Prozesskosten senken

Im Browser können rund 130 Mitarbeiter des Automobilzulieferers und Maschinenbauers Artikel von A wie Aktenordner bis Z wie Zollstock anfordern. Je nach konfigurierter Wertgrenze startet ein Workflow, und der zuständige Vorgesetzte gibt die Anforderung frei. Nach der Freigabe geht die Bestellung mit einer eindeutigen ERP-Bestellnummer direkt an den Lieferanten. „Selbst Werkzeuge wie Fräser und Wendeschneidplatten beschaffen unsere Mitarbeiter über das System“, sagt Nadja Frey, die Verantwortliche im Einkauf der Allgaier-Group. „Gängige Werkzeuge, Hilfs- und Betriebsstoffe, zum Beispiel Schmierstoffe und Schraubendreher, rufen die Mitarbeiter über dasselbe System direkt aus dem Lager ab.“ Die E-Procurement-Lösung basiert auf Plenus Business Procure Desktop, einer Desktop-Purchasing-Lösung für C-Teile. Insgesamt bestellt der Mittelständler rund 17 000 Artikel pro Jahr über das System.

Schlanker Einkauf

In erster Linie entlastet die E-Procurement-Lösung den Einkauf von alltäglichen Vorgängen. Die Mitarbeiter fordern die Artikel selbst an, und das System bestellt automatisch. „Zuvor musste sich der Einkauf um jede Anforderung kümmern“, sagt Nadja Frey. „Mit Plenus sinken die Prozesskosten, und wir haben mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben, zum Beispiel Lieferantenbewertung und -auswahl oder Preis- und Rahmenverhandlungen.“ Ins System sind acht Kataloge von Lieferanten eingepflegt. Niemand muss mehr Papierkataloge wälzen oder langwierig im Internet recherchieren. Die Mitarbeiter haben alle Artikel und ihre letzten Bestellungen elektronisch verfügbar. Zudem können sie den Status der Bestellungen abrufen. Bevor der Einkauf der Allgaier-Group einen Katalog in das Plenus System importiert, vereinbart er die Konditionen mit dem Lieferanten.

In der Regel verhandelt der Einkauf jährlich, sodass für Monate stabile Konditionen bestehen. Manchmal geht es um Rabatte für den gesamten Katalog oder nur um bestimmte Sparten und Artikel. Viele Artikel sind in mehreren Lieferantenkatalogen enthalten. Auf diese Weise lassen sich Angebote vergleichen. In jedem Fall bestellen die Mitarbeiter nur noch zu verhandelten Konditionen bei freigegebenen Lieferanten. „Wilder Einkauf gehört der Vergangenheit an“, sagt Nadja Frey. „Dies führt zu reduzierten Einstandspreisen.“

www.plenus-it.de