Outsourcen oder selber machen?
- 20.12.2011
- Specials
Die Vernichtung von sensiblen Daten und Unterlagen kann Inhouse erledigt oder auch an einen externen Dienstleister vergeben werden. Welche Argumente sprechen für eine Inhouse-Lösung? Wir fragten nach bei Experten aus der Industrie.
Datenschutz im Unternehmen ist immer aus zwei Perspektiven zu betrachten. Das ist erstens der Umgang mit digital vorgehaltenen personenbezogenen Daten und deren Schutz und zweitens der Umgang mit wichtigen oder gar geheimen Papierdokumenten. Immer wieder kommt es vor, dass geheime Unterlagen aus Unternehmen, Behörden oder der Politik in falsche Hände geraten – 2011 beispielsweise das Planungspapier von Obamas Australienreise, um nur ein Beispiel zu nennen. Für Wirtschaftskriminelle ist das ein gefundenes Fressen. Deshalb: Wichtige Unterlagen und Dokumente, die nicht archiviert werden müssen, müssen wirkungsvoll vernichtet und damit geshreddert werden. Hier stellt sich die Frage, einen externen Dienstleister einzusetzen oder auf eine Inhouse-Lösung, sprich eigene Aktenvernichter, zu setzen. Wir fragten einige der führenden Aktenvernichter-Hersteller nach den Argumenten, die für eine Inhouse-Lösung sprechen.
Hans-Ulrich Sontheimer, Verkaufsleiter Krug & Priester (Ideal/ EBA):
Maximale Datensicherheit mit den dazu gehörenden Kontrollen nach den Datenschutzgesetzen ist nur bei einer ganzheitlichen Inhouse-Lösung möglich. Zertifikate von Dienstleistern über eine datenschutzgerechte Entsorgung in der vorgegebenen Sicherheitsstufe entbinden den Auftraggeber nicht von der Haftung im Fall von Datenmissbrauch. Derjenige, der Daten erhebt, verarbeitet oder speichert, ist während des gesamten Lebenszyklus der Daten für deren Sicherheit verantwortlich. Unternehmen oder Behörden sind dazu verpflichtet, die fachgerechte Vernichtung ihrer Dokumente selbst zu überprüfen. Der Datenschutzbeauftragte oder ein anderer mit der Kontrollfunktion betrauter Mitarbeiter muss die Vernichtung persönlich bestätigen – egal ob vor Ort oder durch den zeitaufwändigen Besuch beim Papierverwerter. Für Verstöße gegen das Datenschutzgesetz können sogar Haftstrafen verhängt werden. In Unternehmen haftet die Geschäftsführung persönlich, egal ob Daten absichtlich oder versehentlich in falsche Hände geraten. Schadenersatzansprüche können empfindliche finanzielle Lücken reißen. Verstöße gegen die EU-Datenschutz-Richtlinien können mit Bußgeldern von bis zu 250 000 Euro oder mit Freiheitsstrafen geahndet werden. Outsourcen könnte also ganz erhebliche Risiken bedeuten.
Hajo Hoekstra, Director Sales und Marketing DACH bei Fellowes:
Meine Meinung dazu: Eigene Aktenvernichter bieten eine höhere Sicherheit. Warum? Das ist ganz einfach. Mit einer Inhouse-Lösung lässt sich sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente auch wirklich vernichtet sind. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter eher dazu ermutigt werden, tatsächlich alles zu shreddern, was vernichtet werden muss. Hier helfen beispielsweise Aktenvernichter, die direkt am Schreibtisch stehen. Der Spielaspekt darf hierbei auch nicht unterschätzt werden. Gleichzeitig ist es so für Mitarbeiter einfacher, die Datenschutzrichtlinien eines Unternehmens einzuhalten. Ein weiterer Pluspunkt sind die Ausgaben. Externe Dienstleister verursachen monatliche Kosten. Aktenvernichter hingegen lassen sich abschreiben, sind – wenn man auf Qualität setzt – für den langjährigen Einsatz geeignet und amortisieren sich so schnell. Eine Rechnung, die jeder für sich machen sollte.
Rudolf Meister, Leiter Vertrieb Datenschutz bei HSM:
Für die Inhouse-Vernichtung sprechen eine ganze Reihe von Gründen. Klarer Vorteil ist die absolute Sicherheit der Daten, da man die Vernichtung komplett selbst in der Hand hat. Die Zwischenlagerung der Daten am Arbeitsplatz entfällt, jeder kann die entsprechenden Unterlagen sofort direkt am Arbeitsplatz vernichten. Übervolle Sammelbehälter, auf denen nach Feierabend die Unterlagen abgelegt werden, stellen ebenfalls ein hohes Risiko dar, da jeder Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten hat. Bei externen Lösungen ist die Sicherheitsstufe oft nicht individuell wählbar, dabei haben die Abteilungen zum Teil sehr unterschiedliche Sicherheitsbedürfnisse, beispielsweise haben Unterlagen der Personal- und Entwicklungsabteilung ein sehr hohes Sicherheitsbedürfnis. Leider bekommen die Mitarbeiter von externen Dienstleistern oft nicht die notwendigen Schulungen zum richtigen Umgang mit sensiblen Daten und stellen deshalb ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko dar, da die Daten oft zuerst zwischengelagert werden und Unbefugten eine Zugriffsmöglichkeit geboten wird.
Andreas H. Meenen, Vertriebsleiter Dahle Bürotechnik:
Für eine Inhouse-Lösung spricht die wachsende Zahl an eher „haushaltsüblichen“ Datenträgern – auch im professionellen/gewerblichen Anwendungsbereich – die sich am schnellsten und sichersten direkt in den eigenen vier (Büro-)Wänden vernichten lassen. Hinzu kommt, dass sich die Anschaffung eines Aktenvernichters in der Regel sehr schnell amortisiert. Verantwortlich dafür ist zum einen die selbständige Entsorgung des Altpapiers und zum anderen die überaus lange Lebensdauer des Aktenvernichters. Diese wird unter anderem belegt durch die 35-jährige Garantie, die Dahle auf die Vollstahlwalzen seiner Aktenvernichter gewährt.
