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Sicherheit von Postsendungen gewährleisten

Paketbomben aus Griechenland und dem Jemen haben die verschärfte Bedrohungslage in Deutschland ins Bewusstsein gerückt und zu Verunsicherung geführt, was die Postsicherheit betrifft. Öffentliche Einrichtungen und Unternehmen fragen sich nun, wie sie ihre Mitarbeiter schützen können ohne auf verbesserte Schutzmaßnahmen der Postdienstleister warten zu müssen.

Bereits heute stehen zahlreiche technologische Lösungen zur Verfügung, mit denen Poststellenleiter oder Sicherheitschefs Bedrohungen über den Postweg abwehren können. Pitney Bowes, ein Technologieführer im Bereich der physischen und elektronischen Dokumenten- und Postbearbeitung, hat vier grundsätzliche Fragen zusammengestellt, die bei der Analyse der Anforderungen und bei der Entwicklung einer wirksamen sowie finanziell vertretbaren Sicherheitsstrategie eine Orientierungshilfe bieten. Poststellenleiter sollten sich fragen:

1. Wann wurde das letzte Mal eine Prüfung der Poststellensicherheit durchgeführt und zu welchen Erkenntnissen sind wir dabei gelangt?

2. Wann haben wir unsere Mitarbeiter das letzte Mal in der Erkennung verdächtiger Postsendungen und in Notfallmaßnahmen geschult?

3. Inwieweit deckt unser Notfallplan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs auch unsere Poststelle ab? Was passiert, wenn die Poststelle oder sogar das gesamte Gebäude über mehrere Tage hinweg geschlossen werden muss?

4. Wie können wir die Sicherheit und Einsatzbereitschaft unserer Poststelle gewährleisten?

„Die Analyse der lokalen Risikofaktoren sowie der Anforderungen an die Postbearbeitungs- und Prüfverfahren erfordert eine zielgerichtete Zusammenarbeit der Sicherheits-, administrativen und operativen Abteilungen“, so Jürgen Marr, Geschäftsführer von Pitney Bowes Management Services (PBMS) Deutschland, der Outsourcing-Division von Pitney Bowes. „Nur wenn alle drei Funktionsbereiche kooperieren, kann ein Unternehmen eine Abwehrstrategie gegen die Bedrohung der Postsicherheit entwickeln, die das Unternehmen wirksam schützt.“

Höhere Postsicherheit durch Outsourcing

Eine Entwicklung, die bereits in vielen Unternehmen nicht nur das Risiko, sondern auch den Administrationsaufwand und den Platzbedarf für die Postbearbeitung verringert hat, ist die Auslagerung der Poststelle an externe Dienstleister. Der Outsourcing-Dienstleister Pitney Bowes berät Unternehmen beispielsweise bei der Identifikation von Risiken und erarbeitet passende Lösungen für verschiedene Bedrohungsszenarien. Zudem bietet Pitney Bowes Sicherheits-Checks für eingehende Post an, wobei das Unternehmen die besten verfügbaren Prüf- und Verarbeitungstechnologien nutzt und speziell geschultes Personal einsetzt. Die Sicherheitschecks umfassen unter anderem Röntgenuntersuchungen, Anthraxtests, die Suche nach Sprengstoffen mithilfe von Sprengstoffhunden oder das Öffnen von Postsendungen in einer kontrollierten Umgebung mit Quarantänemöglichkeit. Darüber hinaus bietet eine Auslagerung der Poststelle nicht nur den Vorteil einer räumlichen Trennung zum eigentlichen Empfänger, sondern auch die Möglichkeit, Prüfverfahren mit wachsender oder rückläufiger Bedrohungssituation zu intensivieren oder zu reduzieren.

www.pitneybowes.de

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