Weltweit alle Dokumente im Blick
- 07.01.2015
- Einkauf
Gerade das Dokumentenmanagement kann den Einkauf bei Unternehmen wie Semikron, die weltweit in hoher Frequenz bestellen, ausbremsen, vor allem wenn viele Prozesse noch manuell bearbeitet werden. Semikron, ein 1951 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Nürnberg, fertigt Module und Komponenten für die Leistungselektronik, etwa für Nutzfahrzeuge, die auf Basis von Halbleiter-Elementen elektrische Energie möglichst effizient umwandeln und regeln. Das Unternehmen hat weltweit über 2800 Mitarbeiter in 30 Niederlassungen. Das internationale Netzwerk besteht aus operativen Gesellschaften mit Produktionsstandorten in Brasilien, China, Frankreich, Deutschland, Indien, Italien, Korea, der Slowakei, Südafrika und den USA. Der Einkauf bei Semikron managt ein Einkaufsvolumen von 330 Millionen Euro und hat ingesamt 525 Lieferanten für Produktionsmaterial und 8400 Lieferanten für indirekte Materialien. Um zukünftig mit nur einer einzigen Lösung den Großteil des Dokumentenmanagements zwischen Unternehmen und Lieferanten vollautomatisch umzusetzen, entschied sich Semikron für „Pool4Tool Document Approval Exchange“ (DAE). Markus Fischer, Senior Manager Purchasing Non Production Material bei Semikron, meint hierzu: „Mit einer einzigen Plattform wickeln wir heute den Großteil des Dokumentenmanagements mit unseren Lieferanten flexibel ab. Das perfekte Dokumenten-Handling sichert uns wirtschaftlich und rechtlich saubere Abläufe.“
Der Anbieter für elektronische Prozessoptimierung im „direct procurement“, Pool4Tool, ist mit Standorten in Europa, Amerika und Asien vertreten. Seine „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform vereint Prozesse von der Produkt-entstehung über den strategischen Einkauf, das Lieferantenmanagement, die indirekte Beschaffung, das Supply Chain Management bis hin zum Qualitätsmanagement in einer workflowbasierten Lösung. Mit Hilfe der Plattform können Semikron-Lieferanten über alle Pflichtdokumente informiert werden und deren Inhalt bestätigen, bevor sie den Auftrag erhalten – hinsichtlich Produkthaftung und Qualitätsmanagement eine wichtige Funktion. Durch das flexible Dokumentenmanagement kann Semikron annähernd zu jedem Zeitpunkt noch Änderungen vornehmen, die von den potenziellen Lieferanten eingesehen werden können. Die Einführung von sogenannten DAE-Kampagnen stellt sicher, dass die Beteiligten den Dokumentenaustausch im Einkaufsprozess nachvollziehen können und sofort Zugriff auf den aktuellen Status erhalten. Der Vorteil ist die nun zentrale Dokumentation der Änderungen von Spezifikationen, Normen und Zertifikaten. Da jeder Beteiligte darauf Zugriff hat, verkürzt das die Reaktionszeit.
Gebündelte Kommunikation
Auch die Lieferantenbewertung, die zuvor an jedem der zehn weltweiten Standorte separat vorgenommen wurde und folglich nicht im gesamten Unternehmen zur Verfügung stand, wird nun mit Pool4Tool zentralisiert. „Wir verfolgen jetzt das Prinzip der Corporate-Bewertung, in die Aspekte wie das Umwelt und Qualitätsmanagement eines Lieferanten genauso einfließen wie sein Gesundheitsmanagement, die Arbeitssicherheit und den Code of Conduct, zu dem er sich bekannt hat“, beschreibt Markus Fischer die Änderungen. „Das lassen wir zukünftig durch den Lieferanten zentral einpflegen, sodass Einkäufer und Qualitätsabteilung Einsicht in alle gültigen Zertifikate und Nachweise bekommen. Ein großer Vorteil, der die bisherige Mehrfacharbeit deutlich minimiert.“ Außerdem gibt es die Möglichkeit, an mehrere ausgewählte Lieferanten eine einheitliche Nachricht zu versenden. Der Lieferantenkreis kann hier individuell definiert werden. Zusätzlich ist die Reaktion des Lieferanten nachvollziehbar dokumentiert. Das ist etwa wichtig bei der Veränderung von Verpackungsrichtlinien oder bei der Aufforderung zum Nachweis von Haftpflichtversicherungen. So hilfreich die DAE-Lösung von Pool4Tool sein kann – ihre Funktionalität steht und fällt mit der Bereitschaft seitens der Lieferanten, mit ihr zu arbeiten. „Akzeptanz ist das A und O“, bestätigt der Leiter für den Indirekten Einkauf. „Unsere Lieferanten nutzen Dinge nur, wenn sie den Vorteil sehen. Deshalb müssen wir sie abholen und ihnen die Chancen erklären, damit sie überhaupt auf dem Portal aktiv werden.“ Zugleich dürfe man die Zusammenarbeit nicht unnötig verkomplizieren, ist Fischer überzeugt; schließlich seien die Lieferanten Teil der Wertschöpfungskette. Doch das Feedback ist gut. „Wer das Portal und seine Funktionen erst einmal kennengelernt hat, merkt von selbst, wie hilfreich es für Auftraggeber und -nehmer ist.“ Ziel ist es, alle Lieferanten für Produktionsmaterial auf dem Portal zu integrieren sowie teilweise Dienstleister aus anderen Sparten wie Marketing oder Facility Management.Im Moment befindet sich Semikron in einem Transformationsprozess, bei dem lokal orientierte Einkaufsgesellschaften zu einem Corporate-Einkauf entwickelt werden. Ziel ist es, alle Lieferanten für Produktionsmaterial auf dem Portal zu integrieren sowie teilweise Dienstleister aus anderen Sparten wie Marketing oder Facility Management. Auch wenn Standorte wie Südafrika, USA, Australien und Korea noch nicht an das System angeschlossen sind, wird für sie Pool4Tool perspektivisch zur zentralen Drehscheibe für Informationen und Einkaufsprozesse werden.
