Freiräume schaffen
- 20.07.2011
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Qualität, Termintreue und exzellenter Service sind Werte, die Familienunternehmen wie die Hans Humpenöder GmbH auszeichnen. Elektronisches Dokumentenmanagement schafft Freiräume, um diese Werte auch in schnelllebigen Zeiten zu bewahren.
Im Jahre 1902 als familiengeführtes Bauunternehmen gegründet, hat sich die Humpenöder GmbH zum Spezialisten von Produkten und Dienstleistungen rund um das Bauwesen entwickelt. Das Kerngeschäft der klassischen Bautätigkeit trägt heute nur noch zu 50 Prozent zum Umsatz bei. Gleichberechtigte Umsatzträger sind inzwischen der Handel über Fachmärkte mit Baustoffen, Frischbetonprodukten sowie Werkzeugen. Auch Beratungsleistungen gehören zum Repertoire des Schwabacher Unternehmens.
„Durch gezielte Beteiligungen haben wir unser Angebot im Laufe der Jahre kontinuierlich ausgebaut“, erläutert Mathias Humpenöder, der seit 2008 zur Geschäftsführung gehört. Aufgrund der unterschiedlichen Geschäftsfelder stiegen auch die Anforderungen an die kaufmännische Verwaltung. In 2010 beschäftigte das über drei Standorte verteilte Unternehmen 130 Mitarbeiter. Mathias Humpenöder legt ein Hauptaugenmerk darauf, Geschäftsprozesse mittels innovativer IT-Lösungen transparenter und effizienter zu gestalten. Besonders im Bereich der Eingangsbelege sah der Geschäftsführer das steigende Papiervolumen. „Der papierbasierte Dokumentenaustausch unserer Unternehmenszentrale mit den Außenstellen in Roth und Nennslingen verzögerte Prozesse wie die Rechnungsprüfung, so dass eine zeitnahe Verrechnung schwierig war. Zudem drohte unser Papierarchiv aus den Nähten zu platzen.“
Um die Mitarbeiter der kaufmännischen Verwaltung zu entlasten und Bearbeitungszeiten sowie Papierablage zu reduzieren, fiel die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Zu diesem Zeitpunkt trafen monatlich etwa 2000 Eingangsrechnungen ein, die in einen elektronischen Dokumenten-Workflow eingebunden werden sollten. Die Auswahlkriterien waren die einfache Integration in die Branchensoftware, eine intuitiv zu bedienende Oberfläche und einfache Ausbaumöglichkeiten. Unter Abwägung aller Kosten- und Nutzenaspekte, aber auch aufgrund der kompetenten Beratung durch den lokalen Vertriebspartner, der CCC City Computer Contor GmbH, einem Tochterunternehmen der Nürnberger SanData IT-Gruppe, fiel die Entscheidung auf die DMS-Lösung Docuware, die sich problemlos in die IT-Infrastruktur integrieren ließ.
Für die Digitalisierung von Dokumenten wurden im zentralen Posteingang und in der Buchhaltung jeweils Canon-Dokumentenscanner installiert. Zudem wurden einige ausgewählte Arbeitsplätze, an denen die Rechnungsprüfung durchgeführt wird, mit großformatigen Zweitbildschirmen ausgestattet.
Eintreffende Eingangsrechnungen werden heute im zentralen Posteingang nach Geschäftszweigen wie Baustoffhandel, Bauunternehmen und Transportbetonwerk vorsortiert, zwecks Klassifizierung mit einem Barcode-Aufkleber versehen und anschließend gescannt. Nach der Erfassung werden die Originale rechtskonform vernichtet. Die schrittweise Bearbeitung der Eingangsrechnungen erfolgt je nach Rechnungstyp weitgehend automatisiert über elektronische Workflows. Auch für Eingangsrechnungen mit digitaler Signatur, die von Lieferanten auf elektronischem Wege zugestellt werden, gibt es einen Workflow, der die rechtskonforme Archivierung sicherstellt. Des Weiteren wurde ein digitales Fotoarchiv angelegt, in dem Bilder ausgewählter Bauprojekte mit einer Baustellennummer verschlagwortet und archiviert werden. Ein Vertragsarchiv mit strengen Zugriffsrechten enthält Unternehmensdokumente wie beispielsweise Gesellschaftsverträge.
„Die Eingangsrechnungsbearbeitung ist durch die elektronischen Workflows nicht nur transparenter, sondern auch wesentlich schneller geworden. Ein großer Vorteil ist, dass dadurch eine zeitnahe Verrechnung möglich ist“, bestätigt Mathias Humpenöder. Wurden bislang papierbasierte Originaldokumente per Briefpost oder Kurier mit den Außenstellen ausgetauscht, stehen den Mitarbeitern heute alle Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung. Durch den Wegfall aufwändiger Suchvorgänge im Papierarchiv wird viel Zeit gespart. Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten ist so Humpenöder ein weiterer wichtiger Serviceaspekt. Zur Klärung von Sachverhalten können die Mitarbeiter zudem Dokumente mit Nachweis-Charakter sekundenschnell per E-Mail oder Fax verschicken. Weitere Kosteneinsparungen konnten durch einen reduzierten Bedarf an Archivfläche realisiert werden.
„Die Vorteile sind offensichtlich. Kein Mitarbeiter möchte, nicht zuletzt aufgrund des stetig steigenden Belegvolumens auf den gewonnenen Komfort verzichten“, resümiert Humpenöder. „Aufgrund der positiven Erfahrungen werden wir das elektronische Archiv bedarfsorientiert für neue Dokumentenarten öffnen. Da die E-Mail-Kommunikation auch in der Baubranche kontinuierlich an Relevanz gewinnt, steht beispielsweise die Archivierung der elektronischen Post ganz oben auf der To-Do-Liste“, so der Firmenchef.
