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Ineffiziente Prozesse sorgen für „Drucker-Frust“

Wenn Drucker im Büro nicht drucken, ist selten ein technischer Defekt daran schuld. Häufig scheint ineffizientes Prozessmanagement in Unternehmen der Grund zu sein, dass die Geräte stillstehen, so das Ergebnis der „Printerumfrage10“.

Während die Geräte überwiegend als zuverlässig eingestuft wurden, entpuppen sich vor allem ungeregelte Beschaffungsprozesse und Verantwortlichkeiten als „Druckjobkiller“. Der häufigste „Druckgerätefehler“ ist die leere Papierkassette. 74 Prozent der Befragten, die gemeinsam mit Kollegen ein Druckgerät nutzen, geben fehlendes Papier als häufigste Fehlerursache an. Mit 29 Prozent zweithäufigste Fehlerquelle ist fehlendes Verbrauchsmaterial. Für Joel Trummheller, Business Unit Manager Laser bei Brother, sind dies unnötige Produktivitätskiller. „Bei einer ‚strukturierten‘ oder ‚automatisierten‘ Verbrauchsmaterialbestellung, wie sie ‚Managed Print Services (MPS)‘-Konzepte vorsehen, kommen frische Verbrauchsmaterialien am Gerät an, bevor es stillsteht. Proaktive Versorgung der Druckinfrastruktur und ganzheitliche Betrachtung der Prozesskette sind der Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und -zeit zu reduzieren.“

An dritter Stelle wird von 26 Prozent der Teilnehmer, die ihr Gerät mit Kollegen teilen, der Papierstau als Fehlerquelle genannt. Bei genauerer Analyse lässt sich, so die Initiatoren der Umfrage, ebenfalls auf ein Prozessproblem schließen. In der Praxis laufen Einkauf und Beschaffung von Hardware, Papier und Verbrauchsmaterial über verschiedene Abteilungen. Während Druckgeräte meist von der IT-Abteilung beschafft werden, fallen Papier und Verbrauchsmaterial in den Zuständigkeitsbereich der Büromaterialverantwortlichen. „Papier, Verbrauchsmaterial und Hardware sind nicht immer optimal aufeinander abgestimmt“, so Trummheller. „In Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die IT-Abteilung grundsätzlich auch in den Auswahl-, Beschaffungs- und Lagerungsprozess des Papiers und des Verbrauchsmatetrials eingebunden wird“.

Die „Printerumfrage10“, die vom Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Dokulife durchgeführt wurde, befragte fast 9000 Anwender aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihrem privaten und beruflichen Nutz- und Einkaufsverhalten sowie zur Zuverlässigkeit von Druckern und Multifunktionsgeräten.

www.dokulife.de, www.brother.de

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