Am Anfang war das Wort
- 20.04.2011
- Specials
... dann kam das Dokument. Wie man heute effizient Dokumente elektronisch und revisionssicher über den gesamten Lebenszyklus „managen“ kann, erklärt Anna Caroline Vogel von Circle Unlimited.
Wer bei einem Dokumentenmanagement (DMS) nur an einen elektronischen Leitzordner denkt, in dem die einzelnen, elektronischen Dokumente strukturiert „abgeheftet“ werden, der wird von der Fülle der tatsächlichen Funktionen vielleicht überrascht sein. Beim Dokumentenmanagement geht es nämlich um viel mehr, als nur das Archivieren und „Verwalten“ von eingescannten Papierdokumenten. Vereinfacht gesagt geht es um das „Managen“ von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus, das heißt von der Dokumentenentstehung, Ablage und Nutzung bis hin zur strukturierten Vernichtung. Setzt ein Unternehmen außerdem SAP ein, kann die Effizienz eines Dokumentenmanagements durch die Integration in SAP noch gesteigert werden. Die in SAP gepflegten Daten, zum Beispiel von Kunden, Lieferanten und Partnern, stehen somit auch dem Dokumentenmanagement zur Verfügung und umgekehrt. Doch betrachten wir alles von Anfang an anhand eines Praxis-Beispiels.
Effiziente Erstellung eines „Individual“-Briefes
Ein Sachbearbeiter aus der Verwaltung möchte einem Kunden einen Brief schicken. Sein Unternehmen – und somit auch er – arbeitet sowohl mit SAP als auch mit einem Dokumentenmanagement; in diesem Fall mit der Lösung „cuSmarText“ der Circle Unlimited AG. Den benötigten Brief kann er nun zum Beispiel aus der Digitalen Akte zum Kunden heraus bequem mit Hilfe des „cuDocument Builders“ erstellen. In diesem „Dokumentenerzeuger“ sind verschiedene Vorlagen hinterlegt, die vorher von einem Fachexperten des Unternehmens, beispielsweise aus dem Rechtsbereich, erstellt wurden. In der jeweiligen Vorlage sind der Aufbau sowie die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentearten festgelegt. Die bestehenden, freien Gestaltungsmöglichkeiten hat der Fachexperte dahingehend genutzt, dass er das Firmenlogo des Unternehmens eingefügt sowie das Layout an das Corporate Design angepasst hat. Zusätzlich hat er definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen beziehungsweise Ergänzungen durch die Anwender erlaubt sind und welche Textstellen in Form von eingefügten Variablen später automatisiert mit Daten aus SAP- und/oder anderen Datenbanksystemen oder einem Barcode gefüllt werden. Der Sachbearbeiter muss aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage bestätigen und gegebenenfalls Platzhalter manuell ersetzen. Wurden die Stammdaten bereits in SAP gepflegt, werden sie ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt. Den gewünschten Brief erzeugt er somit automatisch mit wenigen Mausklicks und ohne Tippfehler, zum Beispiel als Word-Dokument zum Versenden per Post. Außerdem braucht er sich keine Gedanken über die rechtliche Korrektheit machen, da die genutzten Textbausteine juristisch geprüft und stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Das generierte Dokument – in diesem Fall der Brief an den Kunden – kann anschließend in der digitalen Akte zum Kunden in „cuSmarText“ in verschiedenen Dateiformaten archiviert und weiter nutzbar hinterlegt werden. So haben auch andere Kollegen jederzeit Zugriff auf den Brief, sofern sie Rechte für Sichten oder Zugriffe haben. Diese Rechte können sowohl differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben, als auch bis auf die einzelne Feldebene heruntergebrochen werden. Die Zugriffskontrolle dient ebenso der erforderlichen Datensicherheit, wie auch die Archivierung in digitaler statt in Papierform, da Papierakten schwerer gegen unberechtigten Zugriff, Feuer oder andere Gefahren zu schützen sind.
Kundenantwort revisionssicher speichern
In unserem Beispiel erhält der Sachbearbeiter nach zwei Wochen eine an ihn adressierte Antwort des Kunden per Post. Dieses Originaldokument kann er nun bequem über die integrierte Scan-Funktion mit seinem Arbeitsplatz-Scanner einscannen. Mit einem Klick startet der „cuDocument“-Scanner – egal aus welcher SAP-Anwendung oder Transaktion heraus. Der Brief wird für eine spätere Volltextsuche mit OCR-Erkennung eingescannt und dann in einem verschieden wählbaren Dateiformat als Bild direkt in der digitalen Akte des Kunden abgespeichert. Zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, wie zum Beispiel das Abspeichern im Dateiformat PDF/A. Manche, oftmals besonders sensible Dokumente müssen zu einer vorgeschriebenen Zeit aus der digitalen Akte vernichtet werden. Hierzu bietet „cuSmarText“ eine Fristenüberwachung an, bei der entweder der zuständige Sachbearbeiter rechtzeitig per E-Mail erinnert wird und somit die rückstandslose Vernichtung veranlassen kann oder automatisch eine Folgeverarbeitung angestoßen wird.
Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung, Kostensenkung
Durch die Integration des Dokumentenmanagements in MS Office und in SAP, kann der Sachbearbeiter jederzeit aus der einen Anwendung auf eine andere zugreifen. Dokumente, Dateien und E-Mails können bequem per Drag&Drop-Funktion strukturiert in die jeweilige digitale Akte geschoben und hier revisionssicher abgespeichert werden. Mit Hilfe des „cuDocument“-Builders werden unter anderem Tippfehler ausgeschlossen, die unter Umständen kostspielige Folgen haben können, und das Einschalten der Rechtsabteilung ist bei Standardverträgen nicht notwendig. Außerdem werden die eigenen Reaktionszeiten sowie der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand erheblich gesenkt. Der Einsatz eines Dokumentenmanagements mit zusätzlichen Funktionen wie der automatischen Dokumentengenerierung und integrierten Scan-Funktion zahlt sich somit bei allen einsetzenden Unternehmen nicht nur durch Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung und Kostensenkung aus. Es ist bereits für mittelständische Unternehmen unverzichtbar, um die unzähligen Dokumente eben nicht nur digital „abzuheften“, sondern auch wirklich zu managen. Und zwar während ihres gesamten Lebenszyklus von der Entstehung, Ablage und Nutzung bis hin zur strukturierten Vernichtung.
