Einsparungen durch Aktenauslagerung

Dadurch sparen sich Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld. Die Steuerung des „outgesourcten“, hochgesicherten Aktenlagers von Blitzarchiv erfolgt über das Internet. Von der Abholung der Akten, ihrer Einlagerung bis hin zur gesetzeskonformen Aktenvernichtung – alles wird über blitzarchiv.de abgewickelt.

„Die Anzahl der zu archivierenden Unterlagen bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern ist nicht zu unterschätzen. Selbst bei einem kleineren Steuerbüro kommen hier schnell rund 20 000 Dokumente pro Jahr zusammen, die in der Regel jeweils aus mehreren Seiten bestehen. Neben Rechnungen, Quittungen und sonstigen Belegen zählen dazu auch Kontoauszüge und Schriftverkehr“, beschreibt Benedikt Steinmetz, Geschäftsführer von Blitzarchiv, die Situation.

Die internetbasierte, integrierte Lösung von Blitzarchiv dient laut Steinmetz zum vereinfachten Handling der vielfältigen gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften rund um die Themen Aktenlagerung, Aktenarchivierung, Datensicherheit, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. „Ob ein Karton oder ein ganzer Container voller Aktenordner – unser Kunde kann mit wenigen Klicks komfortabel im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal unter www.blitzarchiv.de die taggenaue Abholung und Aufbewahrung steuern. Zudem regelt Blitzarchiv das komplette Handling zum Archivieren der Geschäftsakten und rund um den Datenschutz. Im automatischen Hochlager sind die Akten unter Beachtung aller relevanten Datenschutzbestimmungen anonymisiert verwahrt. Auch eine erneute Einsicht in die Akten vor Ende der Einlagerungszeit ist jederzeit möglich. „Die Akten sind zudem komplett versichert – auch und gerade für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ein nicht unerheblicher Aspekt“, fügt Steinmetz hinzu.

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