C.ebra
Mit rund 1500 Mitarbeitern in der Münchener Zentraldirektion sowie über 1000 Vermittlern und über 6000 freien Maklern betreut die WWK rund 1,3 Millionen Kunden.
Mit rund 1500 Mitarbeitern in der Münchener Zentraldirektion sowie über 1000 Vermittlern und über 6000 freien Maklern betreut die WWK rund 1,3 Millionen Kunden.

Dokumentenprozesse: Standardisierung im Mittelpunkt

Die WWK Lebensversicherung betreut mit 1500 Mitarbeitern in der Münchner Zentraldirektion sowie zahlreichen Vermittlern und freien Maklern rund 1,3 Millionen Kunden. Die Qualität seiner Dokumentenprozesse sichert der Versicherer gemeinsam mit Canon.

Im Versicherungsgeschäft ist der klassische Schriftverkehr auf dem Postweg auch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung die Basis des alltäglichen Geschäfts. "Dokumente sind stets geschäftskritisch. Es müssen Fristen eingehalten und jederzeit die richtigen Dokumente an die jeweiligen Empfänger zugestellt werden", sagt Rudolf Wolf, der als Referent den Druckoutput der WWK mit rund 24 Millionen Seiten jährlich verantwortet.

Seit geraumer Zeit hat die Versicherung die Produktion der Dokumente an einen externen Dienstleister übertragen, der die Datenströme verarbeitet. Die bis dato bestehende Lösung beinhaltete aber nur die Lieferung der Daten durch die WWK. Danach erfolgte die Produktion anhand eines schriftlichen Druckauftrags durch die Mitarbeiter im externen Druckzentrum. "Wir hatten somit keine durchgängigen Statusinformationen aus der Produktion und mussten einfach glauben, dass alle Aufträge aufbereitet, gedruckt und im richtigen Kuvert waren", schildert der Referent.

Steigende rechtliche Anforderungen und damit einhergehende Dokumentationspflichten sollten daher mit einer automatisierten Steuerung aller dokumentenbasierten Workflows besser abgedeckt werden. "Zudem stehen wir, wie die gesamte Branche, vor der Herausforderung, unsere Prozesse so weit wie möglich zu industrialisieren. Neue Outputformate sollen in einem konzernweit standardisierten Fertigungsprozess integriert werden", verdeutlicht Wolf. Gleichzeitig muss stets die maximale Produktionskapazität im Druckbereich vorgehalten werden, da es starke Lastschwankungen hinsichtlich Größe und Anzahl der Druckjobs gibt.

"Dank perfekter Automatisierung hat die WWK die Gewissheit, dass alle Dokumente pünktlich beim richtigen Empfänger eintreffen", sagt Rudolf Wolf, Referent Druckoutput bei der WWK Lebensversicherung.
"Dank perfekter Automatisierung hat die WWK die Gewissheit, dass alle Dokumente pünktlich beim richtigen Empfänger eintreffen", sagt Rudolf Wolf, Referent Druckoutput bei der WWK Lebensversicherung.

Nach einer intensiven Vergleichs- und Testphase haben sich die Verantwortlichen der WWK für die Workflow-Engine "Océ Cosmos" von Canon entschieden. Alle Dokumente, die in unterschiedlichen Applikationen entstehen, werden über definierte Schnittstellen in der Lösung verarbeitet und mit Metadaten, Barcodes und einer Blattnummerierung versehen. "Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob die Daten aus einer Hostanwendung stammen oder als PDF-Dokumente ohne Steuerungsinformationen vorliegen", sagt Claus Weindl, zuständiger Business Consultant von Canon, der die Lösung für die WWK implementiert hat. Der entstehende Output-Datenstrom, der weiterhin an den externen Druckdienstleister geht, enthält heute neben notwendigen Metadaten wie Adressen und Kuvertiervorschriften nun auch ein digitales Jobticket.

"Wir haben damit die reine Spooldatenverarbeitung beendet und erhalten nun in regelmäßigen Reports alle Informationen zu jedem Dokument, zu jedem Zeitpunkt", so Wolf. Alle Abläufe sind parametrisiert, das gilt auch für die Übermittlung der Accounting-Daten durch den Dienstleister – für jede Leistungsart, für alle Aufträge. "Sämtliche Prozessschritte im Haus und beim Druckdienstleister sind damit für uns transparent geworden", ergänzt der Referent. Das digitale Jobticket ist in einem so genannten selbsttragenden Format erstellt: Unter der Kontrolle von "Océ Cosmos" werden aus dem eingehenden Datenstrom automatisch sowohl die Produktionsanweisungen als auch die Metadaten ausgelesen. Dabei ist die Lösung dank der transparenten Auftragsbeschreibungs-Datei nicht speziell auf den Druckdienstleister zugeschnitten. Die Lösung von Canon trennt Inhalte und Auftragsdaten und entspricht so in jeder Hinsicht den Datenschutzbestimmungen der WWK.

"Der Prozessstandard, den wir mit Canon entwickelt haben, ist zuverlässig, leistungsstark und zukunftssicher", urteilt Wolf. Über definierte Kontrollpunkte ist es den zuständigen Mitarbeitern im IT-Betrieb der WWK jederzeit möglich, über die zentrale Konsole von "Océ Cosmos" auf alle Ereignisse zu reagieren. Die WWK erzielt mit dieser Lösung eine deutliche Qualitätssteigerung in den Prozessen, ohne den Personaleinsatz zu steigern: Lediglich ein Mitarbeiter ist für die Organisation und Überwachung der rund 40 000 Druckjobs im Jahr verantwortlich.

Weitere Anpassungen der automatisierten Abläufe können mittlerweile durch die WWK selbstständig durchgeführt werden. Die komplette Migration einschließlich des Wechsels zum heutigen Druckdienstleister gelang mit der Unterstützung von Canon innerhalb von nur vier Monaten. Die integrierten Meta- und Accounting-Daten beschleunigen und erleichtern auch die interne Rechnungsprüfung. Die WWK sichert sich damit den maximalen Skontoerlös im fünfstelligen Bereich jährlich. Durch die portoneutrale Beilagenzuführung wurden allein 2014 über 150 000 Euro Portokosten eingespart. Und "im Alltag ergeben sich seit der Einführung immer wieder neue Möglichkeiten der Erweiterung. So haben wir als Add-on ein individuelles Modul für das Kampagnenmanagement in ‚Océ Cosmos’ integriert", sagt Canon-Consultant Weindl. Kurzfristig wird die WWK auch einen Host-basierten Dateikonverter ersetzen, ohne den Dokumentenablauf oder die Geschäftsprozesse verändern zu müssen. Dieser Schritt wird die Druckdatenverarbeitung weiter vereinheitlichen. Ebenso ist geplant, aus dem Datenstrom künftig Dokumente für Makler und Partner direkt im internen Vermittler-Informa-tionsportal (VIP) einzustellen.

www.canon.de
www.wwk.de 

„Océ Cosmos“ dient als zentrale Plattform für die Prozessautomatisierung der WWK Versicherung.
„Océ Cosmos“ dient als zentrale Plattform für die Prozessautomatisierung der WWK Versicherung. (Abb. Canon)
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