Outputmanager gesucht

Kosten senken, so lautet das erste Ziel von IT-Abteilungen, wenn es um die Druckinfrastruktur geht. Die dafür nötige strategische Planung ist eher eine Seltenheit. Zu diesem Ergebnis kommt die „Printerumfrage11“ von Dokulife Research & Consulting.

Bereits zum dritten Mal in Folge hat das Beratungsunternehmen Dokulife die Printerumfrage durchgeführt. Nach einer grundlegenden Befragung zur Gerätenutzung sowie zur Zuverlässigkeit der Druckgeräte und zur Zufriedenheit der Nutzer, standen in diesem Jahr aktuelle Themen wie Managed Print Services, DE-Mail und die Differenzierung der Nutzeranforderungen im Vordergrund. Jenseits von Kosten- und Effizienzdiskussion kommt die Umfrage, die vom Druckerhersteller Brother unterstützt wurde und an der mehr als 6100 Personen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz teilgenommen haben, zu dem Ergebnis, dass das Thema Output als strategisches Thema in Unternehmen eine Seltenheit ist. Viele Firmen haben sich noch gar nicht mit Planung und Management von Druckinfrastrukturen im Office-Umfeld befasst. So geben gerade mal 30 Prozent der an der Studie beteiligten IT-Mitarbeiter an, dass in ihren Unternehmen eine „langfristig dokumentierte und vorab geplante“ Druckerstrategie verfolgt wird. 70 Prozent geben an, die Druckinfrastruktur „kurzfristig und nachfrageorientiert“ zu managen. Selbst in großen Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern sieht es kaum besser aus. Auch hier geben nur 39 Prozent der Teilnehmer an, dass sie die Druckinfrastruktur strategisch planen.

Ein Grund ist, dass in vielen Unternehmen offensichtlich niemand speziell für die Druckinfrastruktur verantwortlich ist. Selbst in den größeren Unternehmen mit 1000 bis 5000 Mitarbeitern geben 61 Prozent der IT-Mitarbeiter an, dass sich niemand speziell um die Drucker kümmert, sondern dass „das alle gemeinsam“ machen. Nach welchen Gesichtspunkten werden also Infrastrukturmaßnahmen entschieden, wenn niemand dafür verantwortlich ist?

Ganz oben in der Prioritätenliste der IT-Abteilungen stehen „niedrige Druckkosten“ und „möglichst wenig Aufwand für die IT-Abteilung“. Gründe dafür sind, dass sich Hardware-, Toner- und externe Servicekosten einfach ermitteln lassen. Auch der Aufwand der IT-Mitarbeiter für die Administration der Drucker lässt sich in weiten Teilen gut erfassen. Beide Prioritäten lassen sich besonders einfach durch Konsolidieren umsetzen. Anwenderbedürfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Prioritätenliste eher am unteren Ende.

Der Ansatz, vorrangig durch Konsolidierung zu sparen, spiegelt sich direkt in den Ergebnissen der Umfrage wieder: Über die Hälfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den letzten zwölf Monaten „Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte“, beziehungsweise „verschiedene Druckermodelle durch einheitliche Modelle“ ersetzt wurden. Diese Zentralisierungsmaßnahmen stehen jedoch im Widerspruch zu den Wünschen der Anwender, die sich in den vorangegangenen Printerumfragen stets arbeitsplatznahe Geräte gewünscht haben. Dies führt letztlich dazu, dass die durchgeführten Maßnahmen nicht immer ihr Ziel treffen. Allein von den Befragten, die eine Druckerstrategie verfasst und umgesetzt haben, stellen zwölf Prozent fest, dass zu viele Anwenderwünsche die Strategie ausgehebelt haben. Der Anteil gescheiterter Konsolidierungs-Strategien dürfte laut Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife, sogar weit darüber liegen. „Viele gesparte Arbeitsplatzgeräte werden nach einer Konsolidierung von Mitarbeitern wieder aus dem Büromaterialbudget der Abteilungen beschafft“, meint der Experte. Die IT wisse gar nichts von deren Existenz, da die Geräte meist lokal angeschlossen sind und Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft werden. Die Einsparstrategie durch Konsolidierung wird damit teilweise konterkariert.

Eine Lösung für den Interessenkonflikt zwischen Anwender und IT-Manager versprechen so genannte Managed Print Services (MPS), die inzwischen von fast allen großen Herstellern ebenso wie von auf das Thema Druck und Kopie spezialisierten Fachhandelsunternehmen in den unterschiedlichsten Ausprägungen angeboten werden. Das Management der Druckinfrastruktur wird hierbei an einen Dienstleister ausgelagert. Die IT wird somit ihre ungeliebte Infrastruktur los, behält aber die Kontrolle. Der Hersteller oder ein Händler übernehmen Wartung, Optimierung, Monitoring und Reporting für die installierte Outputlandschaft im Unternehmen. Die IT-Abteilung überwacht nur noch die Kosten und die Dienstleistung. Vorteil für die Mitarbeiter ist, dass diese eine moderne und im Idealfall auf den Arbeitsprozess angepasste Druckinfrastruktur erhalten.

Schwieriger ist laut Jendro die Auswahl eines passenden Anbieters. Ein Großteil der Unternehmen in der DACH-Region lässt sich nur über den Handel erreichen, da der MPS-Direktvertrieb der Hersteller sich erst ab einer gewissen Größe direkt dem Endkunden widmet. Hierin sieht die Studie, bei der ertmals auch Händler befragt wurden, jedoch auch Schwierigkeiten in der Vermarktung von MPS. Viele Händler seien noch nicht in der Lage, MPS zu verkaufen. Hauptursache sei, „dass die Begrifflichkeit, verschuldet durch die uneinheitliche Kommunikation der Hardware-Anbieter, bei den Händlern nicht durchgängig angekommen ist.“ Nach wie vor tut sich die Industrie bei der Kommunikation von MPS sowohl zum Handel als auch zum Endkunden schwer. Anzumerken ist jedoch auch, dass es zahlreiche Fachhandelsunternehmen gibt, die sich auf das Thema MPS spezialisiert haben und gerade für kleine und mittelständische Unternehmen interessanten Konzepte anbieten. Ein Vergleich verschiedener Anbieter lohnt somit auf jeden Fall.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse für Oliver Jendro aus der „Printerumfrage11“ jedoch ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. Deren Aufgabe ist es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufüllen. Für solche administrativen Arbeiten sind seiner Meinung nach Dienstleister häufig besser geeignet. Im Gegenzug für die administrative Entlastung sollte sich der Output-Manager in Zukunft mit dem gesamten Prozess der Dokumentenerstellung befassen. „Für einen Output Manager steht nicht mehr nur die gedruckte Seite und deren Kosten, sondern der gesamte Weg von der Erstellung bis zur Ausgabe eines Dokuments im Vordergrund“ – das bedruckte Papier sei nur das letzte Teilstück dieses Prozesses.

www.dokulife.de, www.brother.de