Schluss mit der Aktenplage

Akte raussuchen, Antrag abheften, Akte zurückstellen. Bei der Uelzener Versicherung im niedersächsischen Uelzen dürften sie diese Handgriffe bald verlernen, denn die vielen Ordner werden mit Hilfe von TA Triumph-Adler nach und nach digitalisiert.

Im Foyer der Uelzener Versicherung wartet es sich gut. Wegen der Porträtfotos. Ein modernes Kunstwerk aus lauter lachenden Hunde- und Katzenbesitzern, hier und da auch ein Pferdefreund. „Das sind alles unsere Mitarbeiter“, sagt die freundliche Dame am Empfang, selbst der Vorstand habe sich beim Foto-Shooting „We are family“ mit seinem Vierbeiner ablichten lassen. Die Botschaft ist klar: Hier arbeiten Leute vom Fach. Nicht nur in Sachen Versicherungen, sondern auch in Sachen Tierliebe. Die Uelzener ist Deutschlands führender Tierversicherer. Haftpflicht, OP-Schutz, Transportversicherung und anderes mehr sind für Vierbeiner im Programm, aber auch diverse Policen für Zweibeiner, etwa Leben, Rechtsschutz, Hausrat und Unfall. Die Uelzener Versicherung besteht seit 1873, 170 Mitarbeiter kümmern sich um rund 600 000 Verträge.

600 000 – das bedeutet Unmengen an Daten. In digitaler, aber auch immer noch in Papier- und damit geradezu raumgreifender Form. Die Regale mit Akten ziehen sich über die Flure, durch die Büros, füllen Keller und andere Lagerräume. Doch die Ordner kommen bald weg.

Klaus Kohlmeyer, IT-Chef bei der Uelzener Versicherung, ist eigentlich ein eher nüchterner Mann, doch die Aktenplage nervt ihn gewaltig. „Allein im Bereich Haftpflicht hatten wir 2010 mehr als 13 000 Schäden“, sagt er, „da kommt ganz schön was zusammen.“ Jeder Vorgang muss abgeheftet, jede Akte mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Und trotzdem jederzeit verfügbar sein. „Bei Personenschäden ergeben sich manchmal erst Jahre später Folgekosten“, erklärt Kohlmeyer, „dann heißt es: Akte raussuchen.“ Damit ist demnächst Schluss: Die Uelzener Versicherung stellt auf digitale Schadenakten um. Mithilfe von TA Triumph-Adler. Viel Lagerplatz wird dann nicht mehr benötigt, alle Informationen werden per Knopfdruck abrufbar sein.

DIDO macht’s möglich

Möglich wird das durch die Digitale Dokumenten-Organisation, kurz DIDO, die TA Triumph-Adler Norddeutschland bei der Uelzener Versicherung installiert hat. Ein großes Projekt, das fast zwei Jahre in Anspruch nahm: Ein Altdatenbestand von 14 Millionen Dokumenten musste migriert werden. Mittlerweile sind 120 PC-Arbeitsplätze mit neuer Software ausgerüstet, die eine Vielzahl an Suchfunktionen bietet und in Sekundenschnelle auf das Archiv zugreifen kann. Angebote, Vertragsvorlagen, MS-Office-Dokumente, Scan-Workflow, E-Mail-Verkehr, Serienbriefe und nicht zuletzt die Digitalisierung der Schadenakten – die ECM (Enterprise Content Management) Lösung von TA Triumph-Adler ist sehr flexibel und erweiterungsfähig. Das tägliche Versicherungsgeschäft lässt sich damit erheblich effizienter gestalten.

Eine Dokumenten-Management-Lösung ist bei der Uelzener Versicherung bereits seit 15 Jahren im Einsatz, doch das bisherige System war der ständig wachsenden Datenmenge und den neuen technischen Anforderungen nicht mehr gewachsen. „Allein die Zugriffszeiten wurden immer länger“, sagt Gerald Günther, stellvertretender IT-Leiter bei der Uelzener. Nicht selten habe der Sachbearbeiter bis zu einer halben Minute auf eine Information warten müssen. „Und jetzt haben wir fast eine Echtzeit-Lösung“, sagt Markus Müller, Vertriebsleiter Digital Solutions bei TA Triumph-Adler Norddeutschland.

Müller und seine Team Kollegen Oliver Rose, Frank Rynio und Melanie Konietzka sind sichtlich stolz auf ihr maßgeschneidertes DIDO-Projekt für die Uelzener Versicherung. TA Triumph-Adler konnte sich damit nicht nur gegen fünf Mitbewerber durchsetzen, sondern auch einmal mehr den Beweis antreten, dass sich selbst riesige Datenmengen aus anderen Systemen migrieren lassen. Die Herausforderung allerdings war groß. „Wir haben den Speicherbedarf für die Altdaten völlig unterschätzt“, sagt Kohlmeyer, „und dann erfahren, dass wir dreimal mehr benötigten als kalkuliert. Das bedeutete gleichzeitig, dass wir bei der Hardware aufstocken mussten.“ Überdies brauchte es dann noch ein spezielles Migrationssystem zur Beschleunigung, sonst hätte der Archivtransfer Jahre gedauert.

Auch die bisherige Dokumenten-Management-Firma hatte eine Modernisierung des vorhandenen Systems angeboten, konnte damit aber die Entscheider der Uelzener Versicherung nicht überzeugen. „Wir hatten vorher im Team einen Anforderungskatalog erstellt“, sagt Kohlmeyer. „Aus jeder Abteilung waren zwei Mitarbeiter dabei und haben ihre Vorstellungen eingebracht. Wir wollten die Migration der Altdaten, Office-Anbindung und die Archivierung von gescannten Dokumenten, Ausgangsdokumenten, Serienbriefen und E-Mails. Sechs Firmen haben uns dann ihre Systeme präsentiert, TA Triumph-Adler kam unseren Anforderungen am ­nächsten.“

Die Herausforderung für TA Triumph-Adler bestand nicht allein in der Migration der Altdaten, auch wenn dieser Prozess am schwierigsten war. „Es gab bei der Uelzener Versicherung ja bereits seit Jahren ein Dokumenten Management System“, sagt TA-Vertriebsleiter Müller. „Um die Umstellung für die Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu gestalten, wollten wir die gewohnten alten Suchstrukturen weitestgehend in das neue System übernehmen. Und gleichzeitig einzelne Komponenten, die bislang nicht optimal gelaufen waren, verbessern.“

Das ist TA Triumph-Adler gelungen, die Akzeptanz der neuen ECM-Software ist groß. „Das beste Zeichen dafür, dass etwas funktioniert, ist die Ruhe im Betrieb“, sagt IT-Chef Kohlmeyer. TA-Vertriebsleiter Müller hält vor allem die Beteiligung der Mitarbeiter am gesamten Entscheidungs- und Umstellungsprozess für essentiell: „Oft treffen die Chefs im stillen Kämmerlein die Wahl. Und wenn die Einführung dann nicht gleich reibungslos klappt, ist der Widerstand der Mannschaft groß. Das ist uns bei der Uelzener Versicherung nicht passiert. Alle haben von Anfang an ­mitgezogen.“

Um das neue System zu testen, war es zunächst nur in der kleineren Tochtergesellschaft Leben der Uelzener Versicherung installiert worden. Rund 1,4 Millionen Dokumente galt es hier zu migrieren. Im April dieses Jahres waren schließlich alle Altdaten übertragen und die Erweiterung der Suchfunktionen abgeschlossen. In den nächsten zwei Jahren sollen weitere Workflow-Komponenten wie etwa die digitale Schadenakte umgesetzt werden; entsprechende Folge-Projekte sind bereits bei TA Triumph-Adler in Auftrag gegeben.

Die Strapazen der Umstellung sind nahezu vergessen und IT-Chef Kohlmeyer freut sich immer noch täglich über das neue System. „Es ist so schnell und so stabil! Für einen Sachbearbeiter gibt es doch nichts Schlimmeres, als den Kunden am Telefon warten zu lassen, weil sein Computer so langsam ist. Oder sagen zu müssen: Unser System ist leider abgestürzt. Diesen Spruch werden Sie bei der Uelzener Versicherung bestimmt nicht mehr hören.“

www.triumph-adler.de