Print-Infrastrukturen unter der Lupe
- 18.09.2009
- Specials
Großer Optimierungsbedarf
In einem Bereich von Unternehmen gibt es besonders viel Einsparpotenzial: bei
der Print-Infrastruktur. Warum das so ist, erklärt Oliver Jendro, unabhängiger Berater und Veranstalter der Output-Management-Konferenz DOMK 09 in München.
Die Print-Infratsruktur eines Unternehmens umfasst eigentlich alle Bereiche, die mit Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen zu tun haben. Hier lassen sich Kostensenkungen von über 30 Prozent realisieren. Das wissen Großkonzerne wie Daimler oder VW längst: Die Automobilhersteller sind aufgrund des jahrelangen harten Konkurrenzkampfes im internationalen Markt zwangsweise Meister der Effizienz. Und nicht von ungefähr betreiben beide Unternehmen schon seit Jahren erfolgreich das sogenannte „Output-Management“. Darunter versteht man die Optimierung der Print-Infrastruktur für die Erfassung, Verarbeitung und den Druck von Dokumenten. Dazu gehört aber neben der Beschaffung von besseren und günstigeren Ein- und Ausgabegeräten auch die optimale Eingliederung der Geräte in Arbeitsprozesse.
Dabei muss man eine Grundvorraussetzung beachten: Ein modernes Multifunktionsgerät ist keine Büroausstattung – sondern eigentlich IT-Hardware. Dabei ist in vielen Unternehmen der Kauf von Druckern, Multifunktionsgeräten, Faxgeräten und Kopierern traditionell noch irgendwo im Verantwortungsbereich der Büroausstattung beheimatet. Doch aus dem Kopierer von damals ist inzwischen ein High-Tech-Multifunktionsgerät geworden, mit Netzwerk-Anbindung, der Rechenkraft eines PCs und bestückt mit zahlreichen Software-Features. Aufgrund der vielschichtigen Angebotspalette der Hersteller, dem Tarifdschungel der Händler und der Veränderung des Geräteklasse selbst sind Einkauf und der Betrieb von Druckgeräten allerdings sehr komplex geworden.
Klare Kompetenzverteilung
Erfolgreiches Output-Management setzt dementsprechend das Zusammenspiel von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen voraus, ebenso wie eine klare Kompetenzverteilung: Die heutigen Drucker, Faxe, Scanner und Multifunktionsgeräte (Kopierer) sind reinrassige IT-Geräte wie Computer und Server. Daher sollten sie auch von der IT-Abteilung betreut werden. Die IT-Abteilung ist dabei im Idealfall verantwortlich für die Erfassung des Bedarfs und die Planung der „Druckinfrastruktur“. Der Einkauf hingegen kümmert sich um die Preisverhandlungen. Dazu gehört immer eine Ausschreibung, da die Unterschiede zwischen den Anbietern häufig immens sind. Die Angebote sollten von einer Arbeitsgruppe, bestückt mit Einkaufs- und IT-Spezialisten, gesichtet werden – und das beste Preis-/Leistungsverhältnis sollte den Zuschlag bekommen.
E-Mail und Internet zum Trotz steigt die Anzahl an papierbasierten Dokumenten im Unternehmen beständig an. Gleichzeitig wird von gesetzlicher Seite die Pflicht zur Protokollierung der Geschäftsvorgänge immer weiter verschärft. Unternehmen müssen also einerseits einer immer größeren Dokumentenflut Herr werden, anderseits das Archivieren und Protokollieren des Schriftverkehrs verstärken (was wiederum zu erhöhtem Dokumentenaufkommen führt). Das Archivieren von papierbasierten Dokumenten im Unternehmen lässt sich am besten über die Anbindung von Archivierungslösungen (Stichwort: Dokumenten-Management-Systeme, DMS) an Multifunktionsgeräte bewerkstelligen. Per Knopfdruck lassen sich Papierdokumente einscannen, automatisch verschlagworten, an verschiedene Empfänger verteilen und archivieren. Solche Möglichkeiten können aber nur genutzt werden, wenn das DMS und die Druck-Infrastruktur zueinander passen – das muss bei der Planung und beim Einkauf beachtet werden.
Eine Informationsquelle speziell für Einkäufer, IT-Manager und Geschäftsführer zu diesem komplexen Thema ist die Output-Management-Konferenz DOMK 09. Hier gibt es einen umfassenden Überblick über aktuelle Output-Management-Systeme. Die DOMK 09 findet am 22. Oktober im Zentrum für Druck und Medien in München-Ismaning statt. Mit Leuchtturmprojekten von Volkswagen, Giesecke & Devrient und Melitta sowie Vorträgen von Output- Management-Experten zum Druckverhalten und zur Drucker-Sicherheit bietet die Konferenz, bei der C.ebra als Medienpartner fungiert, einen hervorragenden Einstieg in das Thema.
