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Datenwiedergewinnung überfordert IT

Laut einer aktuellen Studie des Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain, führen Maßnahmen zur Erhöhung der Informationssicherheit wie Zugriffsbeschränkungen dazu, dass die Anzahl von zeitaufwendigen Anfragen, bei denen Mitarbeiter Einsicht in zentral gespeicherte Daten verlangen, jährlich um 60 Prozent zunimmt.

Eine Anfrage zur Datenwiedergewinnung durch Mitarbeiter an die IT, ist dann nötig, wenn die Daten in einem benutzerunfreundlichen Format oder in Speicherstrukturen abgelegt wurden, auf die Mitarbeiter normalerweise keinen direkten Zugriff haben. Dies hängt in vielen Fällen auch mit der Einschränkung der Benutzerrechte zusammen. Die Befragten gaben Restriktionen, die für sensible Informationen aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit in Form von ‚Read-Only‘ gesetzt werden, als wichtigen Grund für die steigende Anzahl an Anfragen an.

Daneben ist laut den IT-Experten ebenfalls das Unternehmenswachstum ausschlaggebend. Mit steigender Unternehmensgröße wachse die Zahl der Mitarbeiter, die Informationen erstellen, wodurch in der Folge solche Anfragen zunehmen. Hinzu kämen menschliche Fehler wie das versehentliche Löschen von Daten, das vergessene Speichern von Dokumenten und der Verlust oder Diebstahl von mobilen Endgeräten.

Auf Grund dieser Informationsrisiken schreiben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern vor, sensible Unternehmensdaten nicht auf ihrem lokalen Rechner, sondern über das VPN oder die Cloud abzulegen. Laut den Befragten kann auch dies ein Grund dafür sein, dass zentral gespeicherte Daten angefragt werden und die IT aushelfen muss. Der Studie zufolge kommen Anfragen zur Datenwiedergewinnung in den Branchen Produktion, Dienstleistung und Gesundheitswesen am häufigsten vor. Nicht alle Anfragen müssen interner Natur sein. Die befragten IT-Verantwortlichen eines deutschen Telekommunikationsunternehmens mit mehreren tausend Beschäftigten gaben an, hauptsächlich Anfragen von Strafverfolgungsbehörden zu Telefonanrufen zu erhalten, die zur Unterstützung von strafrechtlichen Ermittlungen dienen sollen.

„Eine Lösung für die Problematik ist eine strenge Priorisierung von gespeicherten Informationen. Dazu muss definiert werden, welche Daten am kritischsten und am vertraulichsten sind, aber auch welche latent noch von Bedeutung sein können. Zugriff, Back-Up-Struktur und Art der Aufbewahrung müssen dann dementsprechend organisiert werden“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. „So gibt es Dokumente, die fortwährend von allen Mitarbeitern in Gebrauch sind und permanent zur Verfügung stehen sollten. Daneben sollten ältere, archivierte Dokumente in ein ökonomisch sinnvolles Archivkonzept eingebunden werden. Die Gespräche mit den IT-Profis ergaben, dass diese Botschaft langsam bei den Verantwortlichen ankommt und sie für die Mitarbeiter eine Art Daten-Selbstbedienungsportal einrichten. Diese Lösung kann von Datenträgern, die innerhalb oder außerhalb des Unternehmens lagern sowie Datenbändern und Cloud-Lösungen ergänzt werden. All das stellt sicher, dass Mitarbeiter Zugang zu den von ihnen benötigten Daten erhalten und gleichzeitig IT-Kosten und Informationsrisiken reduziert werden.“

www.ironmountain.de

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