Quick Wins: Indirekte Kosten senken

Häufig kommt es daher zu ungünstigen Vertragsverlängerungen, ohne die aktuellen Konditionen und Dienstleister einer Analyse unterzogen zu haben. Im Gegensatz zu den zentralen Beschaffungsgütern gibt es bei den Gemeinkostenthemen viele geeignete Partner und vor allem spezifizierte und konstante Produkt-/ Dienstleistungsanforderungen. Durch eine umfassende Analyse, den Einsatz der erforderlichen Beschaffungsinstrumente und der Auswahl der richtigen Partner lassen sich Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich realisieren. Im Folgenden sind Optimierungsansätze einiger Gemeinkostenbereiche dargestellt.

Büromaterialien

Bei Büromaterialien lohnt sich zunächst eine Prozessbetrachtung. In den vergangenen Jahren hat sich die Bestellung über einen Webshop, etwa eine wöchentliche Sammelbestellung über eine zentrale Stelle, stark verbreitet. Damit sich dies jedoch richtig lohnt, stellen Mitarbeiter häufig Pakete zusammen und füllen somit – neben den Kassen der Lieferanten – auch die Büroschränke. Heute geht der ideale Einkäufer beispielsweise den Weg über einen „offenen Zugang“. Hierbei werden die Büromaterialien in einem offenen Schrank gelagert und vom C-Artikel-Lieferanten – meist sogar in Verbindung mit einem VMI-Verfahren (Vendor Management Inventory – lieferantengestütztem Bestand) aufgefüllt. Somit hat jeder Mitarbeiter ständigen Zugriff auf die benötigten Utensilien und ein Horten von Materialien wird vermieden. Auch im Bereich der Drucker und Toner sind nicht unerhebliche Einsparungspotenziale vorhanden. Beispielsweise durch das Outsourcen der gesamten Drucker. In diesem Fall bezahlt man nun mehr pro gedruckte Seite. Der Lieferant übernimmt das Tonermanagement, wodurch jeder Toner eindeutig einem Drucker zugeordnet wird. Somit wird die Effizienz des Toners überwacht und der Dienstleister stellt sicher, dass die Toner auch wirklich ausgenutzt werden. Abhängig vom bisherigen Beschaffungsprozess und den bestehenden Konditionen, sind Einsparungen von bis zu 30 Prozent generierbar.

Reisekosten

Bei Reisekosten werden oft nur die „Kostentreiber“ Flüge betrachtet und versucht – unter fehlender Berücksichtigung des teils enormen persönlichen Aufwands, sprich Prozesskosten über verschiedene Internetplattformen den „billigsten“ Flug zu buchen. Eine optimierte Lösung kann der Einsatz eines „self booking tools“ in Zusammenarbeit mit einem größeren Reisebüro sein. Hierbei kann neben der Berücksichtigung einer etwaigen Reiserichtlinie auch die Vorgabe zur Buchung der günstigsten Route gemacht werden. Eine weitere Möglichkeit ist etwa die Hinterlegung von Preisen diverser Mietwagenanbieter oder Hotelketten. Neben den deutlich optimierten Prozesskosten profitiert man von den meist besseren Konditionen der Reisebüros bei den Fluggesellschaften. Weitere Einsparungen lassen sich zum Beispiel durch eine parallele Zusammenarbeit mit einem Kreditkartenunternehmen erzielen. In diesem Fall wäre der Reisende über die Kreditkarte versichert und am Ende des Jahres fließt mittels Refundierung auch noch Geld in die Kasse. Unterm Strich lassen sich im Bereich der Reisekosten zwischen 12 und 25 Prozent einsparen.

Telefonkosten

Die Telefonie ist ein Bereich bei dem man, wenn er überhaupt betrachtet wird, oft die eigentlichen Anforderungen aus den Augen verliert. Beispielsweise ist zu überlegen, ob ein Mitarbeiter, welcher über ein Mobiltelefon des Unternehmens verfügt, auch Bedarf an ein Festnetztelefon hat, wo doch technische Anlagen und die richtige Tarifauswahl ein Telefonieren zu Festnetztarifen – bei Aufenthalt auf dem Firmengelände – ermöglichen. Ein ideales Zusammenspiel zwischen richtigem Leistungsumfang, dem geeignetsten Telekommunikationsunternehmen und den passenden Tarifen, kann eine jährliche Einsparung von bis zu 40 Prozent generieren.

Reinigungsdienstleistungen

Bei der Reinigungsdienstleistung geschieht es häufig, dass sich das Leistungsspektrum im Laufe der Jahre unbemerkt erweitert. Durch eine Bereinigung des Leistungsumfanges und Überprüfung der bestehenden Konditionen sowie Abrechnungsbasen, sind Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich realisierbar.

Berufsbekleidung

Im Bereich der Arbeits- und Betriebskleidung gibt es verschiedene Ansätze für Einsparungen. Gerade in Fertigungsbetrieben ist es oft schwierig den Bedarf und somit die benötigten Mengen abzuschätzen. Dem kann man ein automatisiertes System gegenüberstellen. Jeder Mitarbeiter bekommt, gemäß seinem Arbeitsplatz, ein fixes Jahresbudget für die PSA (Persönliche Schutzausrüstung). Entweder stellt man ein „Dispensersystem“ (vergleichbar mit einem Snackautomaten) zur Verfügung, oder gibt fixe Ausgabezeiten und Ort vor. Neben durchschnittlichen Einsparungen von ca. 20 Prozent wird auch jede Art von Missbrauch vermieden.

Softwarelizenzen

Ein sensibler Bereich, der so gut wie nie im Einkauf angesiedelt ist, ist der der Softwarelizenzen. Hier ist neben Fingerspitzengefühl auch Fachwissen erforderlich, weshalb es eines guten Zusammenspiels zwischen Einkauf und IT-Abteilung bedarf. Grundsätzlich entscheidend ist auch hier: „Alles ist möglich – nichts ist Pflicht“. Es kann also auch mit den großen Playern vernünftig verhandelt werden, denn auch diese brauchen die Marktanteile und fürchten „Open Source“-Produkte (kostenlose Software zum Download und zur Verwendung) als Konkurrenz. Daher sollte das Ziel nicht immer der einzelne Preis der Lizenz sein, sondern auch der Lizenzierungsgrad betrachtet werden. Denn auch ein Softwareanbieter muss damit umgehen, dass Unternehmen sich verändern und wachsen oder in gewissen Bereichen schrumpfen.

Fuhrpark

Der Bereich des Fuhrparks ist ein sehr emotionaler Bereich, da PKWs immer im Fokus stehen. Aber auch hier gibt es Potenzial, welches in einem ersten Schritt durch das Festlegen einer „Car Policy“ erhoben werden kann. Das Potenzial besteht nicht nur in der Beschaffung der Fahrzeuge, sondern sehr oft in deren Verwaltung. Hier gilt es zu eruieren, ob ein sogenanntes „operatives Leasing“, welches Wartungskosten, Reifen und sämtliche Reparaturkosten abdeckt, wirklich sinnvoll ist. Ebenso sollte im Bereich der Tankkarten überprüft werden, wie hoch der Rabatt und die Refundierung bei Erreichen gewisser Umsätze ist. Hier ist es auch oft sinnvoll die Konditionen der Tankkarte mit den Konditionen der Kreditkarten zu vergleichen. Manchmal ist es besser, dass die Mitarbeiter die Tankrechnungen mit den Firmenkreditkarten bezahlen, als Tankkarten zu verwenden. Oft genügt es auch schon den Fuhrpark auf gewisse Herstellermarken zu beschränken, um die Rabatte in der Beschaffung massiv zu erhöhen.

Entsorgung

Im Bereich der Entsorgung sind oft massive Einsparungen möglich, da diese stark durch Rohstoffkosten beeinflusst werden. Hier sollte mindestens alle zwei Jahre eine Ausschreibung durchgeführt werden, damit man auch von den Entwicklungen und Konsolidierungen am Markt profitieren kann. Meist erlebt man bereits in der Aufbereitung der Ausschreibungsunterlagen ein erstes „AHA-Erlebnis“, da vielen Menschen im Unternehmen nicht bewusst ist, welche Stoffe als Abfall anfallen. Unter Umständen kann auch der entsorgte Abfall für eigene Lieferanten von Interesse sein. Mit einem Austauschzyklus lässt sich in diesem Fall viel Geld sparen. Eine komplette Analyse und Durchleuchtung des Bereiches Entsorgung mit Betrachtung der Entsorgungsbehälter, Transportgefährte, Abholungshäufigkeiten usw. kann Potenziale zwischen 10 und 30 Prozent aufdecken. Zusammenfassend zeigt die Praxis, dass bei detaillierter und strategischer Bearbeitung in nahezu allen Bereichen der indirekten Kosten (neben den oben genannten auch weitere wie etwa Versicherungen, Energie etc.) erhebliche Einsparungen realisiert werden können

Von Duran Sarikaya und Mario Schmidtgen Erstveröffentlichung im Kloepfel Magazin, April 2015