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Was ist los auf dem Markt

Stephan Häuser, Leiter der Beschaffungsabteilung beim Hessischen Rundfunk,
besucht regelmäßig die Frankfurter Paperworld, um in puncto Bürobedarf,
Papier und Supplies auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Der Hessische Rundfunk (hr) ist Mitglied der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten in Deutschland, kurz ARD und das führende Medienunternehmen in Hessen. Der hr hat rund 1700 festangestellte und rund 800 freie Mitarbeiter. Zum hr gehören das hr-fernsehen, sechs Radiowellen, hr-online und hrtext, dazu die hr-Bigband und das hr-Sinfonieorchester. Der Hauptsitz ist in Frankfurt, daneben gibt es Studios in Kassel, Gießen, Darmstadt, Fulda, Wiesbaden und im Frankfurter Main Tower in 200 Meter Höhe. Das hr-fernsehen hat bundesweit täglich über 5 Millionen Zuschauer, die sechs Radiowellen werden jeden Tag von über 2 Millionen Hörern in Hessen gehört. Das Einkaufsvolumen des Hessischen Rundfunks liegt im Jahr bei 76 Millionen Euro. Die weit über 14 000 Bestellungen werden von einem fünfköpfigen Einkaufsteam bearbeitet.

Seit Dezember 2007 fungiert der hr wie ein öffentlicher Auftraggeber und muss nach dem EU-Vergaberecht europaweit ausschreiben. Unterstützt wird der Einkauf seit Anfang 2008 durch ein E-Procurement-Tool, über das theoretisch jeder Mitarbeiter seine Bestellungen tätigen kann. Integrierte Genehmigungs- und Freigabetools erleichtern die Abwicklung. Derzeit werden überwiegend die C-Artikel-Bestellungen wie Bürobedarf und technisches Verbrauchsmaterial über die elektronische Plattform abgewickelt, Ziel ist es aber, das gesamte Beschaffungswesen einzubeziehen. Dafür werden auch Freitexteingaben ermöglicht. Ziel der mit Wallmedien umgesetzten Plattform ist, ein Tool für alles zu haben. Nach beendeter Ausschreibung werden die relevanten Warengruppen der Händlerkataloge freigegeben und die Katalogdaten eingestellt. Vorteile für die Beschaffer sind die „absolute“ Transparenz des Bestellvorgangs wie Kosten, Warenverfügbarkeit, Lieferstatus etc. Die Hauptvorteile sieht hr-Beschaffungs-Chef Häuser in der Prozesskostenersparnis, bei Bestellungen vom Bleistift über die Kamera bis zum Sendewagen kein unerheblicher Aspekt. Die Problematik: Das Tool soll die Beschaffung vereinfachen, doch historisch gewachsene Einkaufsstrukturen beeinflussen diesen Prozess und müssen „gefühlvoll“ umgesetzt werden.

Einkauf von umweltfreundlichen Büroartikeln
Im Bürobereich spielt das Thema „Green Procurement“ seit langem eine wichtige Rolle beim Hessischen Rundfunk: So gilt als zentrale Vorgabe der generelle Einsatz von Recyclingpapier (z.B. für das zentrale Kopiercenter), als Alternative sind nur TCF-Papiere zugelassen. Auch im Bereich Toner und Bürobedarf allgemein achtet Häuser bei den Ausschreibungen auf umweltfreundliche Aspekte. Großer Wert wird auch darauf gelegt, die Mitarbeiter auf die „richtige Bahn“ zu lenken. Dabei ist es Häuser wichtig, den Herstellerangaben vertrauen zu können. In Kombination mit Produkt-Tests im eigenen Haus sei man so bislang immer „sehr gut gefahren“, kommentiert Häuser.
Auch im Bereich Büroeinrichtung wird Wert auf Sicherheits- und ökologische Vorgaben gelegt. Der Anspruch an das Equipment ist zum Beispiel eine hohe Flexibilität, denn bedingt durch viele innerbetriebliche Umzüge sind modulare, erweiterbare Systeme wichtig – und garantieren so einen langfristigen Einsatz der Möbel. Das Thema Einsparungen von Druckkosten durch ein Seitenpreiskonzept befindet sich derzeit in der Testphase: Die Außenstudios in Kassel und Wiesbaden sind auf „Pay-perpage“- Konzepte umgerüstet und dienen so quasi als Testcenter für das gesamte Unternehmen. Die neue „digitale“ Welt erfordert die Zusammenarbeit von IT und Einkauf, gerade bei hohen Druck-Volumina und den immer mehr in die Bürowelt einziehenden Multifunktionsgeräten sei das in Zukunft ein interessantes Thema.

Paperworld: Ungefilterter Gesamtüberblick
Der Hessische Rundfunk besucht die Messe Paperworld regelmäßig mit zwei Personen aus dem Einkauf. In den Segmenten Bürobedarf und EDV-Zubehör/Supplies habe die Paperworld in den letzten Jahren eine deutliche Aufwertung erhalten, weil die Hersteller sich „kompakter darstellen“ und der Einkauf hier die Möglichkeit habe, seinen gesamten Informationsbedarf abzudecken, so Stephan Häuser. Dabei stehen bei dem hr-Einkaufs-Chef nicht nur die Neuheiten im Fokus, sondern auch der intensive direkte Kontakt zu den Herstellern, beispielsweise, um individuelle Anfragen zu platzieren. Tinte und Toner sind neben Bürobedarf und Papier ein wesentlicher Aspekt, warum die hr- Einkaufsabteilung die Paperworld besucht. Denn auf der Messe kann direkt geklärt werden, welche Tests man vor dem Praxiseinsatz laufen lassen muss, um qualitative Ausschreibungsgrundlagen zu schaffen. Dasselbe gilt für den Bereich der Büropapiere. In puncto Papier interessieren Stephan Häuser insbesondere neue Recyclingpapiere und auch hier geht es darum, Testläufe mit den Herstellern abzusprechen. Überhaupt sucht Häuser selbst gerne den direkten Kontakt zu den Herstellern, um alle Infos und Änderungen sofort mitzubekommen und ungefiltert einen Gesamtüberblick zu erhalten. Wichtig findet Häuser zudem, dass die Paperworld den Messebesuch zum Beispiel durch Vorträge, wie sie auf dem BME-Einkäufertag stattfinden, aufwertet. „Die Kombination von Messebesuch und Teilnahme an einem Workshop sind beim heutigen Zeitmanagement ein wichtiger Faktor, den wir gerne nutzen“, kommentiert er. Des Weiteren spiele natürlich auch das Thema Networking eine wichtige Rolle. Auf der Paperworld treffe man Kollegen aus ganz Deutschland und könne die Messe so als Plattform für den Erfahrungsaustausch nutzen. Besonders im Bereich der umweltfreundlichen Beschaffung könne man so auf die Erfahrungen anderer zurückgreifen. Insgesamt sei die Paperworld eine Infobörse über das aktuelle Marktgeschehen – und gebe Antwort auf die wichtige Frage: Sind wir beim richtigen Partner oder gibt es aktuelle Entwicklungen, die unsere Mitarbeiter nutzen können?
www.hr-online.de

Nachgefragt

Welche Schwerpunkte sehen Sie für Ihren Messebesuch der Frankfurter Paperworld?

Christian Hellweg, Leiter Beschaffungsstelle DAAD, Bonn:
Schwerpunkt meines Messebesuches wird der Bereich Bürobedarf allgemein, Aktenvernichter und der Besuch beim Messestand unseres Papierlieferanten sein. Des Weiteren erhoffe ich mir wieder sehr interessante Vorträge analog 2009, „Einkauf der öffentlichen Hand“. Da wir den größten Teil unserer Büroartikel (circa 350 Artikel) nur aus dem Katalog oder dem Internet kennen, ist es sehr wichtig und hilfreich, sich gerade auf einer Messe wie der Paperworld einmal einen realistischen Überblick in Natura zu verschaffen. Natürlich sind auch Produktablösungen, Änderungen und Neuerungen ein weiterer Schwerpunkt. Das Thema umweltfreundliche Produkte ist sehr wichtig; einmal
für uns als Beschaffer und natürlich auch für unsere Verbraucher. Problematisch ist nur, die Wirtschaftlichkeit und die Kosten für unser Unternehmen im Rahmen zu halten. Umweltfreundliche Produkte sind meist teurer als herkömmliche. Es ist jedoch geplant, im Geschäftsjahr 2010 die Bereiche Markieren und Kleben auf umweltfreundliche Produkte umzustellen.

Hans Jürgen Eicke, Leiter Beschaffungsmanagement, Frankfurter Sparkasse, Frankfurt
Ja, der Einkauf der Frankfurter Sparkasse wird auch 2010 die Messe Paperworld besuchen. Da ein wesentlichen Anteil der Arbeit unserer Mitarbeiter im Bürobetrieb stattfindet, ist die Paperworld eine der wichtigsten Messen für uns. Vor allem, da wir aufgrund unserer Nachhaltigkeitsstrategie immer auf der Suche nach Alternativen zu unserem bestehenden Produktportfolie sind und uns deshalb von dieser Messe wesentliche Informationen erhoffen. Die Messe ist für uns nicht nur eine umfangreiche Produktschau, sondern der zentrale Ort für firmen- und produktübergreifende Informationen und Beratung.