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Frankenstein lobt die Sachsen

Alleskönner sind gefragt

Ausgabe Januar 1|2010

Von den Mitarbeitern in den öffentlichen Vergabestellen werden nicht selten wahre Wunderdinge erwartet: Das Spektrum reicht oft vom Toilettenpapier-Einkauf bis hin zur Datensicherheit, weiß Siegfried Frankenstein aus eigener „leidvoller“ Erfahrung.

Da es sich hier oftmals um sogenannte „Kompletteinkäufer“ handelt, müssen sie in alleiniger Verantwortung alles beschaffen, was in der Behörde benötigt wird. Beispielhaft reicht die Palette dann vom Bürobedarf, Büromobiliar, Toilettenpapier bis zum hochwertigen technischen Gerät.

Dazu muss man aber wissen, dass es sich trotz dieses schon enormen und schwierigen Beschaffungsspektrums in der Regel nur um einen Teilbereich handelt, der von den Vergabestellen abgedeckt werden muss. Weiterhin sind fast immer noch weitere Aufgaben angegliedert, zum Beispiel Betreuung der Liegenschaften, Datenschutz, Hausordnung, Haussicherheit, Poststelle, Arbeitsschutz oder Hausmeisterei. Es ist vorstellbar, dass in diesen Büros das Telefon dann nicht selten klingelt. Wenn dann auch noch eine Ausschreibung vorzubereiten ist, wird es ganz eng. Denn wohl in keinem Rechtsgebiet hat es in letzter Zeit so vielfältige und zu beachtende Änderungen gegeben wie im Vergaberecht. Außerdem gewinnen die Entscheidungen der nachprüfenden Stellen (Vergabekammern, Vergabesenate) zu Vergabeverfahren immer mehr an Bedeutung. Und dann besteht auch noch die Gefahr, dass man sich bei einer europaweiten Ausschreibung auch schon mal vor Gericht wiederfinden kann. Keine guten Aussichten.

Einkäuferschulungen sind zwingend erforderlich

Hier nun eine rechtssichere und produktneutrale Ausschreibung abzuliefern, die keinen Bieter diskriminiert, ist selbst für langjährige, gestandene Beschaffer kein Traumjob. Da kann man auch ganz schön ins Schwitzen kommen. Jetzt sind Alleskönner gefragt. Schön und geradezu ideal wäre es nun, wenn die Mitarbeiter in den Vergabestellen über solide Kenntnisse und Erfahrungen als Jurist, Chemiker, Betriebswirt, Umweltexperte, Ergonomie- oder Einrichtungsberater verfügen würden.

Diese Vorbildungen findet man aber sehr selten oder besser gesagt gar nicht! Entsprechende Schulungen für die Einkäufer sind deshalb nicht nur notwendig, sondern zwingend erforderlich. Das Beschaffungsvolumen im öffentlichen Bereich beträgt ja Milliarden Euro, und mit Steuergeldern muss man pfleglich umgehen. Unter dem Motto: Transparentes verwaltungsmäßiges Handeln und Wirtschaftlichkeit sollten Trumpf sein.

Den Mitarbeitern in den Vergabestellen fehlt es aber nicht selten an der notwendigen und erforderlichen Unterstützung in der eigenen Behörde. Es ist leider festzustellen, dass die Tätigkeit und die Leistung der Vergabestelle selbst von den Vorgesetzten oftmals nicht richtig eingeschätzt wird. Bemerkt wird dieser Bereich erst dann, wenn etwas fehlt oder nicht funktioniert. Es ist daher schon sehr verwunderlich, dass es bei dem immensen Beschaffungsvolumen der öffentlichen Hand keinen speziellen Ausbildungsgang und Unterstützung für Mitarbeiter in den Vergabestellen gibt. Alleskönner findet man eben nur sehr selten.

„Sächsische Vergabeordnung“ ist Vorbild

In diesem Zusammenhang ist eine Regelung in der Sächsischen Vergabedurchführungsverordnung nicht nur äußerst löblich, sondern auch sehr zielführend. Demnach hat der Dienstherr oder Arbeitgeber der für die Vergabe öffentlicher Aufträge Verantwortlichen sicherzustellen, dass ausreichend qualifiziertes

Personal vorhanden ist und durch regelmäßige Qualifizierungs- und Fortbildungsmaßnahmen dieser Standard auch für die Zukunft gesichert wird. Eine Regelung, die auch andere Stellen zwingend übernehmen müssten, aber da ist vielfach Fehlanzeige zu vermelden.

Aktuell ist festzustellen, dass viele öffentliche Auftraggeber – und es gibt in Deutschland ja immerhin 30 000 Vergabestellen – diesen Bereich sträflich vernachlässigen. Vergaberechtliche „in-house-Seminare“ finden nicht statt, der Besuch von externen Schulungsmaßnahmen wird aus Kostengründen abgelehnt (vielleicht wären dadurch aber nicht unerhebliche Haushaltsmittel einzusparen), die Beschaffung von guten Kommentaren wird ebenfalls aus Kostengründen nicht genehmigt, Vergabehandbücher stehen nicht zur Verfügung oder, was noch schlimmer ist, sie sind nicht aktuell. Was kann der „im Regen stehende Beschaffer“ bei anstehenden Ausschreibungen nun tun? Natürlich kann er sich an den alten Beschaffungsvorgängen orientieren: Die bedeuten dann aber auch immer ein Risiko, da sich das Vergaberecht rasant ändert. Fehler sind da schon vorprogrammiert. Es gibt Vergabestellen, die immer noch die rechtsverbindliche Unterschrift fordern, obwohl dieses seit 10 Jahren (!) nicht mehr notwendig ist.

Als Initiator des Vergabeverfahrens trägt der öffentliche Auftraggeber jedoch die Verantwortung für die Erstellung der Leistungsbeschreibung. Wenn die Vergabestelle nicht in der Lage sein sollte, die Leistungsbeschreibung selbst anzufertigen – weil ihr zum Beispiel die erforderliche Fachkunde fehlt (woher soll sie denn auch kommen) – muss sie einen fachkundigen Dritten (Sachverständigen) mit der Erstellung beauftragen. Erst dann darf sie die Vergabe in die Wege leiten. Welche Kosten hierfür entstehen, muss natürlich im Vorfeld geklärt werden.

Also: Nur Mut, denn eine fehlerhafte Ausschreibung kostet nicht nur viel Geld, sondern bringt auch viel Ärger! Imagefördernd für die Behörde wäre das sicherlich auch nicht.

www.siegfriedfrankenstein.de

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