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Potenziale erkennen

Laut einer IDC-Studie steht bei Unternehmen nicht nur die Optimierung der Druckinfrastruktur sondern zunehmend die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen im Fokus. Der Nutzen sei aber erst in Teilbereichen erkannt.

Für die Studie „Print Management & Document Solutions – von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentenprozessen“ befragten die Marktforscher 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Ziel war es, die aktuelle Situation sowie die Entwicklung in puncto Print Management und Document Solutions zu untersuchen.

Entwicklungsstufen von Print Management und Document Solutions
Entwicklungsstufen von Print Management und Document Solutions

Vor allem Kostensenkungen und eine höhere Flexibilität sowie mehr Sicherheit sind die zentralen Beweggründe, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu automatisieren. Gleichzeitig haben die befragten Unternehmen viele Anforderungen, die sich aus den Hemmfaktoren ableiten lassen. So zählen beispielsweise Sicherheits- und Datenschutzbedenken zu den größten Hindernissen. Print Management ist bei den befragten Unternehmen verbreiteter als Document Solutions. Dies liegt daran, dass ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print Management einen Zwischenschritt darstellen. Erst dann folgt die Optimierung von Dokumentenprozessen mit Hilfe von Document Solutions. Laut der IDC-Studie wachse die Anzahl der Unternehmen, die Print Management im Einsatz haben und ihre Dokumentenprozesse mit Document Solutions verbessern wollen. Dass Document Solutions wesentlich dazu beitragen, Dokumentenprozesse zu optimieren, steht bei den Befragten außer Frage. Mehr als die Hälfte der IT- und Fachbereichsverantwortlichen wertet Document Solutions als ein Mittel, um dokumentenintensive Prozesse zu optimieren. Zu den am häufigsten eingesetzten Maßnahmen gehören laut Studie elektronische Formulare und Vorlagen, elektronische Archivierung, das Digitalisieren von Dokumenten sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken. Fast ein Drittel der Befragten sieht ein erhebliches Optimierungspotenzial für ihr Unternehmen.

„Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum eigentlichen Nutzen: einer höheren Produktivität der Fachabteilungsmitarbeiter und zu mehr Kunden-

zufriedenheit“, sagt IDC-Analyst Matthias Kraus. Obwohl das Interesse verglichen mit den Vorjahren stetig steigt, haben „Unternehmen den gesamten Nutzen jedoch noch nicht erkannt“. Die Einführung von digitaler Erfassung, Archivierung und Co. sind, nach Ansicht des Analysten, in vielen Unternehmen nach wie vor eine Hürde.

Denn: Sollen Prozesse optimiert werden, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Doch die mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen aber auch Mentalitäts- und Sprachunterschiede sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen wirken sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Um diese Barrieren zu überwinden, wäre laut Kraus das Schaffen einer Kommunikations-Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen sinnvoll.

Der Trend hin zu Document Solutions in Deutschland ist klar erkennbar. IDC empfiehlt Unternehmen dabei die stufenweise Implementierung: Zunächst sollte die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, das Druckvolumen zu reduzieren und dokumenten-intensive Geschäftsprozesse zu straffen. Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Dokuments immer mehr dokumentenintensive Prozesse automatisiert werden. „Insgesamt festigen die IT-Abteilungen durch die Einführung von Document Solutions auch ihre Stellung innerhalb des Unternehmens. Letztlich leisten sie so einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg“, resümiert Kraus abschließend.

www.idc.com

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