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Tipps fürs Informationsmanagement

Die Mehrheit der Unternehmen sieht Nachholbedarf beim effizienten Umgang mit Informationen, so eine Studie von Iron Mountain. Wie sich Informationen effizienter in die Geschäftsabläufe einbinden lassen, zeigt der weltweite Service-Anbieter für das Informationsmanagement anhand von fünf Tipps:

Informationen zugänglich machen: Den berechtigten Mitarbeitern sollte der Zugriff auf relevante Dokumente wie Verträge, Bestellungen oder Rechnungen so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmensinterne Richtlinien vermeiden dabei Kompetenzüberschneidungen und unberechtigte Zugriffe.

Informationen digitalisieren: Unternehmen benötigen einfache Prozesse, um häufig verwendete Dokumente zu digitalisieren und so Medienbrüche zu vermeiden. Digitalisierte Dokumente können einfacher verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Zudem lässt sich leichter nachvollziehen, wo sie sich im Unternehmen befinden.

Unnötige Kopien vermeiden: In Unternehmen werden nach wie vor unnötige Kopien gemacht. Das langfristige Ziel sollte deshalb die Digitalisierung wichtiger Dokumente sein, die einen zentralen, standortunabhängigen Zugriff auf alle Informationen ermöglicht.

Einen Notfallplan ausarbeiten: Geschäftskritische Daten benötigen besonderen Schutz. Selbst im Fall eines Datenverlusts muss der Zugang zu diesen Informationen gesichert sein, um den laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.

Abläufe einfach halten: Unternehmen sollten ihre Abläufe im Umgang mit Informationen überprüfen und gegebenenfalls vereinfachen. Klare Regeln für die Zuständigkeiten im Informationsprozess können dabei auch langfristig Zeit und Arbeitsaufwand sparen.

Mit seinen Archiv- und Digitalisierungsservices unterstützt Iron Mountain Unternehmen bei der Umsetzung dieser Maßnahmen. Dadurch können Informationen medienbruchfrei – sowohl in Papier- als auch digitaler Form – in die Geschäftsprozesse einbinden und langfristig die unternehmensinternen Abläufe straffen.

www.ironmountain.de

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