte die verschiedenen Funktionen der integrierten Cloud-Plattform "TradeCore" live kennenlernen. Besucher haben die Möglichkeit, sich zu aktuellen Procurement-Themen rund um die SRM-Lösung von Onventis zu informieren. In Vorträgen bspw. von Anwendern wie der Sunrise Communications AG oder der Steigenberger Hotelgruppe soll gezeigt werden, wie der Einsatz von "TradeCore" Unternehmen dabei helfen kann, Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten, die gesamte Einkaufsorganisation zu verbessern und so Kosten zu reduzieren. Die Anmeldung ist kostenlos, die Teilnehmerplätze sind allerdings begrenzt. Weitere Infos unter:

www.onventis.de/breakfast

 

 

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