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Von der Motivation der Mitarbeiter

Frankenstein

Ausgabe Juni 4|2009

Bedeutet der Kauf von Markenprodukten beim Bürobedarf eine Verringerung des Beschaffungsaufwands? Diese Frage beleuchtete Siegfried Frankenstein, Fachreferent für Vergaberecht, in seinem spannenden Vortrag auf der diesjährigen OGC-Roadshow.

Er nimmt kein Blatt vor den Mund. Und es macht nicht nur Freude seinen Vorträgen zu lauschen, man nimmt auch viel mit aus seinen Referaten. Der Name Frankenstein ist schon fast ein Markenzeichen geworden für diskussionsträchtige Themen aus dem Umfeld der öffentlichen Vergabe. Frankensteins Ansatzpunkte sind die Optimierung der Tätigkeit der „Beschaffer“ in öffentlichen Verwaltungen, genauso wie die Schulung der Hersteller und Händler in puncto Ausschreibungen.

Derzeit sei die Personalsituation im Einkaufsbereich durch Stellenreduzierungen gekennzeichnet und somit sehr „dünn“ besetzt, auch und besonders im öffentlichen Bereich.
Hinzu käme, dass das Vergaberecht in letzter Zeit vielfältigen Änderungen unterliege, so würden die Entscheidungen von Vergabekammern und Vergabesenaten immer wichtiger. Parallel jedoch sei eine entsprechende Schulung der Einkäufer nur mangelhaft gewährleistet. Häufig sei die Beschaffung bei den meisten öffentlichen Vergabestellen nur eine Teilaufgabe, so Frankenstein. Gerne würden weitere Aufgaben „angegliedert“, wie die Liegenschaftsverwaltung, Hausordnung, Haussicherheit, Datenschutz, Poststelle, Fuhrpark oder Arbeitschutz.
Von der möglichen Freihändigen Vergabe oder der Beschränkten Ausschreibung würde zu wenig Gebrauch gemacht, meint der Experte. Aus Unsicherheit des Beschaffers, garantiert auf der sicheren Seite zu sein? Förmliche Verfahren sind durch das Vergaberecht erst ab bestimmten Betragsgrenzen zwingend vorgeschrieben. Offene Verfahren (europaweit ab 206 000 Euro vorgeschrieben) und Öffentliche Ausschreibungen (national bis 206 000 Euro) bedeuten für die Vergabestellen einen erheblichen und belastenden Verwaltungsaufwand. Auf Bieterseite seien hier die meisten Klagen über umfangreiche, kaum verständliche „Ausschreibungspakete“ zu vernehmen.

Wenn es dann doch zur Ausschreibung kommt

Das Kernstück jeder Ausschreibung ist die Leistungsbeschreibung, hier fällt somit auch der größte Aufwand an. In der Leistungsbeschreibung sind die Vorgaben eindeutig zu machen, um bei der späteren Wertung nicht „Äpfel mit Birnen“ vergleichen zu müssen.
Diese Vorgabe kann der Beschaffer in vielen Fällen nur mit einem nicht zu vertretenden Aufwand erfüllen. Hier sind Indus-trie und Handel gefragt, hilfreich zur Seite zu stehen und auch stichhaltige Argumente für eine spätere Beurteilung der Wirtschaftlichkeit einzelner Produkte (Vergleichbarkeit) zur Verfügung zu stellen. Das können zum Beispiel Produktbeschreibungen, Sicherheitsdatenblätter, Hinweise zur Produktqualität, aber auch Umweltzertifikate, Unterzeichnung des PBS-Ehrenkodex etc. sein. Trotzdem liege natürlich die alleinige Verantwortung im Vergabeverfahren bei der Vergabestelle.

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung ließe sich eine deutlich Minimierung des Aufwandes erzielen durch die Nennung von Markennamen, die eine „Richtschnur“ oder einen Standard vorgeben. Mit Markenprodukten könne am ehesten gewährleistet werden, dass von allen Bietern auch die gewünschte Qualität angeboten werde. In einem Ausschreibungsverfahren dürfen Markennamen aber nur ausnahmsweise und auch dann nur mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ genannt werden. Nennung von Markennamen sei zur Aufwandminimierung also durchaus erlaubt, zulässig und vergaberechtlich i.d.R. auch nicht zu beanstanden, resümiert Frankenstein. Leider trauen sich viele Vergabestellen nicht, von dieser Möglichkeit auch Gebrauch zu machen – und betreiben einen unverhältnismäßig hohen Aufwand für die Erstellung der Leistungsbeschreibung.

Kompletteinkäufer vom Handtuch­papier bis zum Multifunktionsgerät

Und ein weiterer Punkt spricht für die Marke. Bei vielen Mitarbeitern in den Vergabestellen bzw. des Einkaufs handelt es sich um so genannte „Kompletteinkäufer“, die wirklich alles einkaufen müssen, was benötigt wird. Das reicht vom Bürobedarf über das Handtuchpapier und den Schreibtisch bis zum hochwertigen technischen Gerät. Zur Begründung der Wirtschaftlichkeit sind Produkt- und Hintergrundinformationen äußerst notwendig. Denn selbst wenn ein Einkäufer Markenprodukte beschaffen möchte, so ist seine Entscheidung fast immer noch von weiteren Faktoren abhängig: vorgesetzte Stellen, Haushaltsbudget, Prüfungsämter, Technische Berater etc. Fachkundige und „starke“ Einkäufer könnten sich aber durchsetzen, meint Frankenstein. „Der Zuschlag ist auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend.“

Wie sieht die Praxis eines Einkäufers aus, der „günstigst“ eingekauft hat? Er muss viele Beschwerden einstecken, Imageverlust droht, die Arbeitsabläufe werden behindert. Die Beschaffung von so genannten „Billigprodukten“ könne also zu einer erheblichen Mehrbelastung für die Vergabestelle führen, meint Frankenstein. Denn oft entsprächen diese Produkte nicht den Anforderungen und erforderten eine erhebliche Nacharbeit durch die Vergabestellen. Markenprodukte bergen also weniger innerbetriebliches Konfliktpotenzial und sind zudem Ausdruck der Wertschätzung der Mitarbeiter.

Der Begriff „Betriebliches Humankapital“ umschreibt die große Bedeutung qualifizierter und motivierter Mitarbeiter für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Auch die Büroausstattung sollte daher zu den wichtigsten Leistungen eines Unternehmens für seine Mitarbeiter zählen, meint Frankenstein. Hierzu gehöre aber nicht nur der PC oder die Büromöbel, sondern auch die weitere Arbeitsplatzausstattung, nämlich das „normale Handwerkszeug“, sprich der Bürobedarf. Eine auf „Pfennigfuchserei“ basierende Arbeitsplatzausstattung mit ungenügenden Produkten spräche nicht für eine große Wertschätzung der Mitarbeiter. Und über die Motivation der Mitarbeiter, die sich täglich mit minderwertigen und nicht den Anforderungen entsprechenden Bürobedarfsartikeln herumärgern müssen, müsse wohl nichts gesondert gesagt werden, schließt Frankenstein.

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