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Jürgen Kurz: „Freier Schreibtisch, freier Kopf“

Aufräumen gegen die Krise

Ausgabe November 6|2009

Ein Drittel der Arbeitszeit in deutschen Unternehmen wird Untersuchungen zufolge
mit unproduktiven Arbeiten verschwendet. Der „Effizienz-Experte“ Jürgen Kurz zeigt in Seminaren und Schulungen, wie Büro-Chaos vermieden werden kann.

Auf dem Schreibtisch und im Büro endlich einmal Platz zu machen, bedeutet mehr, als nur den überquellenden Papierkorb zur Seite zu schieben. Es hilft vielmehr auch, den Kopf wieder frei zu bekommen für die wesentliche Dinge bei der Arbeit. Kreativität, neue Ideen, Innovationen bleiben sonst unnötig auf der Strecke. Ein Problem für Unternehmen – ganz besonders während einer Wirtschaftskrise.
Die Botschaft „freier Schreibtisch, freier Kopf“ vermittelt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Tempus-Consulting ebenso gerne wie eindringlich. Seine Zuhörer bei den Seminaren – Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Freiberufler, Berater, Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder Journalisten wie der Schreiber dieser Zeilen – versprechen sich mehr Ordnung und mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

„Mehr Ordnung und weniger Stress – das wünschen sich doch eigentlich alle“, erklärt Jürgen Kurz, der in seinen Tagesseminaren vermittelt, wie dieses Ziel für den Einzelnen und sein Unternehmen erreicht werden kann. „Mein Konzept ‚Für immer aufgeräumt’ macht fitte Firmen noch fitter“, verspricht  der Fachmann aus Giengen an der Brenz. „Man fängt zuerst am eigenen Schreibtisch mit dem Aufräumen an und arbeitet sich weiter hoch bis zu den Firmenzielen. Denn auch bei denen ist manchmal eine Aufräumaktion nötig.“

Bei aller Einsicht und allem Interesse: Spätestens bei der Aussage, 20 Prozent mehr Effizienz durch seine Methode zu erzielen, überwiegt bei vielen Seminarteilnehmern erst einmal Skepsis. „Ich will niemandem etwas überstülpen oder ihm sagen, was er auf seinem Schreibtisch behalten darf und was nicht“, beruhigt Kurz gleich zu Anfang. „Stellen Sie sich meine Tipps vor wie ein Buffett. Aus dem dürfen Sie alles auswählen, was Sie gut finden. Den Rest lassen Sie liegen. Denn gut ist, was Ihnen guttut.“ Humorvoll und leicht ironisch sensibilisiert Kurz für versteckte Raum- und Zeitfresser, wie Post-its am Monitor oder kunstvoll übereinander drapierte Ablageschalen – alle beschriftet mit „wichtig“, „später“ und „muss noch bearbeitet werden“. Viele seiner Tipps wirken auf den ersten Blick trivial, häufig schmunzeln die Zuhörer, weil sie sich und ihre Marotten wiedererkennen, sich ertappt fühlen.

Ob spektakuläre Aufräumaktionen als Auftakt, das Aufstellen verbindlicher Spielregeln für die Abteilungen über die permanente Perfektionierung der Arbeitsprozesse – vom einheitlichen Beschriften der Ordnerrücken bis hin zu festen, markierten Plätzen für Locher und Tacker gibt es zahlreiche Anregungen. Ob diese im Einzelfall sinnvoll sind, muss jeder für sich selbst entscheiden. Durch viele solcher Kleinigkeiten will Kurz die verborgenen Zeitreserven in den Unternehmen wieder nutzbar machen. „Es gibt immer Verbesserungspotenzial“, so Jürgen Kurz. „Machen Sie viele kleine Schritte. Die aber nachhaltig, dann bringen sie auch langfristig etwas.“
Doch so einfach und nachvollziehbar die ganzen Tipps auch sind: Nach einer Aufräumaktion den Schreibtisch angesichts der täglichen Post- und E-Mail-Flut dauerhaft frei und aufgeräumt zu halten, erweist sich als gar nicht so einfach (besonders nicht für Redakteure!). Zum Glück hat Jürgen Kurz zu Beginn seines Seminars auch so etwas wie eine Entschuldigung für den periodisch auftretenden Mangel an Willensstärke geliefert: Der Mensch sei nun einmal ein Jäger und Sammler und der Gedanke, etwas wegzuwerfen, bereite ihm einfach Unbehagen.

www.fuerimmeraufgeraeumt.de

Effizienzsteigerung ohne Sanierungsprogramme

Jörg Lindemann, der Geschäftsführer des Traditionsunternehmens W.F. Kaiser („Kaiser Backformen“) weiß, dass die Krise vor keinem Unternehmen Halt macht. Ständig müssen neue Ideen her, um weiter souverän am Markt agieren zu können. Doch woher sollen die neuen Ideen kommen, wenn die Mitarbeiter ausgelastet und teilweise auch blockiert sind, weil sie etwa permanent Aktenstapel umständlich nach wichtigen Infos durchforsten müssen. Um die grundsätzliche Situation zu verbessern, holte Lindemann kurzerhand Jürgen Kurz ins Unternehmen.

„Wenn ich zu meinen Mitarbeitern gegangen wäre und gebeten hätte, in ihrer Arbeitszeit einmal aufzuräumen, hätten die mich für verrückt erklärt“, meint Lindemann, „ich selbst hätte das nicht so ohne weiteres umsetzen können. Dafür war ich zu stark ins Alltagsgeschäft integriert und nicht objektiv genug.“ Dennoch standen seine Mitarbeiter der Aktion zunächst skeptisch gegenüber. Dabei fand sich bei praktisch jedem Mitarbeiter Optimierungsbedarf: „Ich selbst hatte in meinem Musterschrank so viele, teils überflüssige Musterbackformen, dass ich die Türen wirklich nur mit Müh‘ und Not zubekommen habe“, so Lindemann selbstkritisch, „doch das habe ich nie bewusst wahrgenommen. Es war halt Teil meines Berufsalltags. Erst Jürgen Kurz hat mir bewusst gemacht, was ich da eigentlich tagtäglich tue.“ Überflüssige Ablageschalen, Schreibunterlagen und EDV-Listen wurden kurzerhand in Gitterboxen im Vorhof entsorgt: „Wir haben 30 Gitterboxen Müll zusammenbekommen“, erinnert sich Lindemann. Für den Geschäftsführer überraschend, da die Abteilungen schon vor der Aufräumaktion sehr ordentlich wirkten. Die Aufräumaktion verbunden mit wenigen Änderungen bei einigen Arbeitsabläufen brachten im Fall Kaiser Backformen seinen Angaben zufolge unterm Strich rund 10 Prozent Zeitersparnis – ganz ohne teure Neuinvestitionen oder Sanierungsprogramme.

www.kaiser-backform.de

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