Checkliste: Ein perfekter Meetingraum

Um diese unangenehmen Situationen zu vermeiden, sollte ein Konferenzraum immer richtig ausgestattet und vorbereitet sein. "In einem Meeting will ich mich auf meine Geschäftspartner und Kollegen konzentrieren und produktiv arbeiten", so Marten Wittler von Office Depot, einem der führenden Anbieter von Geschäftsbedarf und Dienstleistungen im Büro. "Nicht aber nach Beginn den Marker fürs Whiteboard suchen und den Beamer einrichten."

Die technische Ausstattung der Meetingräume gewinnt dabei immer mehr an Bedeutung. Wer auf dem neuesten Stand sein will, setzt auf interaktive Meetingkonzepte – zum Beispiel mit Apple-TV, iPads und der WLAN-Station „AirPort-Time-Capsule. "In der Konferenztechnologie hat sich in den letzten Jahren eine Menge getan – wer will, kann hier ganz neue Wege gehen." Allerdings stellt sich aus Kostengründen die Frage, ob die modernste Ausstattung auch immer notwendig ist. "Office Depot bietet daher je nach Bedürfnis ganz individuelle Produkte und Lösungen an", so Wittler.

Und auch die Versorgung der Teilnehmer darf dabei nicht vergessen werden. Doch Vorsicht: Reichte früher eine Kanne gebrühter Kaffee auf dem Tisch, erwarten die Meetingteilnehmer inzwischen mehr: "Heute sollte man seinen Gästen am besten direkt Latte Macchiato, Cappuccino oder Espresso anbieten können", weiß Wittler. Ein Kaffevollautomat ist hier die Lösung. Auch ein wenig Gebäck darf nicht fehlen.

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Checkliste für die Grundausstattung:

MÖBEL/EINRICHTUNG

• Jalousien oder blickdichte Vorhänge: Eine gute Verdunkelung ist Voraussetzung um Projektionen für jeden sichtbar zu machen. • Ein ausreichend großer Tisch: Niemand möchte seinem Nebenmann halb auf dem Schoß sitzen • Bequeme Stühle: Ein Meeting kann durchaus mehrere Stunden dauern, da ist ein rückenscho- nender Stuhl empfehlenswert. • Prospektständer, Prospekthalter und oder Tischaufsteller: So können Unternehmen und Teilnehmer richtig vorgestellt werden.  

ELEKTRONIK/IT

• Telefon • Beamer inklusive Verkabelung • Leinwand/elektronischer Bildschirm • Notebook, TV-/Video-/Tontechnik • Steckdosenleisten/Kabeltrommeln/ Mehrfachstecker/Verlängerungskabel  

PRÄSENTIEREN

• Whiteboard mit entsprechenden Stiften und Reinigungsmitteln • Flipchart mit ausreichendend Papier • Laserpointer oder Teleskopstab • Digitaler Stift • Pinnwand, Magnete und ausreichend Moderationsmaterial • Schreibmaterialien für alle Teilnehmer  

VERPFLEGUNG

• Kaffeeautomat/Milch/Zucker • Tee • Kaltgetränke wie Wasser und Säfte • Gebäck • Servietten • Flaschenöffner

Auf dieser Grundlage lässt sich in angenehmer Atmosphäre effektiv arbeiten.