Bruchfreier Workflow: Auslaufmodell „Papier“
- 06.10.2016
- Praxis
Ulrich Schwab kann sich noch genau an seine Anfänge bei dem Konzern VKB erinnern. 23 Jahre ist das jetzt her und doch erscheint es manchmal so, als lägen wesentlich mehr als zwei Jahrzehnte dazwischen: "Seit den Gründerjahren gingen sämtliche Geschäftsvorgänge über die Hauspost auf den Schreibtisch des jeweils zuständigen Sachbearbeiters und dann nach Erledigung ins Archiv."
Dieses Verfahren sei nicht nur mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden gewesen, sondern auch mit einem hohen Koordinationsaufwand: „Wir sind ein Konzern aus 15 Versicherungs-unternehmen. Informationen müssen stets für die Personen verfügbar sein, die sie benötigen und die eine Berechtigung dazu haben."
Heute nutzen 4700 Sachbearbeiter eine an die Anforderungen des Unternehmens angepasste, integrierte Dokumentenmanagement-Architektur. "Die innerbetrieblichen Prozesse sind im Vergleich zu früheren Zeiten schneller und einfacher", betont Schwab, der in der IT-Abteilung für Input & Archive verantwortlich zeichnet.
Täglich werden rund 150.000 Dokumente mit einem Datenvolumen von 50 Terabyte verarbeitet. Wenn ein Versicherungsnehmer etwa einen Schaden per Brief meldet, wird das Schreiben in der Poststelle gescannt. Dabei werden das Anliegen "Schadensmeldung" und die Policennummer im Input-Management automatisch erkannt. Der zuständige Sachbearbeiter erhält über das Postkorbsystem eine Nachricht, dass der Vorgang zur Bearbeitung im digitalen Archiv bereit liegt.
Das Postkorbsystem, eine Eigenentwicklung des Konzerns, ist das Herzstück des Dokumenten- und des damit verbundenen Workflowmanagements. Hierüber erhalten die Sachbearbeiter ihre Aufgaben und finden jeweils alle relevanten Dokumente von der Beitragsrechnung bis hin zum Vertrag in einer digitalen Akte, die zu jeder Police oder zu jedem Schadenfall auf Basis der dazugehörigen Versicherungsnummer angelegt wird.
Um diesen Prozess medienbruchfrei abbilden zu können, entschied sich das Unternehmen für das Dokumenten- und Informationsmanagement-System "nscale" der Ceyoniq Technology aus Bielefeld. "Die Offenheit und Flexibilität des Systems waren für uns ausschlaggebend", betont Schwab.
Über die "RundumGesund-App" etwa können die Kunden der konzerneigenen Krankenversicherer ihre Arztrechnungen per Smartphone einreichen. Damit ist das Ende der Fahnenstange aber noch lange nicht erreicht: "Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess", sagt Schwab.
Elektronische Vermittler- und Vertragsakten stehen bei ihm als nächstes auf der Agenda. In einem weiteren Schritt könnten Fachanwendungen integriert oder Personalakten eingeführt werden. Ceyoniq bietet dazu vorgefertigte Module mit festen Workflows an. Schwab: "Da gibt es noch ganz viele Möglichkeiten."
