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Office Gold Club: Fit für den Jahreswechsel

Wenn das große Aufräumen beginnt

Ausgabe November 8|2010

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Editorial

Liebe C.ebra-Leser,

ein bewegtes Jahr geht zu Ende. Zeit, zurückzublicken und einen positiven Ausblick auf das kommende zu werfen. 2009 und 2010 waren keine Jahre für „Business as usual“. Denn wir alle – Sie in Ihren Unternehmen und wir als Markenhersteller von Büroprodukten – haben die Ärmel hochgekrempelt und große Anstrengungen unternommen, um die Wirtschaftskrise zu meistern. Die Mühe hat sich gelohnt: Die Krise ist nun weitestgehend überwunden, und die meisten von uns haben sogar bereits an das Niveau von 2008 anknüpfen können. Das kann uns mit Stolz und Optimismus erfüllen. In diesen schwierigen Zeiten haben wir Markenhersteller unsere Vorreiterrolle und die an uns gestellten Aufgaben sehr ernst genommen. Dabei sind uns unsere seit Jahrzehnten oder teilweise sogar schon seit Jahrhunderten gelebten Marken-Tugenden zugutegekommen: Innovationskraft, unser hoher Qualitätsmaßstab, ein verantwortungsvoller Umgang mit Kunden, Mitarbeitern, der Umwelt und unserer Gesellschaft. Diese Werte zahlen sich aus. Für Sie als Verbraucher, die wissen, dass Sie mit unseren Produkten das Beste für Ihr Geld erhalten. Und für unsere Handelspartner, die mit uns langfristig agierende und investierende Partner haben.

Der Jahreswechsel ist aber nicht nur eine Zeit des Resümierens, sondern auch der Orientierung. Was wollen Sie erreichen? Welche spannenden neuen Aufgaben stehen an? Der Office Gold Club möchte Sie dabei mit einer Reihe von innovativen Organisationslösungen unterstützen. Ideen und Anregungen finden Sie auf den folgenden Seiten und im Internet unter www.office-gold-club.de.

Inspiration und gutes Gelingen für Ihre Ziele wünscht Ihnen Frank Riebau

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Zum Jahreswechsel beginnt an den meisten Arbeitsplätzen das große Aufräumen. Markenprodukte helfen effizient dabei, Ordnung zu schaffen und zu halten.

Besinnliche Weihnachtszeit? Nicht für den Einkauf. Denn jetzt benötigen die Kollegen das meiste Büromaterial. Ordnen, archivieren, alte Vorgänge ablegen, neue anlegen – in den Wintermonaten werden die Weichen für ein organisiertes Jahr 2011 gestellt. Entsprechend müssen nun Material beschafft und die Bestände aufgefüllt werden.

Aufbewahrungsfristen beachten

Im Büro türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen. Was müssen Sie davon aufbewahren und was darf weg? Der Gesetzgeber hat Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren für Geschäftsunterlagen vorgegeben, je nach Art der Dokumente. Ab Januar 2011 dürfen Sie beispielsweise Rechnungen von 2000 wegwerfen und Auftragsbestätigungen von 2004. Eine genaue Auflistung der jeweiligen Fristen, geordnet von A wie Abkürzungsverzeichnis bis Z wie Zwischenbilanz, finden Sie im Internet unter www.akademie.de/fuehrung-organisation/recht-und-finanzen/tipps/recht/aufbewahrungsfristen.html.

Achtung vor Datendieben beim Entsorgen von alten Dokumenten! Diese Unterlagen gehören in den Aktenvernichter und nicht in den Papierkorb: Vertragsentwürfe, Business-Pläne, Rechnungsbelege und Kreditkartenabrechnungen sowie sämtliche Unterlagen mit personenbezogenen Informationen über Mitarbeiter und Kunden. Archivieren Sie alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente so, dass sie jederzeit mit einem Griff zur Hand sind. Denn etwa zehn Prozent der Arbeitszeit werden durchschnittlich mit der Suche nach Unterlagen verschwendet. Diese Zeit kann mit einem übersichtlichen Ordnungssystem mit Markenordnern und -hängeregistraturen deutlich reduziert werden. Tipp: Versehen Sie Ihre Ablage mit Etiketten. Bedrucken Sie diese, denn Handschriftliches ist in der Regel nicht gut lesbar. Markieren Sie wichtige Informationen mit einem Textmarker oder einer Haftnotiz. So finden nicht nur Sie, sondern auch Ihre Urlaubsvertretung alles sofort.

Auf den neuesten Stand bringen

Spätestens zum Jahresende sollten Sie auch Ihre sonstigen Informationsunterlagen durchsehen. Sind alle Adressdaten aktuell? Sind im Laufe des Jahres neue Ansprechpartner hinzugekommen? Am besten, Sie haben alle Kontaktdaten an einer Stelle gesammelt, zum Beispiel in einer Rollkartei oder einem Sichttafelsystem.
Halten Sie für alle kommenden Aufgaben das passende Büromaterial bereit. Von Papier und Notizbüchern über Schreibgeräte bis hin zu Büroutensilien wie Klebeprodukten oder Korrekturrollern – jetzt ist die richtige Zeit, um das Materiallager auf Vordermann zu bringen. Checken Sie Ihren Bedarf rechtzeitig, um gut gerüstet ins neue Jahr zu starten.

www.office-gold-club.de

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