"Wer liefert was": 3 Schritte zum richtigen Lieferantenbriefing

Es gibt viele Wege, die zur Auswahl von Lieferanten oder Produkten führen: Entweder kommen die Stammlieferanten zum Zuge, es wird aus dem Bauch heraus entschieden oder aber die Auswahl erfolgt nach strategischen Aspekten. Im besten Fall führt der Beschaffungsprozess vor allem schnell und kostengünstig zum optimalen Lieferanten beziehungsweise Produkt. Klingt einfach, ist es in den meisten Fällen jedoch nicht. "Effizienz" ist der Schlüssel – und das bereits zu Beginn des Beschaffungsprozesses, wenn Bedarfsbestimmung und Lieferantenrecherche auf der Agenda stehen. Ein hilfreiches Tool ist hier das Lieferantenbriefing. Es ist die Basis einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise im Einkauf und hilft, den gesamten Beschaffungsprozess effizient zu gestalten.

Björn Minkmar, Head of Product Management der Anbietersuche "Wer liefert was", gibt hilfreiche Tipps zum Lieferantenbriefing: einer Bedarfsanweisung bei der Lieferantenrecherche und -auswahl. Das Lieferantenbriefing zwingt den Einkauf, den eigenen Bedarf so detailliert wie möglich darzulegen und fordert im Anschluss den Lieferanten, ein passgenaues Angebot abzugeben. Auch für den Lieferanten ist dies eine professionelle Herangehensweise, da es Zeit und Geld auf beiden Seiten spart und Problemen und Missverständnissen durch gezieltes "Expectation Setting" vorbeugt.

Schritt 1: Die Bedarfsbestimmung

Das Lieferantenbriefing soll dazu führen, mehrere vergleichbare Angebote vorliegen zu haben. Damit Anbieter jedoch überhaupt die Chance bekommen, maßgeschneiderte Angebote vorzulegen, gilt es, sich zuerst über den eigenen Bedarf im Klaren zu werden. Die Ermittlung des Bedarfs sollte auf einer akkuraten Analyse der benötigten Produkte beziehungsweise Dienstleistungen in enger Rücksprache mit der Geschäftsführung und Produktion basieren.

Dabei muss zum einen bestimmt werden, was genau für die Produktion benötigt wird, zum anderen wie damit weiter verfahren wird, um dem Lieferanten oder dem Hersteller später eine Vorstellung des gewünschten Produkts geben zu können. Um die Beschaffung fließend in den internen Produktionsprozess etablieren zu können, spielt insbesondere die Lieferzeit eine wichtige Rolle. Dafür sollte ein detailliertes Zeitfenster, das den Zeitpunkt der Bestellung bis zur Verwendung des Produkts umfasst, erstellt werden.

Schritt 2: Die Lieferantenrecherche

Erst nach präziser Ermittlung des Bedarfs kann die Lieferantenrecherche starten. Dem Einkäufer stellt sich dann die schwierige Frage, welcher Lieferant, Dienstleister, Händler oder Hersteller den Anforderungen gerecht werden kann. Um Missverständnisse, Fehllieferungen oder Lieferverspätungen zu umgehen, sollten deshalb die Ergebnisse der Bedarfsanalyse zwingend in das Lieferantenbriefing einbezogen werden. Sogenannte Business-Suchmaschinen wie "Wer liefert was" oder Europages können hierbei Ausgangspunkt für die Anbietersuche sein.

Schritt 3: Das Lieferantenbriefing

Sind Anbieter in der engeren Auswahl, muss der Einkauf das Lieferantenbriefing aufsetzen. Es ist zwingend notwendig, die Ergebnisse der Bedarfsermittlung miteinzubeziehen, feste Kriterien für die Angebotseinholung schriftlich zu fixieren und diese an den Anbieter weiterzugeben: Um welches Produkt handelt es sich? Was soll gefertigt werden? Wo kommt es zum Einsatz? Welche Aufgabe hat das Produkt/die Dienstleistung? Welche Qualitätsmerkmale beziehungsweise welches Material soll bevorzugt genutzt werden? Wie ist der Zeitrahmen beziehungsweise die Deadline? Wer ist Ansprechpartner für technische Rückfragen? Plant man beispielsweise eine langfristige Zusammenarbeit oder weiterführende Beratung durch den Anbieter, sollte man dies auch direkt ins Lieferantenbriefing schreiben.

Zusätzlich sollte man die Möglichkeit des sogenannten "Expectation Settings" wahrnehmen: Darin können vor Vertragsbeginn die Erwartungen und Pflichten von Einkäufer und Anbieter verdeutlicht und festgelegt werden. Nach Beauftragung eines Anbieters ist das Lieferantenbriefing weiterhin ein nützliches Instrument. Denn es eignet sich sehr gut, um die verschiedenen Beschaffungsabschnitte nachvollziehen zu können. Falls während oder nach dem Beschaffungsprozess Fragen aufkommen sollten, kann das Lieferantenbriefing wichtige Informationen liefern.

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