Neue Einkaufswege nutzen
- 17.01.2011
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Durch konsequente Sortimentsoptimierung, die Einbindung sämtlicher Bestellungen in die eigene Einkaufsplattform sowie die Konzentration auf einen Büromaterial-Lieferanten konnte die Allianz die Prozesskosten in diesem Segment deutlich senken.
Der Weg war aufwändig – das Ergebnis jedoch hat die Mühen gerechtfertigt, darüber sind sich alle Beteiligten einig. Ende 2007 schrieb die Allianz Deutschland die Beschaffung ihres Büromaterialbedarfes für alle vier Regionen neu aus. Das Ziel: Alle Büromaterialbestellungen über die eigene Einkaufsplattform mit nur einem leistungsstarken Partner abzuwickeln.
Bei der Ausschreibung wurde der Fokus neben der Optimierung der Konditionen vor allem auf den neu definierten Beschaffungsprozess gelegt. Bislang hatte man mehrere Lieferanten, unterschiedlichste Sortimente und Beschaffungswege – darunter auch den Einkauf mit Barzahlung beim Händler um die Ecke.
Im Mai 2008 erhielt das Münchner Fachhandelsunternehmen Kaut-Bullinger den Zuschlag als Lieferant für Büromaterial und war zugleich einer der Pilotpartner, dessen Sortiment auf die SAP-gestützte Einkaufsplattform des Versicherungsunternehmens gebracht wurde. Als einer der größten Büromaterialhändler in Deutschland verfügt Kaut-Bullinger über eine langjährige Erfahrung im E-Business und betreibt aktuell mehr als 3500 kundenindividuelle Shoplösungen.
Um die komplexe Aufgabenstellung der Allianz zu bewältigen, setzte Kaut-Bullinger ein eigenes Projektteam aus den Bereichen IT, Vertrieb und Logistik ein, denn hier ging es um weit mehr als lediglich die Auftragsübernahme aus einem fremden System. Neben der neuen Bestellabwicklung wurde bei der Allianz im Juli 2008 auch das Gutschriftenverfahren für ausgewählte Lieferanten eingeführt. In diesem System stellt der Lieferant keine Rechnungen. Die vereinbarten Preise sind im Allianz-System hinterlegt, bezahlt wird auf der Basis der Wareneingangsbuchungen.
Kerstin Gerlach vom Strategischen Einkauf der Allianz sieht die Vorteile vor allem in den niedrigeren Prozesskosten und der eingedämmten Papierflut. Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase wurde die Einkaufsplattform um die Produktkataloge weiterer Allianz-Lieferanten ergänzt, so dass die Mitarbeiter heute gemischte Bestellungen aufgeben können. Diese werden im Hintergrund automatisch nach Lieferanten aufgesplittet und anschließend – je nach Vereinbarung – direkt auf den Schreibtisch oder an die Ladebühne geliefert.
Als weiteres Projekt optimierte die Allianz das Büromaterial-Sortiment. Vergleichbare Produkte wurden auf maximal zwei Varianten aus dem Lagersortiment von Kaut-Bullinger konsolidiert, um eine schnelle Lieferung zu ermöglichen. Falls doch einmal eine Bestellung außerhalb des Kernsortimentes notwendig ist, erfolgt diese über den zusätzlich implementierten Genehmigungs-Workflow. Kaut-Bullinger bietet dabei als besonderen Service die Beschaffung jeglichen Büroartikels sowie Sonderanfertigungen an.
Durch die konsequente Sortimentsstraffung erzielte die Allianz eine spürbare Kostenersparnis ohne dabei auf Qualität verzichten zu müssen. Das Büromaterial-Sortiment wird permanent aktualisiert und auch hinsichtlich der ökologischen Qualität geprüft. Regelmäßig liefert Kaut-Bullinger Öko-Auswertungen, die den Anteil der ökologisch sinnvollen Artikel ausweisen und unterbreitet konkrete Vorschläge, diesen Anteil weiter zu erhöhen. „Das Zusammenspiel mit Kaut-Bullinger war zu jeder Zeit optimal“, loben Kerstin Gerlach und ihre Kollegen vom Allianz-Einkauf in München ihren Büromaterial-Lieferanten. „In den letzten beiden Jahren hat sich gezeigt, dass durch die vertrauensvolle Zusammenarbeit der Expertenteams im Prinzip alles möglich ist.“
