KI-basierter Ansatz: Schalke04 optimiert Rechungsverarbeitung mit d.velop
- 07.04.2020
- Praxis
Allgemein nur Schalke 04 genannt, ist der FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. einer der bekanntesten Fußballvereine Deutschlands. Mehr als 160.000 Mitglieder machen ihn zu einem der drei größten Vereine des Landes und zu einem der fünf größten der Welt. Auf der Habenseite stehen beim 1904 gegründeten Club sieben deutsche Meisterschaften, fünf Pokalsiege sowie der Gewinn des UEFA-Pokals im Jahr 1997.
Ein derartig großer und erfolgreicher Verein kennzeichnet sich durch eine Vielzahl von Geschäftsaktivitäten. Neben dem Profifußball sind dies etwa die Ausbildung des Fußballnachwuchses in zwei speziellen Einrichtungen, die Vermarktung der Veltins-Arena oder das Geschäft mit Fan-Artikeln. Auch die Zukunft hat man bereits fest im Blick. So sind die wichtigsten strategischen Aktionsfelder, mit denen man den Club auch zukünftig in der internationalen Spitzengruppe der umsatzstärksten Vereine der Welt halten will, die Digitalisierung und Internationalisierung, der Ausbau der E-Sports-Aktivitäten sowie die Umgestaltung und Erweiterung des Vereinsgeländes im Bauprojekt Berger Feld. Der Verein erwirtschaftete mit 537 festangestellten Mitarbeitern im Jahr 2018 einen Umsatz von mehr als 350 Millionen Euro.
Buchen und Kontieren
Unternehmen dieser Größe und mit derartig vielfältigen Geschäftsaktivitäten benötigen eine technisch professionell ausgestattete Buchhaltung, um den dort täglich anfallenden Aufgaben gerecht zu werden. Ein sehr aufwändiger Bestandteil dieser Arbeit in der hausinternen Fachabteilung von Schalke 04 ist dabei das Buchen und Kontieren. Also der Prozess, in dem die Buchhaltung Eingangsrechnungen den jeweiligen Sachkonten zuordnet. In diesen Sachkonten werden Geschäftsvorfälle dann in Gruppen und Listen zusammengefasst. Die Größenordnung der Aufgabe wird durch die Zahlen nachhaltig bestätigt. So lag die Anzahl der Belege alleine im vierten Quartal 2018 bei nahezu 7500. Und dies bei etwa 500 Sachkonten, hundert Kostenstellen und über 1200 Kreditoren. Tausend dieser Kreditoren betreffen dabei mehr als eine Kostenstelle. Bei Schalke 04 sind daher aktuell zehn Mitarbeiter mit Buchen und Kontieren beschäftigt. Um die Eingangsbelege korrekt zuzuordnen, wurde von diesen in der Vergangenheit manuell nach dem passenden Kreditorenposten gesucht. Im Falle neuer Kreditoren beziehungsweise Sachverhalte war dabei die Erfahrung eines Mitarbeiters entscheidend für die richtige Zuordnung. Bei erfahrenen Mitarbeitern kein großes Problem, bei neuen Mitarbeitern aufgrund der hohen Belegzahl jedoch zunehmend problematisch.
d.velop ECM seit 2011 im Einsatz
Seit 2011 arbeitet man in Gelsenkirchen mit der ECM-Lösung d.3ecm von d.velop, die in der Version 8.1 genutzt wird. Hauptgrund für die damalige Einführung war die Etablierung einer digitalen Rechnungsprüfung mit Hilfe eines elektronischen Rechnungseingangs. Denn vor dem Hintergrund der großen Anzahl eingehender Rechnungen ist deren digitale Prüfung ein verlässliches Mittel, um manuellen Aufwand zu minimieren und Fehlerquellen auszuschließen. Heute dient d.3ecm in der IT-Infrastruktur von Schalke 04 zudem als umfassendes Belegarchiv und wird von diversen Programmen direkt angesteuert, hauptsächlich zur Ablage und zum Aufruf der unterschiedlichsten Dokumente. Besonders geschätzt wird dabei der unkomplizierte Zugriff auf Dokumente aus anderen Programmen heraus sowie die variablen Einsatzmöglichkeiten, die Offenheit und Skalierbarkeit des Systems.
Erweiterung um d.ecs forms
Um die komplexe Situation bei der Kontierung zu entschärfen und neuen Mitarbeitern die Arbeit leichter zu machen, suchte man auf Schalke nach einer einfachen Lösung. Da man mit dem bestehenden ECM-System sehr zufrieden war, wurde ziemlich schnell klar, dass man auf d.ecs forms von d.velop setzen würde. Dabei wurde die vorgelagerte, standardisierte Scan-Lösung dbs invoice Reader der Classcon GmbH um ein KI-basiertes System zur automatischen Präsentation von Kontiervorschlägen erweitert. Bei d.ecs forms handelt es sich um ein Werkzeug, das der Erstellung von Workflows im Unternehmen dient. Der Auswahlprozess erstreckte sich daher primär auch nur auf den Partner, mit dem sich die ambitionierten Pläne umsetzen ließen. Da der Verein intern über die Jahre hinweg bereits sehr viel d.velop Know-how aufgebaut hat, fiel die Wahl auf den Hersteller selbst. So vergingen von der Entscheidung bis zur Umsetzung des neuen Prozesses auch nur etwa vier Wochen. Nach 20 Wochen wurde die neue Lösung von allen Mitarbeitern nach einer etwa zweiwöchigen Test- und Schulungsphase produktiv genutzt. Bei der Vorbereitung des Projektes war es besonders wichtig, dass der bereits bestehende Prozess in der d.ecs-forms-Welt optimiert werden kann und der automatische Kontiervorschlag transparent die Buchhaltung bei der Kontierung unterstützt.
KI-gestützter Kontierungsprozess
Bei der Auswahl eines Kreditors, dem Eingangsbelege zugeordnet werden, hilft nun ein KI-basiertes System, das den Mitarbeitern in der Buchhaltung Kontiervorschläge unterbreitet und dabei Beleginformationen nutzt. Auf Basis eines komplexen Algorithmus werden drei Vorschläge inklusive eines Scorings unterbreitet und am Bildschirm übersichtlich dargestellt. Die zuvor vorhandene Komplexität wird auf diese Weise drastisch reduziert, der Prozess entsprechend vereinfacht und beschleunigt. Die Mitarbeiter werden dabei in einer eigens entwickelten Oberfläche durch den gesamten Prozess begleitet, von der Kontierung über die Prüfung, Freigabe und Plausibilisierung bis hin zur elektronischen Buchung im System.
Fazit: Das Beispiel macht deutlich, dass KI schon heute wesentliche Erleichterungen im täglichen Geschäft bringen kann. Konkrete, nutzenstiftende Anwendungen sind damit auch jenseits großer Industriekonzerne machbar. Schalke geht hier eindrucksvoll voran.
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