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Informationsmanagement oft ineffizient

Unternehmen in ganz Europa nutzen ihre Informationen nicht optimal. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Coleman Parks im Auftrag von Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement.

Zwar sind 82 Prozent der befragten deutschen Unternehmen (europaweit 69 Prozent) der Ansicht, dass die optimale Nutzung von Informationen einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt, doch in jedem dritten Unternehmen (36 Prozent) sind Abteilungen für das Informationsmanagement verantwortlich, denen es an Know-how oder den erforderlichen Entscheidungsbefugnissen fehlt.

Im Rahmen der Studie gaben 22 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen Office- oder Facility-Manager für das Archivieren und Abrufen von Dokumenten zuständig seien. Bei 14 Prozent der Befragten ist die Verwaltung von papierbasierten und digitalen Informationen hingegen Aufgabe der IT-Abteilung. Bei knapp der Hälfte der Studienteilnehmer (49 Prozent europaweit, 40 Prozent in Deutschland) ist das Informationsmanagement über mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche verteilt, wobei in nur 18 Prozent der Fälle ein Abteilungsleiter die Verantwortung dafür trägt.

„Unternehmen ertrinken in einer Flut von Informationen in allen möglichen Formaten. Das Informationsmanagement muss deshalb auf Vorstandsebene aufgehängt werden“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Die Zuständigkeit liegt in der Hierarchie häufig zu weit unten, was die Einführung konsistenter Informationsrichtlinien und -prozesse erschwert. Diese sind jedoch äußerst wichtig, um den Zugriff auf die Daten sowie deren effiziente Nutzung zu ermöglichen.“

Egal, ob es sich um eingehende, ausgehende oder interne Dokumente handelt – laut Börgmann enthalten Papierdokumente wertvolle Finanz-, Kunden- und Geschäftsinformationen und sind für den Erfolg eines Unternehmens ganz entscheidend – weshalb das Informationsmanagement einen sehr hohen Stellenwert haben sollte. Die Studie verdeutlicht, dass sich die meisten Unternehmen zwar dieser Tatsache bewusst sind, aber immer noch Schwierigkeiten damit haben, das Potenzial ihrer Datenbestände voll auszuschöpfen.

www.ironmountain.de

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