Reisen professionell managen

Auftrags- und Genehmigungsverfahren, Reisekostenabrechnung und Controlling, Reservierung und Bestätigung – je komplexer die Abläufe im Unternehmen, desto höher sind die Prozesskosten im Geschäftsreisemanagement. Ein Gastbeitrag des VDR.

Verschiedene Probleme tauchen immer wieder auf, wenn sich Andrea Zimmermann, Inhaberin der Unternehmensberatung btm4u und beim deutschen GeschäftsreiseVerband VDR als Dozentin an der VDR-Akademie und Leiterin des Fachausschusses Mittelstand aktiv, die Prozesse in Travel Management-Abteilungen anschaut: „Häufig liegen die Prozessschritte in verschiedenen Verantwortungsbereichen. Das führt regelmäßig dazu, dass wir sehr komplexe, teilweise mehrstufige und damit meist unwirtschaftliche Genehmigungsprozesse für betrieblich veranlasste Reisen vorfinden. Unternehmen ohne strategisches Geschäftsreisemanagement steuern Dienstleister häufig nicht ausreichend, um den gewünschten Service, zum Beispiel vom Reisebüro, zu erhalten. Das größte Problem sind fehlende Transparenz bei Kosten und Prozessen sowie deren Auswirkungen. Ein erster wichtiger Schritt ist deshalb eine Analyse der Ziele, die mit den jeweiligen Prozessen, zum Beispiel Genehmigungen, erreicht werden sollen und der Weg dorthin. Ein strategisches Geschäftsreisemanagement nimmt sich dieser Themen an.“

Der GeschäftsreiseVerband VDR ist seit 1974 Ansprechpartner, wenn es um die Professionalisierung des Geschäftsreisemanagements geht. Er fördert und unterstützt seine Mitglieder – deutsche Wirtschaftsunternehmen, aber auch Anbieter aus dem Sektor Geschäftsreisen – mit einem Wissensnetzwerk, Weiterbildungen und als Informationsplattform. So hilft der Verband kleinen und großen Unternehmen, versteckte Kosten zu erkennen. Denn Sparpotenzial steckt immer noch in den Unternehmen selbst. Kleine und mittlere Unternehmen ha­ben teilweise erheblichen Handlungsbedarf beim Erkennen sinnvollen Sparpotenzials. Erste Lösungsansätze sind die Auswahl und Implementierung von Firmenkreditkarten. Reportingsysteme der Kreditkartenanbieter sind die beste Grundlage für das Reisemanagement und den Einkauf. Mit deren Hilfe werden die Informationen über die Buchungen zusammengeführt. „So lassen sich Reports generieren, aus denen hervorgeht, welches Hotel in welcher Stadt oder welche Airline auf welchen Strecken bevorzugt genutzt wird“, so Zimmermann. Umsatzvolumen und Verteilung sind klar ermittelbar, was eine gute Basis für gezielte Einkaufsverhandlungen und die Steuerung des Reisevolumens darstellt.

Ein weiterer Schritt ist die Einführung einer unterstützenden Softwarelösung in Form eines Travel Management Systems. Dies kann, neben einem Online-Buchungssystem und einem System zur Reisekostenabrechnung auch Informationen rund um die Reise und Reisesicherheit beinhalten. Durch solche Tools können Reisen und Reiseverhalten gesteuert und analysiert werden. Einsparpotenziale werden aufgezeigt und gezielt ausgeschöpft. Prozesse werden deutlich verbessert. Für die meisten Unternehmen – abhängig vom Bedarf – lohnt sich die Professionalisierung des Reisemanagements über den Einsatz elektronischer Buchungs- und Reisekostenabrechnungssysteme und die Auswahl eines professionellen Reisebüro­partners.

Reisekostenabrechung birgt hohes Potenzial

Der aufwändigste Prozess und damit auch der, in dem am meisten Optimierungspotenzial steckt, ist – neben der Reiseplanung – der Prozess der Reisekostenabrechnung. Denn die Reisekostenabrechnung hängt mit einer Vielzahl administrativer Geschäftsprozesse und ebenso vieler IT-Systeme zusammen. Eine Optimierung der Prozesse erfordert eine optimale Integration aller Aktivitäten – Erfassen, Genehmigen, Prüfen und Verbuchen der Reisekostenabrechnungen – in den Gesamtablauf.

Der Einsatz elektronischer Reisekosten-Abrechnungssysteme in deutschen Unternehmen variiert jedoch stark: „Je größer die Firmen und je höher der Reiseetat, desto häufiger sind automatisierte Lösungen im Einsatz“, so Zimmermann. Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009, einer Studie, in der der GeschäftsreiseVerband VDR jährlich den Markt analysiert, zählen bereits zwei von drei Firmen mit über 1500 Mitarbeitern zu den Anwendern von Reisekostensoftware. „Allerdings“, so Zimmermann „finden sich die Nutzer der Softwarelösungen häufig zentral angesiedelt. Den größten Effekt – gerade im Rahmen der Reisekostensoftware – erreichen Unternehmen jedoch, wenn die Reisenden die Software direkt nutzen.“

Die Entwicklung und Implementierung eines Reisemanagementprozesses erfolgt am besten in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter von Travel Management Services. Dieser verfügt über die Beratungskompetenz, den Bedarf des Kunden präzise zu ermitteln, das Know-how, bedarfsgerechte Lösungen zu entwickeln und über Produkte, die sich an die jeweilige Unternehmensgröße und deren Reisevolumen anpassen lassen. Das spart viel Zeit und damit interne Ressourcen. Gerade im Umfeld von Reisekostensoftware oder Online-Booking-Tools gibt es ein sehr großes Angebot am Markt und auch erhebliche Unterschiede. Die Bedarfsanalyse ist daher Pflicht. „Bei der Umsetzung kommen für international verflochtene Konzerne mit hohem Reiseaufkommen in der Regel maßgeschneiderte, voll integrierte Travel-Management-Systeme zum Zuge“, so Andrea Zimmermann aus Erfahrung. „Im Mittelstand und bei geringeren Volumen kommen meist Online-Tools des Reisebüropartners und Reisekostenabrechnungssysteme im Rahmen eines sogenannten Software-as-a-Service-Lösungen zum Einsatz. Auf diesem Weg wird die Unternehmens-IT entlastet, Wartung und Pflege übernehmen Anbieter oder Reisebüro“.

Eine Optimierung der unternehmerischen Reiseaktivitäten kann nur aufgrund eines klar strukturierten Prozesses erfolgen, der von allen Beteiligten diszipliniert befolgt wird. Dadurch können in der Regel nicht nur Sicherheit und Effizienz einer Reise erhöht, sondern auch die direkten und indirekten Reisekosten maßgeblich gesenkt werden. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. steht dabei als Netzwerk für Informationsaustausch und Weiterbildung zur Verfügung. Mit Fachausschussarbeit, politischem Engagement sowie Weiterbildung im Mobilitätsmanagement engagiert sich der Geschäftsreiseverband bereits seit Jahren für die Professionalisierung des Geschäftsreisemanagements. Der Erfolg spiegelt sich in den Zahlen zum Einsatz von Travel Management wider. So hat der Geschäftsreisebereich in den Unternehmen erheblich an Bedeutung gewonnen: Im weiteren Sinne befassen sich laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009 fast 50 000 Personen mit Teilaufgaben der Organisation – Tendenz steigend.

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