Papierlose Prozesse sind Wunschtraum

Das zeigt eine aktuelle Studie von Iron Mountain, einem weltweiten Anbieter von Services für das Informationsmanagement. Demnach kämpfen Unternehmen nach wie vor mit der Verwaltung ihrer Papierdokumente. Viele Führungskräfte messen dieser Aufgabe zudem einen zu geringen Stellenwert bei. Knapp die Hälfte (45 Prozent) der von Iron Mountain befragten europäischen Unternehmen haben Probleme bei der Verwaltung ihrer Informationen. 59 Prozent sind besorgt darüber, dass die Archivierung von Papierdokumenten zu viel Platz in Anspruch nimmt. In Deutschland sind es sogar 88 Prozent aller Befragten. Zudem ist in 49 Prozent der Unternehmen in Europa (40 Prozent in Deutschland) kein zentraler Ansprechpartner für das Dokumentenmanagement verantwortlich, stattdessen ist die Zuständigkeit über unterschiedliche Abteilungen verteilt.

Das papierlose Büro bleibt eine Zukunftsvision – Unternehmen werden auch künftig Papierdokumente erstellen, kopieren und archivieren. Laut AIIM (Association of Information and Image Management) bewahren Unternehmen heute zehn Mal so viele Informationen auf wie noch vor fünf Jahren. Viele sind angesichts der Stapel von Abrechnungsbelegen, Kundenkarteikarten, Lizenzen und Rechnungen schlichtweg überfordert. In europäischen Großstädten beanspruchen Unternehmensunterlagen und Akten immer mehr Platz in einigen der teuersten Immobilien. Umso wichtiger sind deshalb effiziente Prozesse für das Management von Papierdokumenten.

„Bevor Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihre Papiermengen zu reduzieren, müssen sie genau wissen, über welche Informationen sie verfügen. Dokumente mit hohem Wert oder Risiko sollten dabei separat behandelt werden. „Papiereffiziente“ Unternehmen archivieren unternehmenskritische Unterlagen sicher außerhalb des eigenen Standorts, digitalisieren Papierdokumente und vernichten sowie recyceln diese gegebenenfalls“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

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