Mehr als nur Reisen buchen

Die Arbeit eines Travel Managers geht weit über die gängigen Vor­stellungen hinaus. Und ein effektives Reisekosten-Controlling kann bis zu 20 Prozent der Kosten einsparen – im Hinblick auf die wachsende berufliche Mobilität ein wichtiger Faktor!

Der Auftrag kostengünstig Reisen zu organisieren und die finanz- und arbeitsrechtlichen Anforderungen erlauben es heute selbst mittelstän­dischen Unternehmen nicht mehr, diese Aufgabe als Nebentätigkeit zu betrachten. Der komplexe internationale Markt erfordert qualifiziertes Fachpersonal auf Nutzer- und An­bieter­seite, das den Aufgaben im Bereich berufsbedingte Mobili­tät gerecht wird. So ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen das eigene Travel Management professionalisieren.

Die vom Travel Manager geleitete Abteilung war früher meist als „Reisestelle“ bekannt. Die heutigen Bezeichnungen reichen von Dienstreiseservice über Business Travel Center bis hin zu Corporate Mobility Service. In großen Unternehmen ist das Travel Management häufig innerhalb des Personalbereiches, im Bereich Finanzen oder auch im Einkauf angesiedelt.

In Unternehmen mit geringerem Reiseaufkommen obliegt die Organisation von Geschäftsreisen oftmals den Chef­sekretariaten. Spätestens im Zuge der Wirtschaftskrise wurden betrieblich veranlasste Reisen vermehrt zur Chefsache. Der Einfluss der Geschäftsführung nimmt laut VDR-Geschäftsreiseanalyse des Verbands Deutsches Reise­management e.V. (VDR) im Vergleich zur Situation vor sieben Jahren um zehn Prozentpunkte zu. Die Zuständigkeit der Chefsekretariate ist ebenso stark gestiegen. Ein Grund dafür ist das Kompetenz-wachstum durch Qualifi­zierungs­angebote für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), so die Analyse.

Das Travel Management ist verantwortlich für Reise-/Mobilitätskosten. Sie entwickelt und organisiert Rahmenbedingungen zur Erfüllung der Mobilitätsbedürfnisse. Immer häufiger hat der Geschäftsreiseverantwortliche Aufgaben, die nicht in den klassischen Bereich der „Reisestelle“ fallen wie Veranstaltungsmanagement, Fuhrparkleitung oder Sicherheitsmanagement. Je nach Umfang des Reisevolumens kann auch mobile Kommunikation oder der so genannte „Relocation Service“ hinzukommen, das heißt die Organisation längerfristiger Ortswechsel von Mitarbeitern. Egal, wer mit dem Aufgabengebiet betraut ist – alle verfolgen die Ziele eines professionellen Travel Managements.

Die Kunst eines erfolgreichen Geschäftsreisemanagements besteht darin, betrieblich veranlasste Reisen kosten­optimal und sicher durchzuführen und gleichzeitig die Geschäftsleitung und die Reisenden zufrieden zu stellen. Eine wesentliche Aufgabe des Travel Managers bei diesem Spagat ist der Einkauf von Reiseleistungen und deren Umsatz­steuerung. Ein Ziel ist es dabei, die Bündelung der Nachfrage nach Reiseleistungen im Unternehmen und deren Qualität zu kon­trollieren. Durch die Auswahl günstiger Reiseleistungen können direkte Kosteneinsparungen erzielt werden. Der Spareffekt durch ein gezieltes Reisekosten-Controlling liegt bei zehn bis zwanzig Prozent.

Kleine und mittlere Unternehmen ha­ben den größten Handlungsbedarf beim Erkennen sinnvollen Sparpotenzials. Durch entsprechende Tools im Travel Ma­na­gement können Reisen und Reisever­hal­ten gezielt gesteuert werden. Dadurch werden Einsparpotenziale ausgeschöpft und Prozesse deutlich verbessert. Das zeigen auch Ergebnisse der jährlichen Geschäftsreiseanalyse des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR): Die Einsparung der Geschäftsreisekosten in Unter­neh­men mit Travel Manager ist höher als die in Unternehmen ohne Travel Mana­ger. Als Geschäfts­reise­ver­band rät der VDR, alle mit Mobilität behafteten Wirkungsfelder im Unternehmen – neben der Geschäftsreise auch Veran­stal­tungen, Fuhrpark, Reiseversicherung und mobile Kommunikation – unter dem Dach des Geschäftsreise- bzw. Mobilitätsmanagements zusammen zu fassen. Im Mittelstand ist das meist allein durch die Struktur schon so. Hier werden zunehmend thematisch ähnliche Aufgaben und Funktionen wie Travel Management, Flottenmanagement und Veran­staltungs­management gebündelt und auf einen kleinen Mitarbeiterkreis fokussiert. In dieser Bündelung liegt die Chance: Je mehr Volumen das Travel Management in die Waagschale der Reisedienstleister legen kann, desto besser die Argumente beim Verhandeln spezieller Firmentarife.

Dabei gilt: Nur wer seine Zahlen kennt, kann steuern und Kosten senken. Hier greift effizientes Travel Management mit detaillierten Auswertungen der Reiseausgaben – vom Flugticket über die Hotelübernachtung bis zur Mietwagen- und Bahnabrechnung – zum Beispiel mit Hilfe eines Management Information Systems (MIS). Die konsolidierten Informationen können dann als Grundlage für Verhandlungen herangezogen werden. Gelingt es, Volumen zu bündeln, lässt sich beim Aushandeln von Firmenraten Masse einbringen. Das heißt: bessere Preise.

Für die meisten Unternehmen – abhängig vom Bedarf – lohnt sich die Professionalisierung des Reisemanage­ments über den Einsatz elektronischer Buchungs- und Reisekostenabrechnungssysteme und die Aus­wahl eines professionellen Reisebüro­partners. Zwei von drei Betrieben arbeiten bereits mit einem Reisebüro zusammen (Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009). Bei einfachen Reisen bieten Online-Buchungsplattformen hohe Einsparpotenziale, bei komplizierten Reisen sollte jedoch ein Geschäftsreisebüro/-dienstleister hinzugezogen werden. Wer sich entscheidet, online zu arbeiten, sollte nicht vergessen, dass auch hier eine ausführliche Ausschreibung Grundlage jeder Entscheidung ist. Es muss transparent sein, welche Referenzen der Anbieter hat, ob es eine Demoversion gibt, mit der der Travel Manager seine Anforderungen testen kann und ob eine Anbindung – ein „Direct Access“ – zu Leistungs­anbietern möglich ist. Wichtig ist auch die Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und wie flexibel das Tool ist, wenn es um nutzerdefinierte/firmenbezogene Funktionen oder die Hinterlegung der Reiserichtlinie geht. Wenn das passende Buchungstool gefunden ist, können die besten zur Verfügung stehenden Raten genutzt werden.

www.vdr-service.de