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Mosaik-Verbund setzt auf TradeCore SRM

Der Mosaik-Unternehmensverband setzt seit Januar 2010 die Beschaffungslösung „TradeCore SRM“ von Onventis ein. 50 Mitarbeiter an über 40 Standorten der gemeinnützigen Einrichtung ordern sämtliche C-Teile über das Tool.

Mosaik-Einkaufsleiter Stephan Görn sieht noch weitere Einsparpotenziale.
Mosaik-Einkaufsleiter Stephan Görn sieht noch weitere Einsparpotenziale.

Die Unternehmensleitung erwartet, dass sich durch den Einsatz der Software Einsparungen von über 30 000 Euro im Jahr ergeben. „Mit einem Einkaufsvolumen von 350 000 Euro im Jahr war für uns eine Umsatzgröße erreicht, die deutliche Einspareffekte versprach“, so Stephan Görn, Einkaufsleiter beim Mosaik Unternehmensverband. 2008 beauftragte daher die Unternehmensleitung der gemeinnützigen Gruppe Görn damit, den Einkauf zu optimieren. Der diplomierte Sozialwirt (FH) sah in der Implementierung einer Beschaffungslösung die große Chance für Mosaik, sofort und mit minimalem Aufwand für die User den Bedarf über alle Standorte hinweg zu bündeln und damit bessere Preise mit den Lieferanten aushandeln zu können.

Nach einem mehrmonatigen Auswahlverfahren entschieden sich die Verantwortlichen dann für die Onventis-Lösung. Und das aus zwei Gründen: „TradeCore SRM“ punktete durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Und da die Software nicht inhouse installiert werden muss, entfielen die sonst üblichen Investitionen in Hard- und Software. Die Bestellauslöser benötigen lediglich einen PC und können dann via Internet auf die Lösung zugreifen. „Dass wir mit dem Onventis-Tool hohe Anfangsinvestitionen vermeiden, war für uns ausgesprochen wichtig“, so Görn.

Beschaffungssoftware entlastet Mitarbeiter

Mosaik erwartet Einsparungen von bis zu 35 000 Euro im Jahr.
Mosaik erwartet Einsparungen von bis zu 35 000 Euro im Jahr.

Angebunden sind derzeit fünf Kataloge, die den Bedarf der Unternehmensgruppe an sämtlichen Büro-, Bastel-, Arbeitsschutz- und Hygienematerialien abdecken. Damit die 50 Bestellanforderer jedoch nicht wie gewohnt zum Telefonhörer greifen und beim „alten“ Lieferanten ordern, tourte Görn in der Einführungsphase der Software von Standort zu Standort und demonstrierte die neue Lösung und erklärte, welche Einsparungen möglich sind. „Als gemeinnützige Organisation haben wir eine ganz eigene Unternehmenskultur. Wir wollen überzeugen und nicht aufzwingen“, so Görn. Neben den klaren finanziellen Vorteilen für die gemeinnützige Einrichtung sprach für die Lösung, dass die Software sehr einfach zu bedienen ist und die Mitarbeiter entlastet. Ganz wichtig für die Akzeptanz der Mitarbeiter war dabei, dass die Software den Handlungsspielraum und die Autonomie der Bedarfsanforderer vor Ort stärkt. Da vom zentralen Controlling der gemeinnützigen Gruppe für jede Kostenstelle und jeden Standort Budgethöhen hinterlegt wurden, können die autorisierten Mitarbeiter innerhalb dieses Rahmens frei entscheiden, was sie in welchem der angebundenen Kataloge bestellen. Die für jedes Quartal hinterlegten Budgethöhen geben ihnen dabei die gewünschte Sicherheit, dass sie diese nicht überschreiten. Denn sollte es zu Mehrbestellungen kommen, dann laufen diese zunächst im Einkauf auf und müssen von Stephan Görn bewilligt werden. Neben dieser Rechteregelung, die in der Software hinterlegt wird, entlastet die Mitarbeiter zudem, dass sie bei höherwertigen Gütern nicht mehr recherchieren müssen, welcher Anbieter der günstigste ist. „Wir stellen durch unsere Rahmenverträge sicher, dass wir in unseren Katalogen sehr gute Preise haben“, so Görn.

Kostenkontrolle im Einkauf erhöht Attraktivität

Die Verträge mit den Lieferanten, deren Kataloge an das Beschaffungstool angebunden wurden, wurden vor der Einführungsphase der Software verhandelt. Aufgrund der deutlichen Bündelungseffekte liegen sie 10 bis 15 Prozent unter denen, die Mosaik in der Vergangenheit zahlen musste. „Wir sind sicher, dass wir, verglichen mit dem Zeitraum vor der Einführung, bei gleichem Bestellvolumen Einsparungen von 30 000 bis 35 000 Euro im Jahr erzielen werden“, freut sich Görn. Aufgrund der hohen Akzeptanz und des enormen Einsparpotenzials plant der Unternehmensverbund Mosaik ab Mitte des Jahres auch seine produktionsrelevanten Güter über die Software zu bestellen.

Das eingesparte Geld wird für den Kauf eines behindertengerechten Busses genutzt.
Das eingesparte Geld wird für den Kauf eines behindertengerechten Busses genutzt.

Das in 2010 eingesparte Geld soll genutzt werden, um einen neuen Bus für die Beförderung der behinderten Mitarbeiter zu kaufen. Als gemeinnützige Einrichtung wird Mosaik auch in Zukunft das im Einkauf eingesparte Geld für die Ausstattung der Arbeitsplätze oder die Verbesserung der Lebensbedingungen für die betreuten Menschen ausgeben. Das Thema Einkauf hat laut Görn die gemeinnützigen Einrichtungen erreicht. „Ich bin sicher, dass bald alle größeren caritativen Unternehmen die Einsparpotenziale im Einkauf durch entsprechende Softwaretools heben werden. Denn so können sie ihre Wirtschaftlichkeit und damit letztlich ihre Attraktivität stärken,“ so der Einkaufsleiter.

www.mosaik-berlin.de

www.onventis.de

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