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Fünf effektive Tipps zum Druckkosten sparen

In Zeiten knapper Kassen gilt es Sparpotentiale im Unternehmen auszuloten. Besonders bei den Druckkosten lassen sich auch im Mittelstand Euro-Beträge im fünfstelligen Bereich einsparen. Oliver Jendro, Senior Analyst Dokulife consulting & research und Veranstalter der „DOMK – Deutsche Output Management Konferenz“ gibt C.ebra-Lesern die besten Spartipps.

Tipp Nr. 1

Farbe nur als Ausnahme: Ein Farbdokument kostet im Schnitt das Vierfache eines Schwarzweiß-Drucks. In nahezu jedem Druckertreiber kann eingestellt werden, dass der Schwarzweiß-Druck Standard ist. Durch diesen einfachen Trick senken Sie die Druckkosten unternehmensweit erheblich.

Tipp Nr. 2

Think before you print: Die Tastenkombination STRG+P führt in Sekundenschnelle zum bedruckten Papier. Viel zu schnell – denn ein Großteil der Ausdrucke landet ungelesen im Müll, da die gedruckten Dokumente bereits nach wenigen Minuten veraltet sind (beispielsweise Korrektur-Ausdrucke) oder im Drucker vergessen werden. Machen Sie den Mitarbeitern bewusst, dass beispielsweise eine ausgedruckte mehrseitige Präsentation schnell mehrere Euro Kosten verursacht.

Tipp Nr. 3

Es muss kein Vollformat sein: Im Normalfall wird die Seite eines elektronischen Dokuments auch auf eine Papierseite ausgegeben. Das ist in den meisten Fällen eine Verschwendung, denn es passen mindestens zwei Powerpoint-Seiten auf eine Papierseite – das gilt entsprechend auch für Word- und PDF-Dateien. Durch diesen einfachen Trick halbieren Sie die Druckkosten auf einen Schlag. Er ist besser als der Duplexdruck, bei dem nur die Papierkosten gesenkt werden – aber die Gerätekosten und die Geräteanfälligkeit steigen.

Tipp Nr. 4

Weniger ist mehr: Fast jeder Druckertreiber bietet ein sogenannten Sparmodus. Dadurch wird etwas weniger Farbe aufgetragen. Die Ausdrucke sind etwas blasser – aber es wird eben auch weniger Toner oder Tinte verbraucht. Natürlich rechnet sich der Tipp nur, wenn das Unternehmen selbst Tinte und Toner beschafft. Einen Einfluss auf den Clickpreis (Festpreis für Druckseite) hat der Tonersparmodus nur indirekt bei einer etwaigen Vertragsverlängerung.

Tipp Nr. 5

Druckfunktion unterbinden: Nicht überall und aus jeder Anwendung und jedem Dokument muss wirklich gedruckt werden. So gibt es Unternehmen, die das Drucken aus dem Email-Client untersagen. Auch bei PDF-Dokumenten lässt sich die Druckfunktion bei Bedarf deaktivieren. Die Restriktionen der Druckfunktionen sind aber immer auf Arbeitseffizienz zu überprüfen. Wenn den Mitarbeitern mangels Druckfunktion die Arbeit deutlich erschwert wird, verpufft der Spareffekt.

Mehr zum Thema Druckkosten erfahren Sie auf der DOMK 09 – der Deutschen Output Management Konferenz. Die Veranstaltung unter dem Motto „Output Management – Kosten senken – Effizienz steigern“ findet am 22. September 2009 in München statt und richtet sich besonders an Einkäufer und IT-Entscheider. Sparen Sie 40 Prozent der Ticketkosten mit dem C.ebra-Ticket-Aktionscode DOMK09-25T-C. Geben Sie den Aktionscode unter www.domk2009.de unter Tickets ein.

Weitere Informationen zur DOMK 09

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