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Dokumentenmanagement in der Cloud

Die Fujitsu-Tochter PFU und der Archivierungsspezialist Tec Media Services (TMS) haben auf der DMS Expo eine gemeinsam erarbeitete Lösung für das direkte Scannen in die Cloud-Lösung „TMS Archiv“ präsentiert.

Damit sollen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Dokumente revisionssicher organisieren und sie für die Weiterverarbeitung im digitalen Workflow bereitstellen können. Über das Quick-Menü der Fujitsu „ScanSnap“-Dokumentenscanner „S1100“, „S1300“ und „S1500“ gelangen papierbasierte Dokumente mit einem Klick in den elektronischen TMS-Aktenschrank in der Cloud.

Von dem Partnerangebot profitieren KMU und einzelne Abteilungen größerer Unternehmen überall dort, wo viele Dokumente anfallen, die den gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien unterliegen. Das ist etwa in der Personalabteilung, bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der Finanzbuchhaltung der Fall.

Die Vorteile der Lösungspartnerschaft erklärt Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions: „Die mitgelieferte, intelligente ‚ScanSnap’-Software stellt nahtlose digitale Arbeitsprozesse sicher. Sie bereitet Dokumente zur Volltextsuche auf und erstellt je nach Wunsch durchsuchbare PDF-Dateien, Bilder, E-Mails, sortierte Kontaktdaten oder auch editierbare Office-Dateien“. Um darüber hinaus eine reibungslose Integration etwa von Buchhaltungs- oder CRM-Applikationen zu gewährleisten, verfügt die webbasierte Archiv-Lösung zudem über Standard-Schnittstellen.

Auch in finanzieller Hinsicht rechnet sich das Cloud-Angebot: Kunden beziehen gegen eine monatliche Gebühr die Lösung als Cloud Service von einem TÜV- und ISO-zertifizierten Unternehmen. „Das rechnet sich für KMU schnell“, so Jürgen Schröder, geschäftsführender Gesellschafter von Tec Media Services. „Wir gehen von einer Amortisierung in maximal neun Monaten aus.“

Auf „TMS Archiv“ setzen bereits Unternehmen wie der Immobiliendienstleister Engel & Völkers, die Papiergroßhandelsgruppe Igepa Group oder die Lebenshilfe Bremen.

www.fujitsu.com/emea/products, www.tec-media-services.de

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