Sichere Altaktenarchivierung: Iron Mountain-Projekt nominiert
- 08.06.2017
- Praxis
Angesichts der Digitalisierung müssen Krankenhausorganisationen über innovative Lösungen nachdenken, die zur Wettbewerbsfähigkeit der Klinik beitragen und sich in der Praxis bewähren. Im "Deutschen Krankenhaus Innovations Führer (DKIF)" stellt der Verlag Dr. Markus Müller jedes Jahr Projekte vor, die dieser in der Kategorie "Best Practice" im "Innovationssystem Krankenhaus" sieht.
"Wir freuen uns, dass wir mit unseren Dienstleistungen für die Paracelsus-Kliniken Deutschland für das Jahrbuch 'Deutscher Krankenhaus Innovations Führer' 2017 nominiert wurden. Angesichts der sensiblen Informationen im Gesundheitswesen ist vertrauensvoller Umgang mit den Akten wichtig – von compliance-konformer Einlagerung bis zur Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist", so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
Ziel des Projekts war für die Paracelsus-Kliniken eine zentralisierte und sichere Altaktenarchivierung, die gleichzeitig in der Praxis den autorisierten Zugang zu den Patientenakten erleichtert. Dabei sollte vor allem die Einhaltung der Compliance-Anforderungen garantiert werden, die einen vierstufigen Datenschutz mit einer Aufbewahrungsfrist der Unterlagen von bis zu 30 Jahren umfasst.
"Ausgehend von einem stetig wachsenden Altaktenbestand bei weit verteilten und gleichzeitig begrenzten Lagerkapazitäten haben die Paracelsus-Kliniken den entsprechenden Dienstleistungsmarkt umfassend sondiert. Sowohl in der Angebotsphase als auch in der Zusammenarbeit hat sich Iron Mountain als sehr engagiert, pragmatisch und kostenbewusst gezeigt. Im Vergleich zu unserem vorherigen Anbieter haben sich zudem die Prozess- und insbesondere die Kostentransparenz dramatisch verbessert. Beispielsweise loben meine Kolleginnen in den Kliniken das stark reduzierte Kostenmodell und damit den geringen Arbeitsaufwand bei der regelmäßigen Abrechnung", beschreibt Dr. Adrian Schuster, Direktor IT der Paracelsus-Kliniken, die Projektumsetzung.
Schneller Zugriff auf die Akten
Aktuelle Patientenakten werden zur Nutzung in den Kliniken bereitgehalten, da die meisten Archivabrufe typischerweise die letzten beiden Jahrgänge umfassen. Ältere Bestände werden nach zwei bis drei Jahren ausgelagert. Dabei wird jede Patientenakte, die bei Iron Mountain zur sicheren Aufbewahrung eintrifft, mit einem Barcode versehen, der die Nachverfolgbarkeit der Akten ermöglicht: so ist jederzeit leicht erkennbar, wo sich diese befindet und bei Bedarf ist eine schnelle Bereitstellung der Akte möglich.
Sollten aufgrund medizinischer Erfordernisse ausgelagerte Akten durch das Klinikpersonal angefragt werden, erfolgt dies über ein mit der Klinik vernetztes, speziell gesichertes Online-Portal. Ohne das Archiv zu verlassen, wird die entsprechende Patientenakte eingescannt, digital übertragen und anschließend umgehend wieder eingelagert. Über die Bereitstellung des Dokuments als e-Akte wird der Anforderer per E-Mail informiert. Meist steht den Klinikmitarbeitern die Information mit dem Scan-on-Demand-Service von Iron Mountain innerhalb weniger Stunden digital zur Verfügung.
Mit der Informationsmanagement-Lösung von Iron Mountain konnten die Paracelsus-Kliniken die Verwaltung ihrer ausgelagerten Patientenakten bei schnellem Zugriff erleichtern und standardisieren, sodass in allen Paracelsus-Kliniken eine compliance-konforme Aufbewahrung möglich ist. Zudem wurden die Kosten für die externe Archivierung durch die Optimierung der Prozesse um 50 Prozent gesenkt.
