Verträge mit Circle Unlimited managen
- 26.02.2015
- Praxis
Das Universitätsklinikum Frankfurt liefert medizinische Versorgung in 32 Fachkliniken und klinisch theoretischen Instituten und betreibt zusammen mit dem Fachbereich Medizin zwanzig Forschungsinstitute. Mehr als 4000 Mitarbeiter, darunter Ärzte, Pflegekräfte und weitere Berufsgruppen, beschäftigt das Klinikum am Standort in Frankfurt am Main. Die Anwender können nun mit dem neuen Vertragsmanagement Verträge zentral erfassen und bearbeiten sowie zugehörige Dokumente revisionssicher ablegen. Ein integriertes Termin- und Fristenmanagement mit automatischer Erinnerungsfunktion unterstützt beim Einhalten sämtlicher Termine und Fristen. Bisher hatte das Klinikum die Verträge manuell in einer selbst erstellten Access-Datenbank erfasst und verwaltet. Die jetzt mit „cuContract“ automatisierten Arbeitsabläufe reduzieren damit auch die Fehleranfälligkeit und den Papierverbrauch. Circle Unlimited AG ist seit mehr als zehn Jahren Softwareanbieter für Dokumentenmanagement (ECM), Vertragsmanagement und Lizenzmanagement. Für den Einkauf des Uniklinikums hat Circle Unlimited auch die Anbindung von „cuContract“ an SAP Materialwirtschaft (MM) realisiert. Die Anwender sehen so bereits in SAP MM, einem Materialwirtschaftsprogramm, welcher Vertrag aus „cuContract“ zur jeweiligen Bestellung gehört. Geplant ist, in diesem Vertragsmanagementsystem alle Verträge aus den Abteilungen Einkauf und RÖP zu erfassen wie Drittmittel-, Dienstleistungs-, Miet- und Leasing- oder Versicherungsverträge.
Zentrale Ablage und Archivierung
Durch die zentrale Ablage aller Vertragsdokumente haben die Anwender gleichzeitig Zugriff auf ein und dieselbe aktuelle Version eines Dokuments. Dazu hat Circle Unlimited das bestehende externe optische Archiv des Universitätsklinikums Frankfurt an die Software angebunden. Alle Dokumente, die die Benutzer nun scannen und in der Vertragsmanagementlösung erfassen, werden dort automatisch revisionssicher abgelegt. Papierbasierte Umläufe und Kopien beziehungsweise E-Mails mit der letzten Dokumentenversion sind Vergangenheit. Das in „cuContract“ integrierte Termin- und Fristenmanagement unterstützt das Universitätsklinikum dabei, sämtliche mit Verträgen verbundene Termine wie Kündigungsfristen, Wiedervorlagen oder Fälligkeiten zu überwachen und einzuhalten. Die Benutzer werden automatisch über eine Benachrichtigung in der To-Do-Liste erinnert. Das Klinikum hat so die Möglichkeit, auch wirtschaftliche Vorteile, die mit einer kontrollierten Fristenüberwachung verbunden sind, auszuschöpfen wie unter anderem Ersparnisse durch die Nutzung von Kündigungsfristen.
