Mit dem Anwender planen
- 21.02.2011
- Specials
Bei der Drucker- und Kopiererbeschaffung sind intelligente Konzepte für die Druck-Infrastruktur ebenso wichtig wie die Anwenderanforderungen. Was beachtet werden sollte, weiß Oliver Jendro vom Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Dokulife.
Obwohl Unternehmen beim Thema Druck und Kopie bares Geld einsparen können, wird das Thema häufig vernachlässigt. Guter Grund oder verpasste Chance?
Aus der Praxis heraus und aus der Marktforschung ist bekannt, dass die „grauen Kisten“ von der IT-Abteilung aber auch vom Management nur ungern angefasst werden – frei nach dem Motto „so lange es läuft …“. Letztendlich muss aber jedes Unternehmen wissen, ob es Geld verschenken und Mitarbeiter mit ineffizienten Arbeitsabläufen und Workflows belasten will. In Zeiten, in denen Produktivität im Unternehmen die wohl wichtigste Kennzahl ist, gehört aktives Managen der Druckinfrastruktur zum Pflichtprogramm.
Für welche Unternehmen macht es eigentlich Sinn, sich mit dem Thema Managed Print Services auseinanderzusetzen?
Managed Print Services sind für alle Unternehmen interessant, die ihren internen Service-Aufwand zur Wartung und Optimierung von Druckinfrastrukturen drastisch verringern wollen. Managed Print Services sind aber nicht automatisch günstig, denn der vom Unternehmen an den Dienstleister ausgelagerte Service muss bezahlt werden. Es gibt auch eine Limitierung bei den Anbietern: Erst ab einer gewissen Druckinfrastruktur-Größe lohnen sich die Angebote für die Dienstleister beim Kunden. Es wird auch in Zukunft für den Metzger um die Ecke kein vollwertiges MPS-Angebot geben. Aber dafür gibt es spätestens seit 2011 für kleine Druckinfrastrukturen von allen relevanten Hardware-Anbietern seitenbasierte Bezahlkonzepte.
Themen wie Dokumenten-Management oder digitale Archivierung versprechen neben Kosteneinsparungen auch eine Steigerung von Effizienz und Produktivität. Inwieweit sollte das Thema bereist bei der Konzeption der Output-Infrastruktur beachtet werden?
Wer in Zukunft tatsächlich sein Druckvolumen und somit die Output-Kosten senken will, muss sich Gedanken über den Dokumenten-Input, also über Themen wie Scannen und elektronische Weiterverarbeitung, machen. Anwender, das belegt die Praxis, finden immer einen Weg Dinge auszudrucken, die sie auf Papier brauchen. Output wird nur verhindert, wenn man das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten so bequem macht, dass man die Dokumente als Anwender nicht mehr auf Papier braucht. Daher gehören DMS-Konzepte auch immer zum Output-Konzept.
Wichtig ist neben dem richtigen Print-Management auch das Thema Gerätenutzung. Multifunktionsgeräte bieten, wenn sie richtig eingesetzt werden, einen echten Mehrwert. Wo macht welches Gerät Sinn und was sollte bei der Beschaffung beachtet werden?
Wo welches Gerät sinnvoll eingesetzt werden kann, dieses Know-how ist in jedem Unternehmen vorhanden. Die Mitarbeiter wissen am besten, welche Funktionen sie brauchen. Natürlich ist es unrealistisch, es jedem Mitarbeiter recht machen zu wollen. Aber eine Optimierung der Druckinfrastruktur ist nur dann nachhaltig, wenn sie auf dem Feedback der Anwender basiert. Plant man am Anwender vorbei, nimmt beispielsweise einfach nur Druckgeräte weg, erschwert man den Mitarbeitern die Arbeit. Meist wird die Output-Strategie dann mit der „wilden Beschaffung“ von Druckgeräten unterwandert. Letztendlich muss jeder Druckinfrastruktur-Planer mit dem Vorsatz „die Arbeit für Anwender zu erleichtern“ an die Optimierung gehen. Auch wenn dieser Ansatz leider meistens kaufmännisch nicht direkt abgebildet werden kann und somit im Management sich schwer durchsetzen lässt.
