Informationsflut bewältigen

Die Gründe für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems sind vielfältig: Das Kasseler Systemhaus Bernhard Starke bietet mit dem „Starke-DMS“ eine Dokumentenmanagement-Lösung vom Mittelstand für den Mittelstand.

Die Anforderungen an Mitarbeiter im Bereich Dokumentenverwaltung steigen stetig. Gleichzeitig sollen aber Verwaltungskosten reduziert und Arbeit effizienter erledigt werden. Hilfe versprechen Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Ein Anbieter in diesem Umfeld ist das Kassler Systemhaus Bernhard Starke. Neben Software und Computertechnik, Büroeinrichtungen, Kopier- und Faxsystemen, Organisationsmitteln und EDV-Zubehör bietet das 1954 gegründete Systemhaus, das zur Computer Compass Gruppe gehört, auch ein eigenes DMS an. Dokumenten-Management mit den integrierten Themenfeldern elektronische Archivierung, Workflow-Management, E-Mail-Management und nicht zuletzt auch „revisionssicherer“ Archivierung stoße mittlerweile auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen auf große Resonanz, sagt Starke-Prokurist Jürgen Reichert. „Immer mehr Mittelständler setzen auf digitale Werkzeuge zur Bewältigung der Informationsflut. Es verwundert daher nicht, dass die zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen als Hauptgrund für den Einsatz eines DMS genannt wird.“ Prozesse können mit Einsatz eines DMS deutlich verschlankt oder komplett automatisiert werden. So zum Beispiel bei der Ablage von Ausgangsbelegen, die aus der Warenwirtschaft beim Druck sofort und inklusive Schlagworte für die Suche ins DMS wandern. „Die Anbindung über universelle Schnittstellen an vorhandene Systeme steht damit zu Recht für viele Unternehmen im Vordergrund“, meint Reichert. So werden mit einem DMS Informationen aus verschiedensten Quellen zusammengeführt und zentral bereit gestellt – von Papierdokumenten, die an verschiedenen Standorten ins Unternehmen gelangen, über eigene Belege aus Warenwirtschafts- oder Office-Programmen bis hin zu E-Mails oder Faxen.

Als Familienunternehmen hat das Systemhaus bei der Entwicklung des „Starke-DMS“ eine klare Philosophie verfolgt: aus der Praxis – für die Praxis. „Wir wussten um die Probleme und die Potenziale im Mittelstand genauso wie um die Investitionsbereitschaft. Heute haben wir ein leistungsstarkes DMS am Markt, das sich vor allem durch die Nähe zum Kunden auszeichnet“, so Reichert. Dazu gehören neben einer Rundum-Betreuung mit persönlichen Ansprechpartnern auch die Mitwirkung bei Weiterentwicklungen und kurze Reaktionszeiten. Zudem profitieren Kunden von flexiblen Schnittstellen, die eine Anbindung an nahezu alle Softwareprodukte ermöglichen.

Vertrieben wird das „Starke-DMS“ unter anderem durch einen Großteil der Mitglieder der Computer Compass Gruppe, einer Gruppe von 23 eigenständigen Systemhäusern mit bundesweit 75 Standorten, zu der auch das Kasseler Systemhaus gehört. „Die Gruppe steht für ein konstant hohes Maß an Qualität und Service deutschlandweit. Durch den regelmäßigen Austausch der ähnlich aufgestellten Systemhäuser profitieren die Mitglieder von einer Vielzahl von Erfahrungen und gemeinsamem Know-how und sind somit in der Lage, schnell auf Kundenanforderungen zu reagieren“, beschreibt Reichert die Vorteile.

„Unternehmen verschwenden viel Geld, weil fast die Hälfte der Arbeitszeit für die Suche oder Verwaltung von Dokumenten verloren geht“, sagt auch Bernd Sulz, Vorstand Vertrieb beim Reutlinger Dokumentenspezialisten Morgenstern, ebenfalls ein Mitgliedsunternehmen der Compass Gruppe. Dokumentenmanagement, bei Morgenstern kurz „Opus“, genannt teilt sich beim Reutlinger Fachhandelsunternehmen in die Bereiche „Opus.print“ und „Opus.device_control“ zur Analyse und Optimierung der Output-Infrastruktur sowie zum Flottenmanagement. Das „Starke-DMS“ vertreibt Morgenstern innerhalb der Lösung „Opus.doc“.

„Unter anderem bieten wir DMS unseren bestehenden Print-Kunden als Erweiterung für bereits laufende Print-Projekte an“, erklärt Bernd Sulz. Zudem betrachte man auch den Input der Dokumente und knüpfe daran die weiteren Prozesse an. Als Neuerung hat Morgenstern eine Schnittstelle, die zwischen der CRM-Lösungen „CRM Plus“ und „CRM Pro“ des Konztanzer Herstellers Cobra und dem in die Morgenstern-Lösung „Opus.doc“ integrierten Starke-DMS kommuniziert, programmiert. Im Cobra-CRM erzeugte Dokumente wie E-Mails, Briefe oder Faxe können somit verschlagwortet in „Opus.doc“ abgelegt und aufgerufen werden, auch wenn ein Mitarbeiter gerade nicht mit der CRM-Datenbank arbeitet. „Die ganzheitliche Sichtweise auf Dokumente oder Kunden gewinnt immer mehr an Bedeutung“, weiß Sulz. Deshalb werde auch die Anbindung an andere bestehende Softwarelösungen im Unternehmen immer wichtiger. „DMS-Software ist hier ein wirksames Werkzeug und kann bei einem Dokumentenchaos frühzeitig Abhilfe schaffen.“ Die Anzahl an Kunden mit Interesse an DMS-Projekten und -Prozessen in Verbindung mit einer Anbindung an bestehende CRM- oder ERP-Systeme werde deshalb weiter steigen.

www.starke.de, www.morgenstern.de