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Defizite im Bereich Dokumentensicherheit

Eine neue Studie von Ricoh Europe zeigt, dass Unternehmen in ganz Europa ihre vertraulichen Informationen und Dokumente unabsichtlich gefährden. Kern des Problems: Den Unternehmen fehlt eine zentrale Strategie für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement.

Insgesamt zeigen die Ergebnisse, dass europäische Unternehmen mehr tun könnten, um vertrauliche Informationen und Dokumente zu schützen und das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zu optimieren. Erwartungsgemäß ist die Einsicht bei den meisten Führungskräften groß. Dokumentensicherheit ist unerlässlich. Rund die Hälfte der Gesprächspartner macht sich Gedanken wegen des Schutzes digitaler und gedruckter Informationen. Doch trotz dieses Bewusstseins führen die wenigsten schützende Richtlinien ein.

Unternehmen aus dem Finanzbereich verfügen im Vergleich am seltensten über Richtlinien zur Beschränkung des Druckens von Kundeninformationen laut dieser Studie. Nur 46 Prozent der Befragten aus dem Bereich bestätigten, dass es in ihren Unternehmen solche offiziellen Richtlinien gibt. Mit Blick auf eine vollständig umgesetzte Strategie zur Dokumentensicherheit, zeigt sich, dass nur 33 Prozent der befragten Organisationen im öffentlichen Sektor über eine umfassende Sicherheitslösung rund um das digitale und gedruckte Dokument verfügen. Im Dienstleistungsbereich bestätigten 43 Prozent der Befragten, dass in ihrem Unternehmen eine solche Strategie vorhanden sei. Der Bereich Telekommunikation/Versorgung/Medien erreicht hier 48 Prozent. Ein Grund für die mangelnden Sicherheitsmaßnahmen sei oft ein dezentral organisiertes Druck- und Dokumentenmanagement, bei dem es keine klaren und zentralen Zuständigkeiten gibt. In vielen Fällen sind mehrere Personen für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zuständig oder die Verantwortung liegt bei einzelnen Abteilungsleitern oder Mitarbeitern. Ein erhöhter Arbeitsaufwand und Ineffizienz sind Folgen eines solchen dezentralen Ansatzes, was sich auch auf Produktivität und Nachhaltigkeit auswirkt.

Der „Ricoh Document Governance Index“ wurde von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut ermittelt. 311 Führungskräfte (C-Level oder vergleichbar) wurden europaweit interviewt. Sie arbeiten in mittleren und großen Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien.

www.ricoh.de

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