Das Luxusdenken ist vorbei

Wer Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisiert, weiß, wie anstrengend die Suche nach einem geeigneten Hotel sein kann. Besonders, wenn man nur einen geringen Teil seiner Arbeitszeit darauf verwenden kann. Ein Gastbeitrag des VDR.

Eine der vielen Herausforderung beim Hoteleinkauf ist der Spagat zwischen geringem Preis und Komfort für den Reisenden. Der Präsident des deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR, Dirk Gerdom, der bei SAP das globale Travel Management leitet, spricht aus Erfahrung: „Kein Geschäftsreiseplaner kann zufrieden sein, wenn er zwar einen dreistelligen Betrag gespart hat, die Reisenden aber wütend zurückkehren, weil sie abends nicht ins Internet konnten und deshalb Arbeit liegen blieb oder wegen alten Matratzen schlecht geschlafen haben und die Verhandlung deshalb nicht gut lief.“

Downgrading ist angesagt

Seit dem Sparzwang während der Finanz- und Wirtschaftskrise herrscht durch alle Unternehmensgrößen hinweg das Credo „Downgrading“. Das heißt, dass viele Reisende nicht nur öfters in der Economy Klasse fliegen, sondern auch unter weniger Sternen schlafen als in den Jahren zuvor. Das hat ohne großen Aufschrei funktioniert und war unter anderem der Überzeugungsarbeit der Travel Manager zu verdanken. Der wichtigste Grund aber: Es gibt längst Budgethotels von guter Qualität, die sich ihren Platz am Markt erobert haben. Mittlerweile wird der Rotstift nicht mehr so rigoros angesetzt – die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010 hat dennoch anhaltenden Sparwillen bestätigt. „Der Optimismus, der in der VDR-Umfrage zum Ausdruck kommt, ist nach wie vor gebremst. Neben den Unternehmen, die ihre verschärften Reiserichtlinien beibehalten, haben zudem gut zwei Drittel der Befragten angegeben, immer noch stark auf die Kosten zu achten“, so der VDR-Präsident. „Dies ist auch durchaus vernünftig, da bestimmte Einsparungen zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen und damit auch in besseren Zeiten unerlässlich sind.“ Das Hotelzimmer hat als Statussymbol also ausgedient. Während ein Flug in der Business Class – oder gar in der First – unter Geschäftsreisenden immer noch mehr gilt als die „Holzklasse“ und vor allem den wirklich notwendigen Komfort bietet, definiert sich kaum noch jemand über die Zahl der Sterne auf dem Messingschild neben der Hoteltür. „Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Krise“, sagt Dirk Gerdom. „Das Luxusdenken ist weitgehend vorbei.“

Wenn Luxus also nicht mehr die höchste Priorität hat und Sparen immer noch „in“ ist – wie stellen Geschäftsreiseplaner dennoch sicher, dass ein Hotel den Anforderungen ihrer Reisenden entspricht? Wie gehen sie sicher, beim Hotel nicht die „Katze im Sack“ gekauft zu haben? Wer effektiv arbeiten möchte, dem helfen Werkzeuge wie Gütesiegel, die die Recherche nach dem geeigneten Hotel erleichtern. Doch auch hier ist die Auswahl groß. Die DEHOGA-Sterne als Orientierung? Auszeichnungen von Branchen-Wettbewerben als Richtschnur? Die Entscheidung für das passende Hotel nimmt dem Reiseverantwortlichen keiner ab. Dennoch gibt es Auszeichnungen, die Licht ins Dunkel bringen.

Nicht die Katze im Sack kaufen

Die Ansätze lassen sich in zwei Kategorien einteilen. Viele große Verlage küren in regelmäßigen Abständen die besten Tagungs- oder die beliebtesten Geschäftsreisehotels Deutschlands. Grundlage sind Bewertungen der Kunden, die ihren Favoriten bestimmen und so – ähnlich den Rankings in Online-Bewertungsportalen – ein subjektives Empfinden widerspiegeln. Eine andere Möglichkeit, sich in der Fülle der Angebote Orientierung zu verschaffen, sind Qualitätsmanagement-Systeme, die auf einem anerkannten Audit-Verfahren beruhen und objektive Kriterien abfragen. Neben den DEHOGA-Sternen, einigen europäischen Qualitätssystemen und den internationalen Normen, die in Deutschland zum Beispiel vom TÜV Rheinland und der DEKRA vergeben werden, gibt es die sogenannten Q-Initiativen, die ursprünglich aus der Schweiz stammen. In Zusammenarbeit mit touristischen Verbänden hat sich das Qualitätsmodell unter dem Namen „ServiceQualität Deutschland“ etabliert.

Doch ob subjektiv oder objektiv – über die Eignung für Geschäftsreisen oder Veranstaltungen sagen beide Auszeichnungen nichts aus. Ein bundesweit gültiger Maßstab für Geschäftsreisehotels sind die vom VDR mitgetragenen Siegel „Certified Business Hotel“ und „Certified Conference Hotel“. Über 350 Häuser, vor allem in Deutschland, haben sich dem strengen Kriterienkatalog für Business-Hotels gestellt, der unter anderem Webzugang, Mobilfunkerreichbarkeit, eine Arbeitsfläche im Zimmer, geprüfte Matratzenqualität und eine Rechnung nach Firmenpolitik zwingend vorschreibt. Darüber hinaus tragen 267 Häuser die Auszeichnung als Konferenzhotel – sie erfüllen alle 67 Pflichtkriterien des Siegels.

Da alle zertifizierten Hotels mit einem entsprechenden Logo in den großen Hotelportalen verzeichnet sind, fällt es Geschäftsreiseplanern leicht, außer dem Preis auch den (Arbeits-) Komfort ihrer Reisenden im Auge zu behalten – zumal zertifizierte Häuser nicht teurer sind als nicht-zertifizierte der gleichen Kategorie. Die Orientierung an den Zertifikaten vereinfacht Prozesse, stellt die Qualität des Hotels transparent dar und vermittelt dadurch die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu einer erfolgreichen Geschäftsreise oder Veranstaltung zu sein. So können Zertifizierungen ein guter Hinweis sein, wo sich Verhandlungen besonders lohnen.

Und von welchem Volumen an lohnen sie sich? Wer 50 „Roomnights“ (Übernachtungen) im Jahr abnimmt, braucht keinen Vertrag, wer 400 braucht, sollte verhandeln. Die Grenze liegt irgendwo dazwischen und ist bei jedem Unternehmen anders. „Es gibt keinen Königsweg“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom – aber einen goldenen Mittelweg, immer in Abhängigkeit der Wirtschaftlichkeit. Wer ausschließlich auf verhandelte Raten setzt, dem entgehen die womöglich günstigeren tagesaktuellen Preise. Und wer ausschließlich auf dem Spot-Markt kauft, hat das Nachsehen, wenn die Preise kurzfristig steigen – weil kein Rahmenvertrag sie deckelt. Es kommt eben auf die Mischung an.

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