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Freihändig geht auch!

Siegfried Frankenstein

Ausgabe Februar 2|2009

„Denkt man an öffentliche Aufträge, so hat man sofort zentimeterdicke
Ausschreibungspakete vor Augen, die nur lesbar scheinen, wenn man eine Verwaltungsausbildung absolviert hat.” So beschreibt unser Gastautor Siegfried Frankenstein die Praxis.

Es darf aber nicht davon ausgegangen werden, dass die Erarbeitung dieser Unterlagen den Sachbearbeitern in den Vergabestellen Freude macht. Auch sie haben manch schlaflose Nacht. Sind sie doch an das Vergaberecht gebunden, haben die vergaberechtlichen Vorgaben einzuhalten und unterliegen außerdem noch der
Aufsicht nachprüfender Stellen. Das sind dann alles keine leichten Tänze und somit nimmt der Papierkrieg seinen Lauf.
Schade nur, dass bei den Bietern oftmals nur lückenhafte vergaberechtliche Kenntnisse vorhanden sind oder aber gänzlich fehlen. Von einem funktionierenden Ausschreibungsmanagement kann bei vielen Unternehmen nicht gesprochen werden. Warum eigentlich nicht? Das attraktive Auftragsvolumen der Öffentlichen Hand liegt immerhin im hohen Milliardenbereich. Und nicht zu vergessen: Hier handelt es sich um zuverlässige und pünktliche Zahler. Nachteilig wirkt sich auch die fehlende Sorgfalt beim Ausfüllen der Ausschreibungsunterlagen aus.Die immens hohe formale Fehlerquote (cirka 50 Prozent) der Bewerber um öffentliche Aufträge bei förmlichen Ausschreibungen kann ich nur so erklären. Das heißt im Klartext: Jedes zweite (!) eingereichte Angebot ist schon formal falsch, darf nicht gewertet werden und landet im Papierkorb. Da war dann die Mühe des Bieters komplett umsonst, nein, vergebens. Die häufigsten Fehler, die mir in der Praxis untergekommen
sind:
• Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen
• Fehlen wesentlicher Preisangaben
• fehlende Unterschrift
• verspäteter und nicht ordnungsgemäßer Eingang der Unterlagen

Zuschlag für das wirtschaftlichste Angebot

Wenn dann der Bieter auch die Informationspflichten der Öffentlichen Hand und die hierfür vorgeschriebene Vorgehensweise nicht kennt, weiß er oftmals gar nicht, warum
er nicht zum Zuge gekommen ist. Nur mit der Auffassung „Mein Preis war wohl zu hoch” liegt der potenzielle Lieferant in vielen Fällen falsch. Denn der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend, der Zuschlag wird auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Aber Bangemachen gilt nicht. Wenn die Lieferanten sich nicht an förmlichen Ausschreibungsverfahren
beteiligen wollen, könnten sie es ja vielleicht auf einem anderenWege versuchen. Das Zauberwort heißt „freihändige Vergabe“. Also frisch ans Werk.

Nach einer Studie im Auftrag des Bundesministers fürWirtschaft und Technologie (März 2008) – untersucht wurden immerhin 207 000 Vergabefälle – ist nämlich die freihändige
Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb mit 64 Prozent das meistangewendete Verfahren in Deutschland. Bei der freihändigen Vergabe handelt es sich um eine Auftragserteilung
ohne förmliche Ausschreibung. Im Gegensatz zu der öffentlichen oder der beschränkten Ausschreibung wird es dem Auftraggeber beim freihändigen Verfahren selbst überlassen, wie er Verhandlungen (einschließlich Preisverhandlungen) im Hinblick auf den Abschluss eines Vertrages führt. Hierunter ist allerdings nicht zu verstehen, dass bei einer freihändigen Vergabe die Auftragserteilung nach „Gefühl undWellenschlag“ erfolgen kann. Auch hier sind die haushaltsrechtlichen Vorgaben, nämlich Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, zu beachten. Jedoch lediglich in einem formlosen
Verfahren.

Freihändige Vergabe I

Sie ist zulässig, wenn sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister – gegebenenfalls Landesminister – bis zu einembestimmten Höchstwert zugelassen
ist. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte „Bagatellegrenze“, welche in der Regel einen Höchstwert bis zu 25 000 Euro vorsieht. Dieses ist jedoch keine starre Obergrenze, sondern kann – je nach öffentlichemAuftraggeber – auch darunter oder darüber liegen.
In diesemZusammenhangmuss aber unbedingt darauf hingewiesen werden, dass die „Bagatellegrenze“ in den letzten Jahren drastisch angehoben wurde. Sie wurde zumTeil verfünffacht. Deutlich wird dies insbesondere daran, dass einzelne Auftrageber förmliche Vergabeverfahren in der Vergangenheit schon ab 2500 Euro (!) durchgeführt haben oder durchführen mussten. Aber selbst der Behördenapparat hat zwischenzeitlich erkannt, dass der diesbezügliche Verwaltungsaufwand in keinem Verhältnis mehr zu dem zu erzielenden Ergebnis steht.

Freihändige Vergabe II

Neben der generellen Zulässigkeit freihändiger Vergaben im Bagatellebereich gibt es bei den nationalen Beschaffungsverfahren (bis 206 000 Euro) noch weitere Ausnahmetatbestände, die im§ 3 Nr. 4 Buchstaben a) bis o) VOL abschließend
aufgeführt sind.
Freihändige Vergabe soll nur stattfinden (Beispiele):
• Wenn für die Leistung aus besonderen Gründen (zum Beispiel besondere Erfahrungen, Zuverlässigkeit oder Einrichtungen, bestimmte Ausführungsarten) nur ein Unternehmen
in Betracht kommt
•Wenn für die Leistung gewerbliche Schutzrechte bestehen
• Wenn bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung gefordert wird und von einer Ausschreibung kein wirtschaftlicheres Ergebnis zu erwarten ist.Die Nachbestellungen sollen dabei insgesamt 20 Prozent desWertes der ursprünglichen Leistung nicht überschreiten.
• Wenn die Leistung besonders dringlich ist
• Wenn die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können
• Wenn es sich um eine vorteilhafte Gelegenheit handelt Also ihr Bieter: keine Angst vor Amtsstuben!
Kontakt: siegfried.frankenstein@t-online.de

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Siegfried Frankenstein

Unser Gastautor Siegfried Frankenstein (Jahrgang 1948), Diplom-Verwaltungswirt, war
16 Jahre Leiter einer Zentralen Beschaffungsstelle. In dieser Zeit war er zuständig für die Einrichtung und Ausstattung von 9000 Arbeitplätzen. Frankenstein hat umfangreiche praktische Erfahrungen durch die eigenständige Durchführung und Wertung von über 300 nationalen und europaweiten Ausschreibungen.
Seit 15 Jahren ist er als Fachreferent für Vergaberecht mit dem Schwerpunkt „Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) tätig.

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