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Pitney Bowes-Frakiermaschinen im Einsatz

Sensibler Umgang mit Mandatenpost

Ausgabe November 6|2009

Sensible Mandantenpost

Eine manuelle Bearbeitung der Ausgangspost ist sehr zeitaufwändig. Die Kanzlei Prast & Kollegen setzt deshalb für ein optimales Beziehungsmanagement mit den Mandanten auf eine Frankiermaschine von Pitney Bowes.

Die im Jahr 1979 gegründete Kanzlei Theodor-J. Prast & Kollegen in Wesel bietet rechtliche, steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Betreuung aus einer Hand. Dabei legen die Mitarbeiter Wert auf einen intensiven Dialog mit den Mandanten und Geschäftspartnern sowie ein Höchstmaß an persönlicher Betreuung. Täglich fällt in der Kanzlei Prast & Kollegen ein großes Volumen von Ausgangspost an: Zwischen fünfzig und hundert Briefe und Schriftstücke müssen bearbeitet und versendet werden, wobei die Formate DIN lang, C4 und C5 überwiegen. „Da sich darunter auch immer Sendungen befinden, die sensible Informationen wie Steuerunterlagen und -bescheide beinhalten und die darüber hinaus auch eilig sind, sind wir auf zuverlässig funktionierende Arbeitsabläufe angewiesen“, erklärt die für die Postbearbeitung der Kanzlei zuständige Sekretärin Sabine Schmidt.

Die alte Frankiermaschine erwies sich aber im Laufe der Zeit als zu langsam für die Bewältigung des täglichen Bearbeitungsvolumens und wurde damit zu einem Unsicherheitsfaktor. Außerdem ließ sie im Bereich Benutzerfreundlichkeit zu wünschen übrig. Aufgrund einer umfassenden Beratung und eines überzeugenden Austauschangebots entschied man sich zum Kauf einer Frankiermaschine des Typs „DM100i-20“ von Pitney Bowes, die im August in Betrieb genommen wurde.

Flexibel und vielseitig

Die Frankiermaschine sorgt heute für eine zügige und zuverlässige Bearbeitung der Ausgangspost der Kanzlei. Mit einer Geschwindigkeit von 20 Briefen pro Minute werden die Mitarbeiter erheblich entlastet und können sich anderen Aufgaben widmen. Auch postalische Zusatzleistungen wie beispielsweise Einschreiben lassen sich ohne viel Zeitaufwand erledigen – durch das Aufdrucken eines Barcodes auf den Umschlag direkt in der Kanzlei. Der anfallende Portobetrag wird dabei automatisch von der Kostenstelle abgebucht. Die für die Abgabe bei der Deutschen Post AG relevanten Daten druckt die Maschine per Knopfdruck auf einen Frankierstreifen, den der Kunde einfach in das Einschreibeformular der Post kleben kann.
Zusätzlich bieten Frankiermaschinen der „DM100i“-Serie die Möglichkeit einer individuellen Anpassung: Steigt etwa das Postaufkommen, lässt sich unkompliziert die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöhen.

Auch die Wiegekapazität der integrierten Waage kann bei Bedarf aufgerüstet werden, von einem Kilogramm auf 2,5 oder fünf Kilogramm. Funktionen, die der Anwender aktuell nicht benötigt, lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt bequem per Softwaredownload auf die Maschine laden. Auch in der Posteingangsbearbeitung leistet die „DM100i“ wertvolle Dienste, da sie über einen Posteingangsstempel, der Datum und Uhrzeit angibt, verfügt. Die fortschrittliche Intelli-Link-Technologie erlaubt außerdem eine bequeme Aktualisierung der Portogebühren, Software-Updates und den Download von Logos und Werbedrucken über das integrierte Modem.

www.pitney-bowes.de

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